月: 2020年8月

どうしたら業務の効率化が図れるのか
　〜作業の省力化と見える化（可視化）〜

いわゆる一般民事という分野ではそもそも事件自体が多種多様と言う特徴があり，そのような事件をどう進めていくかについても，弁護士により，事務所により様々です。それに加えて，事件の進め方には好みや合う合わないという問題もあります。
それでもなるべく多くの方にあてはまる「業務の効率化」を考えてみたいと思います。

大きく分ければ，まずは単純に作業の無駄を省くことによる効率化が挙げられます。
作業の無駄が省ければ，他の重要な仕事や仕事以外の事柄に回せる時間を増やすことができます。特に，弁護士の仕事はいかに質の高い判断を行うかが鍵というところがありますので，考える作業に十分に時間を確保することが必要だと思われます。

次に，業務を見える化（可視化）することによる効率化があると思います。
業務を見える化する過程で個人の頭の中の情報が可視化されることになるため，情報共有が効率化されます。
またこの可視化の際に，頭の中で記憶しておかなければならなかった情報が外部に書き出されるので，その分だけ頭の中の負荷が減って、思考や判断のためにリソースを割けるようになることも期待できます。
業務の見える化をどう行うかについては，マニュアル作成などの方法もあると思いますが，LegalWinでは，「業務メモ」で素早く事件の進捗や誰かとのやり取りを記録できるようになっていますので，見える化を簡単に実現できます。

作業の省力化について

同じ情報を何度もしなくていいようにする

業務効率化のために事件管理ツールを入れるわかりやすいメリットは，依頼者情報，事件情報など，一度入力した情報を他のさまざまな場面で再利用するということが挙げられます。
具体的には，主張書面を作成の際に事件名，事件番号が既に入力された状態でファイルを出力できるなどです。

頻繁に入力するものであればあるほど，省力化の効果が大きく発揮されることになります。
例えば，事件に関連したメモを作成するということはよくありますが，同じ相手とやりとりしたことがあるのであれば，次に入力する際には同じことを入力しなくて済むようになっている方が便利です。

細かなことのように思えますが，このようなメモの入力というのは日常的に繰り返し行う作業で，積み重ねによって大きな差が生まれてしまいます。そこで，LegalWinではこのような頻繁に行う作業の入力効率には特に配慮しています。

具体的には，一度入力した相手方の電話番号は自動的に入力されるようになっていたり，期日簿の期日を入力する際に，既に期日簿にデータがあるのであれば，その前回期日のデータに基づいて一部自動的に入力されているなど，実際に使用してみるとその快適さが分かる細かな工夫を積み重ねています。

一度目の入力も極力無駄を省く

上記のように一度入力したことのある情報については，入力作業を省くことができますが，初めて入力するものについては，「完全な省略」ということはできないということになります。
もっとも，一度目の入力においても，部分的に省力化できるところもあるはずです。

LegalWinでは，郵便番号を入れたら住所が当然途中まで自動入力されたり，氏名を入力する際に，ふりがなも可能な限り入力補助が行われたりと，必須の入力であっても極力入力作業が減るように工夫しています。

作業の見える化（可視化）

先に述べたように，事件管理ツールを利用して業務の効率化を図るためのもう一つの大きな意義として，作業の見える化（可視化）があります。
LegalWinにおいては，各事件に紐付いて作成するメモ（「業務メモ」と呼んでいます。）を作成したり、TODO機能を用いることなどにより，簡単に見える化を実現することができます。

作業時間の短縮ということだけで見れば，いくら手間を最小限にしたとしても，メモ等を「作成しない」ことと比較すれば手間がかかるということにはなります。しかしながら，メモの作成等による業務の見える化は，かけた時間を上回る価値があります。

記憶の抜けもれによるトラブルが減る

事件の進行とともにこまめにメモを作成しておけば，いつ誰とどんなやりとりをしたかなどが時系列に沿って後から簡単に把握できるようになりますので，記憶に頼る必要がなくなります。
後日問い合わせがあった際なども，情報を簡単に追うことができ，確かな情報に基づいて対応を行うことができるようになります。

情報が一覧できる

すべてを書き出すことで，ここさえ見ればいいという場所をつくることができます。
時系列に沿って情報が一覧できますので，あちこち情報を探す必要がなくなります。

情報共有が図れる

各人が作業記録である業務メモを作成していくことで，それぞれがどのような作業を行ったかが記録として残っていくことになります。
わざわざ別途報告の手間をかけなくても情報共有が行なえます。
また各自の作業内容が残されることで，業務の属人化を防止することもできます。属人化の防止は，担当者が入れ替わる場合の引き継ぎなどの際に，大きな効果を発揮します。

このように，情報を書き出すことには大きな効果があり，かけた手間を上回るメリットがあるといえます。
LegalWinでは，そのかかる手間もなるべく少なくなるように配慮しており，可視化によるメリットを最大限活用して業務の効率化を実現することができます。