LegalWinの便利な使い方

具体的な場面でのLegalWinの便利な使い方をご紹介します

まだ受任していない人についての業務メモの作り方

LegalWinのシステムは、事件を中心として管理を行っています。
受任前の方の場合、管理すべき事件がまだないことから、問い合わせがあった場合に業務メモをどこに記録すればいいのかわからないということが生じます。

このような場合は、予め「法律相談」や「事務手続」という名前の依頼者を便宜的に作成し、事件としても「法律相談」や「その他」などの類型で作成しておくということが考えられます。

そのように業務メモの記載先を決めておけば、受任前の方などについても問題なく業務メモを記録することができます。

業務メモで、特定の人とのやりとりのみを表示する

長期化した事件や、多くの利害関係人が関与する事件の場合などで、特定の相手方とのやりとりだけを抽出して表示できると便利な場面があります。
LegalWinでは、業務メモの画面で、過去に作成した業務メモのうち、相手方を絞り込んで、特定の相手方とのやり取りのみを表示することができます。

相手方を選択して、検索ボタンを押すと、当該相手方とのやりとりのみが表示されます。
このように、絞り込んで表示することで、その相手とどのようなやり取りをしてきたのかをひと目で把握することができます。

2020年11月25日 の更新

・「電子記録管理」機能で、OCR処理が終わっている文書を対象に、ファイルの本文の全文検索、ブックマークメモの作成ができるようになりました。
 特定の事件の記録については事件詳細メニューの「電子記録管理」で検索を行い、特定の事件と関係なく使う参照資料などは、「文書クラウド管理」の方で検索を行う、という使い方になります。
 相手方の主張への反論書面を作成する際に、相手方書面の引用もコピー&ペーストで行うなどできるようになるなど、様々な活用が可能です。

2020年11月16日 の更新

・「ファイル共有」機能の名称を、「電子記録管理」機能に改めました。
 現在文書のOCRは「文書クラウド管理」機能にまとめられていますが、事件記録のOCR・全文検索については、「電子記録管理」機能において行えるように現在調整中です。
・「文書クラウド管理」機能をパワーアップしました。
 閲覧時に画像をクリックすることで、画像が素早く拡大できるようになりました。文字が小さい資料でも十分に内容を把握できます。
 左右キーで素早く前後のページに移動し、じっくり見たいページは拡大してゆっくり確認するという使い方になります。
 数百ページあるような資料でも、OCRにより本文部分の検索が可能になりますので、情報を探すのが大変な、辞書的な分厚い資料を放り込んでおくと、縦横無尽の検索で大変便利になります。
 最初の処理だけ少々時間がかかりますが、一度行っておけば、その後の検索は一瞬ですので、ぜひ一度お試しください。
 キャンペーンとして「文書クラウド管理」機能をスタータープランのご契約の方にもご利用いただけるように期間限定で解放させていただきます。

2020年11月12日 の更新

・「時間管理機能」の週間計画画面で、ドラッグ・アンド・ドロップで意図通りに実行日の変更が行えない不具合を修正しました。
・画面右上に表示される通知について、削除時に既に通知が存在しない場合でも、適切に処理されるように修正しました。

2020年11月9日の更新

・「時間管理機能」について、時間計測のみならず、将来の予定管理に役立つ週間計画機能を拡充しました。
 直近7日間の予定の詰まり具合を視覚的に確認しながら、どこで当該作業を行うのかを具体的に検討することができます。
 Google Calendar連携を有効にすることで、Google Calendarの予定をインポートをすることもできます。
・画面の説明や使い方等は、機能紹介ページをご覧ください。

2020年10月30日 の更新

・リクエストにお応えして、事件カテゴリについて、従来どおりの選択肢以外に、自由入力によって新たな類型を追加することができるように修正しました。
 画面上部のメニュー中の「事件分類別」での事件の絞り込みの候補にも、新たな類型が表示されます(追加直後は反映されない可能性がありますので、その場合再読み込みをしてみてください。)。
 なお各事件毎の事件詳細メニューについては、従来の「01 民事」といった類型を前提に、その事件カテゴリによって表示されるメニューが異なるものがありますのでその点はご注意ください。
・事件詳細画面の係属裁判所について、入力したことがある裁判所が選択肢として呼び出される機能がうまく働いていなかったのを修正しました。

事件一覧画面の紹介

LegalWinでは、各事件の詳細情報を表示する画面もありますが、手持ちの事件全体を一覧して表示する画面もあります。

この事件一覧画面では、個別の事件の詳細画面へのリンクなどの表示のほか、その事件の次回期日(まだ到来していないもののみ)や期限の近いTODO、一番直近で入力された業務メモなどが表示されます。
これにより、手持ち事件全体の動きを大きく俯瞰し、目的とする事件の情報に素早くアクセスすることができます。

上記のように、事件一覧画面に各事件の動きが分かるような情報を表示するようになったのは、利用者の方からのリクエストによるものです。
LegalWinでは、利用者の方からお気軽に機能要望をいただけるようにしており、寄せられた機能要望に対しては素早く適切な対処を行うよう努力しております。

なぜ弁護士が事件管理ツールを導入する必要があるのか?

Excelで十分管理できるのだからわざわざ事件管理ツールなど入れる必要がないのではないかとも思えてしまいます。
しかしながら,事件管理が「できる」というのと,それを効率良くやれるというのには大きな差があります。

特に弁護士は,自分の身一つで価値を生み出していかなければならない側面が強いことから,「自分の時間」の有効活用という点は十分意識する必要があります。

一回一回に大きな時間がかかっている感覚がないために意識されづらいですが,日々の作業は繰り返し行うものですから,無駄な部分があると,積み重なって大きな差が生じます。
情報がバラバラになっていると,求める情報を探すのにパソコンの中をあちこち探す手間がかかります。またそもそも情報がデジタル化されていない場合には,事務所内にある紙の資料を事務員と一緒に捜索したりなんてことも生じます。
これらは情報を適切に一つのところにまとめていれば(一元化),必要のない時間です。
その時間があれば,もっと早くほかの仕事を進めることができます。またもっと早く仕事を終わらせてプライベートな時間を持つことができます。

デジタル化を適切に進めることができれば,従来のやり方の「改良」にとどまらず,従来のやり方ではやりたくてもできなかったことが新たにできるようになります。
クラウドでの一元管理を進めれば,Excelでの管理のように,事務所に行ってそのパソコンのそのファイルを開かないと情報にアクセスできないということから解放されます。
また表計算ソフトであるExcelではできなかった,縦横無尽の情報活用も可能になります。
手持ち事件がそれぞれどの段階にあるのか、次回期日はいつで、次のやるべきことは何かなどを一覧表示で確認したり,期限より前の任意のタイミングでリマインド通知を表示させたりということも簡単です。

弁護士向けの事件管理ツールといっても,複数あってどれがいいのかわからないという方もいらっしゃるかもしれませんが,差がわからないのであれば無料のツールや低価格のものからまずは試して見るべきです。
価格を高くすることは簡単ですが,その価格に見合った価値を生み出すことは簡単ではありません。特に差がわからないならば,少なくともその価格差を埋めるだけのその価値が感じられないということにほかなりません。

この点,LegalWinは,一般民事を取り扱う弁護士が,もともと自らのために開発した専用のツールを長年に渡って発展させてきたものです。一般民事を取り扱う法律事務所において必要となる機能は何かということを考え抜いて作られ,改良を続けているものですので,機能の点では間違いがありません。しかも,従来の製品では考えられなかった,月あたり1480円から利用可能であり,躊躇するような価格ではありません。
またLegalWinには,PDFをクラウドで管理して全文検索することができる機能や,タイムチャージ機能,通帳OCR機能など,従来のExcelでの管理では実現できない機能が多数あります。これらによって更に事務処理を効率化することができます。

従来のやり方から脱する決断はお早めに。

Close Bitnami banner
Bitnami