LegalWinの便利な使い方

具体的な場面でのLegalWinの便利な使い方をご紹介します

まだ受任していない人についての業務メモの作り方

LegalWinのシステムは、事件を中心として管理を行っています。
受任前の方の場合、管理すべき事件がまだないことから、問い合わせがあった場合に業務メモをどこに記録すればいいのかわからないということが生じます。

このような場合は、予め「法律相談」や「事務手続」という名前の依頼者を便宜的に作成し、事件としても「法律相談」や「その他」などの類型で作成しておくということが考えられます。

そのように業務メモの記載先を決めておけば、受任前の方などについても問題なく業務メモを記録することができます。

業務メモで、特定の人とのやりとりのみを表示する

長期化した事件や、多くの利害関係人が関与する事件の場合などで、特定の相手方とのやりとりだけを抽出して表示できると便利な場面があります。
LegalWinでは、業務メモの画面で、過去に作成した業務メモのうち、相手方を絞り込んで、特定の相手方とのやり取りのみを表示することができます。

相手方を選択して、検索ボタンを押すと、当該相手方とのやりとりのみが表示されます。
このように、絞り込んで表示することで、その相手とどのようなやり取りをしてきたのかをひと目で把握することができます。

2020年11月25日 の更新

・「電子記録管理」機能で、OCR処理が終わっている文書を対象に、ファイルの本文の全文検索、ブックマークメモの作成ができるようになりました。
 特定の事件の記録については事件詳細メニューの「電子記録管理」で検索を行い、特定の事件と関係なく使う参照資料などは、「文書クラウド管理」の方で検索を行う、という使い方になります。
 相手方の主張への反論書面を作成する際に、相手方書面の引用もコピー&ペーストで行うなどできるようになるなど、様々な活用が可能です。

2020年11月16日 の更新

・「ファイル共有」機能の名称を、「電子記録管理」機能に改めました。
 現在文書のOCRは「文書クラウド管理」機能にまとめられていますが、事件記録のOCR・全文検索については、「電子記録管理」機能において行えるように現在調整中です。
・「文書クラウド管理」機能をパワーアップしました。
 閲覧時に画像をクリックすることで、画像が素早く拡大できるようになりました。文字が小さい資料でも十分に内容を把握できます。
 左右キーで素早く前後のページに移動し、じっくり見たいページは拡大してゆっくり確認するという使い方になります。
 数百ページあるような資料でも、OCRにより本文部分の検索が可能になりますので、情報を探すのが大変な、辞書的な分厚い資料を放り込んでおくと、縦横無尽の検索で大変便利になります。
 最初の処理だけ少々時間がかかりますが、一度行っておけば、その後の検索は一瞬ですので、ぜひ一度お試しください。
 キャンペーンとして「文書クラウド管理」機能をスタータープランのご契約の方にもご利用いただけるように期間限定で解放させていただきます。

2020年11月12日 の更新

・「時間管理機能」の週間計画画面で、ドラッグ・アンド・ドロップで意図通りに実行日の変更が行えない不具合を修正しました。
・画面右上に表示される通知について、削除時に既に通知が存在しない場合でも、適切に処理されるように修正しました。

2020年11月9日の更新

・「時間管理機能」について、時間計測のみならず、将来の予定管理に役立つ週間計画機能を拡充しました。
 直近7日間の予定の詰まり具合を視覚的に確認しながら、どこで当該作業を行うのかを具体的に検討することができます。
 Google Calendar連携を有効にすることで、Google Calendarの予定をインポートをすることもできます。
・画面の説明や使い方等は、機能紹介ページをご覧ください。

2020年10月30日 の更新

・リクエストにお応えして、事件カテゴリについて、従来どおりの選択肢以外に、自由入力によって新たな類型を追加することができるように修正しました。
 画面上部のメニュー中の「事件分類別」での事件の絞り込みの候補にも、新たな類型が表示されます(追加直後は反映されない可能性がありますので、その場合再読み込みをしてみてください。)。
 なお各事件毎の事件詳細メニューについては、従来の「01 民事」といった類型を前提に、その事件カテゴリによって表示されるメニューが異なるものがありますのでその点はご注意ください。
・事件詳細画面の係属裁判所について、入力したことがある裁判所が選択肢として呼び出される機能がうまく働いていなかったのを修正しました。

時間管理(タイムチャージ)機能(その2 1週間の作業計画について)

時間管理機能の基本は作業時間の記録ですが、さらに応用的に活用することもできます。
この機能では、Google Calendarから予定をインポートすることも可能です。

TODO機能等によって、「やるべきこと」をリストアップすることができますが、本来より重要なのは、リストアップされた「やるべきこと」を「いつ実行できるか」という問題です。

どんな作業であっても、実行には一定の「時間」が必要なのですが、計画段階では、その所要時間を具体的にイメージすることができないため、つい楽観的な計画を立ててしまいがちです。
その結果、やらなければならないことはわかっているものの、実際に実行する時間を取ることができず、いつまでもTODOリストに「やるべきこと」が残ったままという事態が生じてしまいます。

LegalWinの時間管理機能は、このような事態が生じることを防止するために、既に入っている予定等を視覚的に確認し、「やるべきこと」を行う時間を予め確保します。
このようにすることで、計画を立てる際に過度に楽観的な見通しを持ってしまうことを回避します。

タイムレコード一覧画面

画面上部メニューの「お役立ち機能」をクリックすると表示される時間管理機能の画面です。
全事件を通した基準日毎のタイムレコードが一覧表示されます。

未了のタイムレコードは画面上部に表示され、完了したタイムレコードは画面下部に分かれて表示されます。

週間計画画面


画面上部メニューの「お役立ち機能」で表示される時間管理機能の画面から、「週間計画を立てる」というボタンを押すと、「週間計画画面」に移動します。
この画面では、基準日の予定(タイムレコード)だけではなく、基準日を含めた直近7日間の予定(タイムレコード)を一覧できます。
後述するGoogleCalendar連携の設定を行っておけば、ご自分のGoogleCalendarに入力されている予定をインポートすることもできますので、GoogleCalendar上の予定も含めた直近7日間の予定の入り具合を視覚的に確認することができます。

予定の移動の仕方

各予定(タイムレコード)はドラッグ・アンド・ドロップで日付を移動することができます。
移動先の日付が実行日として設定されますので、日をまたいだ予定の調整を簡単に行うことができます。
青色で表示されているのはGoogleCalendarからインポートされた予定ですが、こちらも移動したり編集したりすることができます(現時点では一方通行のインポートしか行いませんので、GoogleCalendar上の予定自体は変更されません)。

予定の編集の仕方

各予定(タイムレコード)の文字部分のリンクをクリックすると、内容を編集するモーダルが表示されます。

表示された入力フォームの中で、事件との結びつけや、作業内容、見込み時間の変更などを行うことができます。
不要なタイムレコードについては、削除ボタンで削除することもできます。
なお、GoogleCalendarからインポートされた予定について、特定の事件との結びつけを行うと、通常のタイムレコードと同じ扱いになります(GoogleCalendarからインポートされた予定についても基本的には通常のタイムレコードと異なるところはありませんが、計測が実行されないままで実行日が経過してしまった場合に、「過去の未了のタイムレコード」の項目に表示されるかなどが異なります。)。

予定の追加の仕方

週間計画画面で、予定(タイムレコード)を追加することもできます。

マウスで各日付の項目の中にカーソルを移動させると、「ここをクリックで新規作成」というエリアが表示が現れます。
当該エリアをマウスでクリックすると、各日付を実行日として予定(タイムレコード)が作成されます。

基準日の変更の仕方

画面中央あたりに表示されている日付が、各予定を表示する「基準日」となります。

入力フォームとして表示されている日付をクリックすると、カレンダーが表示されますので、カレンダーから新たな基準日を設定することができます。
また緑色の「−1日」というボタンを押すと現在の基準日よりも一日前の日を、同じく緑色の「+1日」というボタンを押すと現在の基準日よりも一日後の日を基準日として設定することができます。
「今日」というボタンを押すと、現在の基準日の設定に関わらず、「今日」を基準日に設定することができます。
水色で横に並ぶ「基準日+○日」というボタンからも基準日の変更が可能で、当該日にちに基準日が変更されます。

Google Calendar連携の設定の仕方

Google Calendarの連携の設定は、画面右上の「設定」ー「アカウント設定」画面で行います。

水色の「Googleカレンダー連携」ボタンを押します。

画面上に、Googleアカウントへのログイン及びアカウントの選択画面が表示されますので、カレンダーを表示したいGoogleアカウントを選択していただき、ログインを済ませてください。

次に画面上には、Googleからの警告のような画面が表示されます。
(LegalWinではアカウント作成時にGoogleアカウントを用いたログインを利用していないため、申請しても「Googleによる確認」がされません。そのためこのような画面が表示されます。)
「詳細」と書かれている部分をクリックしてください。

「詳細」部分では、「legalwin-calendarに移動」というリンクが表示されますので、クリックしてください。
※安全ではないと表示されますが、安全なページでございますのでご安心ください。ここをクリックし、その次に表示される画面で「許可」をしていただけないと、Google Calendar連携機能は有効とすることはできませんので、予めご了承ください。

TODO機能との連携

事件毎にTODOを作成した際に、その担当者がログインしている自分自身の場合、当該TODOの項目に「タイムレコード作成」というボタンを表示するようにしました。

これにより、やるべきことをTODOとして設定して事前にアラームなどを表示させるとともに、タイムレコードとしてカレンダーを見ながら実行日を調整するということも合わせてできるようになりました。

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