2020年7月29日の更新

・業務メモ作成時に送られる通知メールにつき、要折返しの場合件名の冒頭に【要折返し】と表示するように修正しました。
 また、件名に業務メモの種類(電話メモ・進捗メモ・後見)も表示するように修正しました。
・その他各種表示の調整等を行いました。

2020年7月28日の更新

・業務メモ作成時に送られる通知メールの表示を修正しました。
・事件単位共有を行っている際に、事件単位共有を受けている側の弁護士も、設定しておけば当該事件について自分以外の人が業務メモを作成したら通知メールを受信できるように修正しました。
・関係者情報に登録があれば、電話番号の情報がなくても、業務メモ作成時にやりとりの相手の候補として表示するように修正しました。
・その他各種表示の調整等を行いました。

2020年7月24日の更新

・TODOを割り振られた際の通知に、誰から割り振られたかを表示するように修正しました。
・事件単位共有(事務所外の共有)の場合のTODO担当者の表示等の問題を修正しました。
・事務所内に弁護士アカウントが一つのみの場合もスタート画面を表示するように修正しました。
・その他各種表示の調整等を行っています。

PDFのブックマーク機能を使う

LegalWinの文書管理機能では、アップロードしたPDFの各ページにブックマーク(メモ)を作成することができます。
作成したブックマーク(メモ)は,文書ごとに見ることもできますし,ライブラリ内の全文書のものを一覧することもできます。
よく使う情報については,ブックマーク(メモ)を残しておけば,どこにいるか,パソコンを使っているかタブレットを使っているかなどを問わず,すぐにアクセスすることができます。

ブックマークの追加・編集

各ページの表示画面では、ブックマークの追加・編集を行うことができます。
「ブックマークの追加・編集」ボタンを押すと、文書内容のとなりに新たにブックマーク(メモ)を作成する画面と、そのページに既に作成されているブックマーク(メモ)が表示されます。

ブックマーク一覧画面

各ページで作成したブックマーク(メモ)は、各文書ごとに一覧表示することができるとともに、アップロードした文書全体で、ブックマークを一覧表示することができます。
ライブラリ全体のブックマーク一覧画面では、アップロードした文書全体のブックマークが作成日時順に近いものから一覧表示されますので、よく使う文書のよく使うページを登録しておけば、アクセス頻度の高い資料にすぐにアクセスすることができるようになります。

「目的の事件」を探す(いろいろな事件表示の方法について)

事件数が多数あると、目的の事件を画面に表示するまでに時間がかかりがちです。
LegalWinでは、簡単な操作で素早く目的の事件を表示できるように、いくつかの方法で目的の事件にたどり着けるように工夫しています。

「表示弁護士」について

画面左上のLegalWinのロゴの下には、「表示弁護士」を選択するボックスがあります。
「表示弁護士」とは、LegalWinの操作において、事件の表示、作成等の基準となる弁護士を指します。
2人以上の弁護士が共有設定されている場合、共有設定されている弁護士のうち、事件を表示したい弁護士の名前を選択して表示を切り替えてください。

1 事件一覧から選択する

画面最上部のメニューの中の「事件一覧」からは、表示弁護士の事件の一覧画面に移動することができます。
一覧画面に表示された各事件の「事件詳細画面」ボタンを押せば、当該事件のより詳しい情報を表示することができます。

2 依頼者の頭文字から選択する

事件数が増えてくると、事件一覧から目的の事件を選ぶのに時間がかかってしまいます。また事務局やその補助の方などは、事件の詳しい内容よりも依頼者名の方が頭に浮かびやすいということもあるかと思います。
そこで、依頼者の名前の一文字目(「ア行」、「カ行」など)から表示する事件を絞って、目的の事件を探すことができます。
事件の情報を探す際には、依頼者名から探すことが多いことから、LegalWinでは、このような操作方法を採用しています。
例えば、田中○○さんの事件であれば、「タ行」のリンクをクリックして、表示する事件を絞ってから事件を選びます。
このように表示する事件を絞って目的の事件を選ぶことができますので、電話対応の際など片手しか使えない状況でも、数クリックで目的の事件の情報に到達することができます。
(事件一覧には表示されるのに、依頼者の頭文字からの選択画面に事件が表示されないという場合、 依頼者詳細画面でふりがなが正しくひらがなで入力されているかをご確認ください。)

3 事件の種類から選択する

「事件分類別」のリンクをクリックすると、各事件カテゴリ毎に事件が表示されますので、表示する事件を絞って目的の事件を探すことができます。

4 業務メモ一覧から選択する

LegalWinでは、事件毎に作成した業務メモを、表示弁護士の担当する全事件を対象に時系列順に表示することができるようになっています。
そのため、「業務メモ一覧」画面を開けば、最近動きのあった事件が業務メモの内容とともに並んでいますので、そこから事件詳細画面に移動することができます。

事件を新規作成する

LegalWinでは、事件は依頼者に紐づくため、まず依頼者の新規登録を行い、その後事件を作成します。

※ 複数の依頼者を一気に登録するやり方はこちら(従来のやり方(Excelなど)で管理している依頼者を一気に登録する
※ 既に登録済みの依頼者に新たに事件を追加する場合はこちら(登録済みの依頼者の事件を追加する)

依頼者を新規登録する

画面の上部メニューの「+新規依頼者」というボタンから、依頼者新規登録画面に移動できます。

依頼者新規登録画面では、依頼者情報を入力していきます(詳細な情報は、後から入力することも可能です。ふりがなは入力補助されますが、それに従ってひらがなで入力してください。)。
依頼者が法人の場合は、姓名の部分に法人区分及び法人名を入力(前株か後株かで順番は変わります)し、「法人代表者肩書」欄に「代表取締役」など役職名を、「法人代表者名」欄に、代表者の氏名を入力します。

依頼者を登録すると、続いて事件作成画面に自動的に画面が移動します。

最低限必要な情報を入力すると、事件が作成されます(情報は後から追加することもできます)。
「事件小分類」には、お手持ちの事件の種類に応じて区別しやすい名前を入力してください。
書面への反映など対外的に表示される名前としては、別途「裁判所事件名」という項目があります。「事件小分類」はそれとは異なり、あくまでご自分の中で区別できる名前であればいいので、自由に設定していただいて構いません(下記の動画内では「貸金請求事件」としていますが、手持ち事件の種類や区別必要に応じて、担当者名をカッコ書きで入れるなどする使い方も考えられます。)。
「手続段階」については、選択肢の中から選択してください。
共有設定している事務員アカウントがあると、担当事務員を選択するフォームが表示されます。

共有設定(事務所内で情報を共有)

アカウント設定画面の右側半分は、共有設定を行う画面になっています。
事件単位共有機能(事務外ユーザーと特定事件を共有)とは異なり、ここでの共有は、同じ事務所内での情報共有を前提としています。

画面右上の「共有設定」から、事件情報を共有したい人との共有設定を行うことができます。
既にアカウント登録をしている人同士で共有設定を行いますので、共有申請を受ける人についても事前にアカウント登録を行っておいてください。
共有を申請する相手のメールアドレスを入力し、「共有申請」ボタンを押します。

共有申請を行うと、「共有申請中」のところに申請先のユーザーのメールアドレスが追加されます。

申請先のユーザーのアカウント画面には、「申請された共有リクエスト」として、リクエストが表示されます。
申請を承認する場合は、「申請を承認」ボタンを押すと、相互に共有設定が完了します。

共有設定が終わったら事件を作成してみましょう
事件を新規作成する

新規登録画面の説明

姓名等の入力

姓名を入力(フリガナについては入力補完されます)した後、Eメールアドレスとパスワードを入力してください。

弁護士アカウントと事務員アカウントの区別

事件は弁護士アカウントに紐づいて作成されるので、事務員アカウントのみでは事件を作成することができません。
事務員アカウントを作成する場合は、弁護士アカウントも作成し、弁護士アカウントとの間で共有設定(事務所内で情報を共有)を行ってください。

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