アカウント設定

画面右上の「設定」というところにマウスを合わせると「アカウント設定」というリンクが表示されます。クリックすると、アカウント設定画面に移動します。

事務所名、住所、電話番号、FAX番号を入力しておくと、書面作成機能を使用した際に出力書面に反映されます。

業務メモのメール通知の設定をする

アカウント設定の左下の「他の人が作成した業務メモをメールで受信する」というチェックボックスにチェックを入れて「更新する」ボタンで更新すると、自分以外の共有設定したアカウントが自分の事件に業務メモを作成するとメールでその内容が通知されます。

チェックを入れた後、右下の 「更新する」ボタンを押して、変更を反映させてください

二段階認証の設定をする

アカウント設定画面上部にある「二段階認証を有効化」ボタンを押すと、二段階認証を有効する設定画面に移動できます。

「二段階認証を有効化」ボタンを押したことで、登録メールアドレス宛に認証コードが送信されますので、メールに届いた6桁の認証コードを入力して「認証」ボタンを押すと、二段階認証の設定が有効となります。

あるいは、同ページに表示されているQRコードをGoogle Authenticator などの認証コードアプリで読み取ると、そのアプリの中で認証コードが表示されますので、その認証コードを使うこともできます。

二段階認証が有効化されていると、次回のログインから、通常のとおりにメールアドレスとパスワードを入力したあと、さらに認証コードの入力が必要となります。

すぐメモ機能を使う

どの画面を開いていても、画面上部のメニューにある「すぐメモ」リンクから、メモを呼び出すことができます。

呼び出すと、それまで表示されていた画面の前面にメモが表示されます。
メモ内の▷の後ろあたりをクリックすると、カーソルが表示されて入力待受状態になりますので、そのままメモを書いていくことができます。
メモは自動的にサーバに保存・同期されますが、操作メニューの中の「手動保存」をクリックすることで、任意のタイミングで保存を行うこともできます。

すぐメモは、「単なる箇条書きのメモ」としても使うことができますが、アウトラインプロセッサ(アウトライナー)としての機能も持っていますので、幅広く活用することが可能です。

ノード(▷マークの付いている文章部分)の操作について

1.ノードの上下移動

ノードにカーソルが置かれている状態で、コントロールキー(Macの場合はコマンドキー)を押しながら矢印キーの上下を押すと、そのノードがひとつ上または下のノードと位置が入れ替わります(ノードが一つしかない場合は動きません。)。

2.ノードの階層(左右)移動

当該ノードが1行目以外の場合に、ノードにカーソルが置かれている状態で、タブキーを押すと、ノードの階層が一段下がり(右移動)、一つ上のノードにぶら下がる形になります。
同じくシフトキーを押しながらタブキーを押すと、ノードの階層が一段上がります(左に移動するような挙動になります。)。

3.ノードの開閉

上記のようにノードの左右移動を行って、ノードが階層状になっている際に、親の位置に当たるノードにカーソルが置かれている状態で、コントロールキー(Macの場合はコマンドキー)を押しながら「.」(ピリオドキー)を押すと、子ノードがたたまれたように非表示になります。同じ動作をもう一度すると、子ノードが再び元のように表示されます(動作については動画もご参照ください。)。
このようにノードがたたまれている状態の場合、親ノードの頭についている▷マークは、黒色の▶マークに変わります。
またノードの開閉は、▶マークをクリックすることでも行うことができます。▶マークをダブルクリックすると、当該ノードにぶら下がっている階層を全て開くことができます。

TODOのリマインド設定について

TODOを作成する際には、期限日を設定することができます。
成年後見事件の報告など、定期的に行うTODOについては、かなり先の予定でも入力しておくことができます。
LegalWinに入力さえしておけば、自分の頭で記憶しておかなければならない事項を減らすことができるので、本当に必要なことに思考力を集中させることができます。

このように先の期限日のTODOを入力した場合、期限が近づく頃には頭から完全に消えている状態となります。TODOの種類にもよりますが、事前に準備が必要なものの場合、期限日当日にTODOに気づいても遅いということがありえます。
そこで、LegalWinでは、期限日とは別に、通知によって期限日を知らせる(リマインドする)日を設定することができます。

TODO作成時に、リマインド設定の項目に日付を入力しておくと、その日付になったら画面右上のベルのマークのところに、当該TODOの期限が近づいてきたことを知らせる通知が表示されます(通知は、担当者としてTODOを割り当てられたアカウントの画面に表示されます。)。


このような設定をしておけば、期限前にTODOの存在を認識でき、余裕を持って準備をすることができます。

2020年7月18日の更新

・TODO作成時に、期限日とは別に、通知によって期限日を知らせる(リマインドする)日を設定できるように修正しました。
 これまで「目標日」と表示されていた項目に日付を入力しておくと、その日付になったら画面右上のベルのマークのところに、当該TODOの期限が近づいてきたことを知らせる通知が表示されます。
 TODOの作成日と期限日が離れている場合などに、期限日の事前に余裕を持った日付で通知するように設定しておけば、期限前にTODOの存在を認識でき、余裕を持って準備をすることができます。
・その他細かな不具合修正を行いました。

利益相反アラート機能について

共有設定がされている弁護士間で、継続中の事件の依頼者と相手方との間に同姓同名の人がいる場合に、利益相反の可能性がある旨のアラート表示がされます(なお、全ての利益相反を漏れなく検出できることを保証するものではありませんのでその点はご了承ください。)。

なお上記のアラートは特別な設定等をしなくても、依頼者登録時または事件の中で相手方情報を登録した際に自動的に表示されます。
積極的に利益相反を確認するには、最上部メニューの「人物検索」から検索画面に移動し、姓、名、電話番号等で検索することも可能です。

PDF全文書検索システムを使ってみる

LegalWinでは、画面上部の「お役立ち機能」の中にある「文書クラウド管理」メニューから、PDF文書をクラウド上にアップロードすることができます。
アップロードしたPDFについては、高精度のOCR処理が施され(もともとテキスト情報が含まれている文書については、そのテキスト情報を用います。)、アップロード済みのすべての文書を対象とした検索を行うことができるようになります。
※アップロードしたファイルには、アップロードを行ったアカウントのみアクセスすることができます。

HOME(文書一覧)画面

PDFファイルのアップロードを行うとともに、アップロード済みのファイルが一覧できる画面です。
※アップロード後、OCR処理等を行いますので、その処理に時間を要します。所要時間は目安として5頁あたり1~2分ほどとなります。処理が終了しましたら画面上の通知でお知らせしますので、他の画面に移動するなどしていただいて大丈夫です。
数百ページある資料などの場合それなりの時間を要することにはなりますが、これを一度行っておけば、その後検索によって必要な情報を自由に利用できる状態となりますので、情報がいわば「資産」として積みあがっていくことになります。

検索窓に検索ワードを入力すると、クラウド上で管理しているPDF全体を対象に検索を行うことができます(OR検索や-検索も可能です。)。

検索結果表示画面

検索窓に入力すると、アップロードしたPDF全体を検索した結果が表示されます。
検索結果のうち、検索ワードにヒットした箇所は、赤くハイライト表示されます。
ヒットした文書名と該当ページが表示されるので、そのリンクから該当ページに直接ジャンプすることができます。
その際、新しいタブで開くようにすると、検索結果ページを維持したまま内容の確認を行うことが可能です。

各ページの表示画面

文書内の各ページの表示画面では、文書の内容をそのままブラウザで閲覧することができます。
画面内の「OCRテキストを表示」ボタンを押すと、文書内容のとなりにOCRテキストが表示されます。
表示されたOCRテキストは「編集」ボタンを押すと編集できますので、OCR認識結果を修正することもできます。
またOCRテキストはコピー・ペーストもできますので、書面の内容を引用する際や、ブックマークメモを作成する際に便利です。

各ページの表示画面では、キーボードの左右キーで前後のページに移動することができます。
またページ数を検索窓に入力することで、当該ページにジャンプすることなどができます。

破産管財事件向けに通帳をOCRして月別収支、金額の大きい取引を表示する

LegalWinでは、破産管財事件において通帳OCR機能を使うと、複数の銀行を横断した月別の収支の確認や金額の大きな取引をピックアップすることができます。

事件カテゴリが任意整理、破産、再生、管財のいずれかになっていると、事件詳細メニューに「通帳OCR」というメニューが表示されます(後見事件向けOCRとは異なり、この画面から直接OCR画面に移動できます。)。

「通帳OCR(管財・破産等用)の画面が表示されたら、画面内の指示に従って、まずは銀行の情報を登録します(支店名と最終記帳日は任意です。区別の必要があるようでしたら入力してください。)。
銀行情報が登録されると、「OCR画面へ」というボタンが現れますので、そこから通帳PDFをアップロードしてください(なお、OCR処理が終わり、取引が登録された銀行については「取引入力画面へ」というボタンのみが表示されます。再度OCRを行いたいという場合は、銀行を改めて追加してください。)。

アップロードされたPDFのOCR処理が終わると、取引として登録され、通知が表示されます。
「OCR画面へ」ボタンを押して移動すると、状況が表示されます。
※各銀行ごとに通帳のレイアウトが異なることから、通帳OCR機能は、 銀行ごとの対応となります。表示されている銀行と投入したPDFの銀行がずれていると正しく認識されませんので、ご注意ください。
現時点で通帳OCR機能が利用できるのは、銀行口座作成時に選択肢として表示される12行です(現在、さわやか信用金庫、東日本銀行、城南信用金庫、横浜信用金庫はデータの数が少ないため、他と比べ認識可能性、精度の点で不十分となっております。しくみ的に、データが集まるほど精度を高めることができますので、認識失敗に終わったPDFについても、スキャン画質等の問題がなければ次第に認識可能となっていきます。)。

OCR処理が成功した場合、取引確認画面は以下のように表示されます。

各銀行の取引は集計されて「収支分析」欄に表示されます。

月別に集計されて表示される支出、収入、収支を見れば、時期ごとの経済活動の状況を大きく把握することができます。
また出金、入金別に金額の大きい取引が10ずつ抽出されるので、大きな動きがあった取引に注目することができます。
なお、これらの集計やピックアップの対象としたくない取引については、取引入力画面において、「支払(入金)先」を「繰越残高」としていただけますと、対象から外すことができます(取引入力画面で「変更を保存」ボタンを押すのを忘れないようにご注意ください。)。

破産事件や管財事件では、ある特定の時期の収支の状況がどうなっていたか(増加傾向に合ったのか、減少傾向にあったのかなど)を把握したいものです。
その場合、多額の現金を手元で運用しているということは通常ないので(仮にあった場合、それはそれでなぜそのようなことをしていたのかを確認する必要があるでしょう)、各銀行口座に現れる入出金によって確認することになります。銀行口座が複数にわたる場合、全体の収支状況を把握して不自然な点がないかを確認するのには、経験や慣れが必要ですが、上記のように集計して表示されれば一目瞭然です。
またチェックすべき不自然な入出金は、通常金額の大きなものが中心となりますので、上記のように金額の大きな取引が抽出されていれば、まずそこからチェックしていけば効率的に確認をすることができます。

従来のやり方(Excelなど)で管理している依頼者を一括インポートする

新しくLegalWinでの事件管理を始める際に、依頼者を一人ずつではなく、複数人一気に登録したいということがあると思います。
のような際には、依頼者一覧の項目に合わせてExcelデータを作り、コピー・ペーストをすることで一気に登録をすることができます。

依頼者一覧の項目は、以下のとおりです。
姓、名、姓(ふりがな)、名(ふりがな)、郵便番号、都道府県、市町村、番地、建物となっています。

上記項目に合わせてExcel形式でデータを整えます。
なお、依頼者の姓の頭文字で事件を選択するためにはふりがなが入力されていないと表示されないので、ふりがなもひらがなで入力していただきますようお願いします。

項目を整えたExcel上でデータを選択して、コピーしておきます。
もう一度、LegalWinの依頼者一覧画面に戻り、「行を追加」ボタンを押して追加すべき行を作成します。
追加した空白行にカーソルを合わせて、CTRLキー+Vキー(windowsの場合)でデータを貼り付けます。
(注:右クリックの「貼り付け」は灰色になって選択することはできませんが、ショートカットキーでの貼り付けは機能します)
データが貼り付けられたことが確認できたら、「変更を保存」ボタンで保存します。
一連の動作は、下記の画像、動画を参考にしてください。

2020年7月11日の更新

・事件一覧・依頼者一覧画面に、それぞれ事件数・依頼者数を表示するようにしました。
・ファイル共有機能をリリースしました(事件詳細メニューからご利用ください。)。
 わざわざ外部ストレージを使わなくても、LegalWinの中だけでファイルを管理・共有することができます。
 画像・PDFファイルについては、そのままブラウザ内で内容を閲覧することもできます(なおモバイルでは完全な表示はまだできません)。
 リリース記念として、当面の間すべてのプランで合計容量の制限なく(1ファイル最大200メガまでという制限を除く)ご利用いただけますので、ぜひご試用ください。
 正式運用としては、ベーシックプラン以上のご契約で合計容量無制限の利用が可能となるという形を予定しております。
・その他各種表示の調整等を行いました。

2020年7月8日 の更新

・人物検索(コンフリクトチェック)の検索項目を、さらに拡大しました(依頼者の旧姓、旧姓ふりがな、関係者の事務所名・代表者名を検索対象に追加しました)。
・破産管財通帳OCRにおいて、ゆうちょ銀行の表示を調整しました(入金と出金の並びを通帳と同じ順序に合わせました。)。
・その他各種表示の調整等を行っています。

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