個人の備忘に、チームの連携に、絶大な威力を発揮する業務メモ
LegalWinでは、事件に結びついている業務メモによって事件の進捗を記録することができます。
例えば、その場の伝達ということだけを考えるのであれば、伝えたい相手に口頭で伝えるのが一番早く、それで足りると思われるかもしれません。
もっとも、事件を進めていく際には、その場の伝達だけではなく、情報共有や、トラブルから身を守るために後から確認できるようにしておく必要があったりします。
業務メモをつけて可視化することで、このような必要性も合わせて満たすことができます。
事件の進捗の共有
自分以外の誰かと共同で仕事をする場合、自分以外の人の作業の進捗を把握する必要があります。
また自分の進捗を、自分以外の人に伝える必要があります。
これを対面のコミュニケーションによって行うというのも意味があることではありますが、全ての事件について、常に口頭で行わなければならないとしたら、効率が悪いですし、抜け漏れが生じる可能性があります。またリモートワークを進めるとすれば、必ずしも対面のコミュニケーションが常に取れるとは限りません。
このような場合、業務メモを残しておけば、作業記録として進捗が時系列順に並ぶので、それぞれが業務メモを見れば、他の人がどの時点でどこまで作業を進めているのかを一目で把握することができます。
このように作業記録が分かりやすい形で残されていれば、「その件はあの人に聞かないと何もわからない」という状態を避けることができます。急な病欠時の対応や、事件の引継ぎもスムースに行うことができるようになります。
また弁護士アカウントについては、設定をしておけば、自分以外の人が業務メモを追加した場合に、メールで通知するように出来ますので、事務所を離れているときにも、わざわざ確認の連絡を入れなくても、事件の進捗をほぼリアルタイムに把握することができます。
過去の履歴の確認
弁護士は、日々多数の事件を扱っており、しかもそれらを並行して処理しています。
多数の事件を問題なく進行させていくというだけでも、多くの脳内リソースが必要となります。
それに加えて、時折、過去の事件についての問合せを受けることがあります(「あのときのあの事件についてうかがいたい」などなど)。
そのような際に、記憶だけで回答するのは極めて困難であり、またその正確性には何の保証もありません。
これに対し、業務メモがあれば、いつ、誰との間で、どのようなやりとりをしていたかが時系列に沿って一目瞭然となります。
記憶の喚起としても意味がありますし、問合せに対しても、記録に基づいて明確に回答をすることができるようになります。このような正確な回答は、余計なトラブルの発生から弁護士を護ってくれることにつながります。
過去の履歴を事件単位で探っていく際には、チャットアプリのように情報が基本的にどんどん流れていくツールではなく、事件ごとに記録がストックされていく形式の業務メモが大いに役に立ちます。