PDFのブックマーク機能を使う

LegalWinの文書管理機能では、アップロードしたPDFの各ページにブックマーク(メモ)を作成することができます。
作成したブックマーク(メモ)は,文書ごとに見ることもできますし,ライブラリ内の全文書のものを一覧することもできます。
よく使う情報については,ブックマーク(メモ)を残しておけば,どこにいるか,パソコンを使っているかタブレットを使っているかなどを問わず,すぐにアクセスすることができます。

ブックマークの追加・編集

各ページの表示画面では、ブックマークの追加・編集を行うことができます。
「ブックマークの追加・編集」ボタンを押すと、文書内容のとなりに新たにブックマーク(メモ)を作成する画面と、そのページに既に作成されているブックマーク(メモ)が表示されます。

ブックマーク一覧画面

各ページで作成したブックマーク(メモ)は、各文書ごとに一覧表示することができるとともに、アップロードした文書全体で、ブックマークを一覧表示することができます。
ライブラリ全体のブックマーク一覧画面では、アップロードした文書全体のブックマークが作成日時順に近いものから一覧表示されますので、よく使う文書のよく使うページを登録しておけば、アクセス頻度の高い資料にすぐにアクセスすることができるようになります。

PDF全文書検索システムを使ってみる

LegalWinでは、画面上部の「お役立ち機能」の中にある「文書クラウド管理」メニューから、PDF文書をクラウド上にアップロードすることができます。
アップロードしたPDFについては、高精度のOCR処理が施され(もともとテキスト情報が含まれている文書については、そのテキスト情報を用います。)、アップロード済みのすべての文書を対象とした検索を行うことができるようになります。

HOME(文書一覧)画面

PDFファイルのアップロードを行うとともに、アップロード済みのファイルが一覧できる画面です。
※アップロード後、OCR処理等を行いますので、その処理に時間を要します。所要時間は目安として5頁あたり1~2分ほどとなります。処理が終了しましたら画面上の通知でお知らせしますので、他の画面に移動するなどしていただいて大丈夫です。
数百ページある資料などの場合それなりの時間を要することにはなりますが、投入後画面の前でずっと待っている必要はなく放っておくだけですし、これを一度行っておけば、その後検索によって必要な情報を自由に利用できる状態となりますので、情報がいわば「資産」として積みあがっていくことになります。

検索窓に検索ワードを入力すると、クラウド上で管理しているPDF全体を対象に検索を行うことができます(OR検索や-検索も可能です。)。

※アップロードしたファイルには、アップロードを行ったアカウントのみアクセスすることができます。

検索結果表示画面

検索窓に入力すると、アップロードしたPDF全体を検索した結果が表示されます。
検索結果のうち、検索ワードにヒットした箇所は、赤くハイライト表示されます。
ヒットした文書名と該当ページが表示されるので、そのリンクから該当ページに直接ジャンプすることができます。
その際、新しいタブで開くようにすると、検索結果ページを維持したまま内容の確認を行うことが可能です。

各ページの表示画面

文書内の各ページの表示画面では、文書の内容をそのままブラウザで閲覧することができます。
画面内の「OCRテキストを表示」ボタンを押すと、文書内容のとなりにOCRテキストが表示されます。
かかるOCRテキストは編集できますので、OCR認識結果を修正することもできます。
OCRテキストはコピー・ペーストもできますので、書面の内容を引用する際に便利です。

各ページの表示画面では、キーボードの左右キーで前後のページに移動することができます。
またページ数を検索窓に入力することで、当該ページにジャンプすることなどができます。

PDF文書をクラウドに保存して、全文書横断で検索可能な状態で一元管理する(弁護士アカウント限定)

 LegalWinのお役立ち機能として、合計容量無制限でPDF文書をクラウドに保存できるという機能があります(※1ファイルごとの容量制限はあります。ベーシックプラン以上のご契約の弁護士アカウントで利用可能となります。登録後7日間はプランに関わらず試用可能です。)。
 しかも、PDFに高精度のOCR処理を施し、全ての文書を横断して検索可能です。
 アップロード済みの文書はブラウザ上でそのまま閲覧できますので、いつでもどこでも必要な情報にアクセスすることができるようになります。

 クラウド上の全文書を対象とした検索システム、ページジャンプ機能、柔軟なブックマークメモなどにより、それまではバラバラに存在しているに過ぎなかった個々のPDFが、あたかも利用者専用の一つのライブラリーであるかのように縦横無尽に活用することができるものになります。

 分厚い資料や大量の資料についても、検索可能になることで、必要な情報を探す時間の大幅な削減が期待できます。
(なおこの機能については文書の共有はできませんので、事務所内共有の設定に関わらず、アップロードした文書の閲覧ができるのは、ご自分のみです。事務員等と共有したいファイルについては、OCR・全文検索機能のないファイル共有機能にて共有することができます。)

 PDFのアップロードは、画面上部の「お役立ち機能」の中の「文書クラウド管理」メニューをクリックした先の画面で行います。

文書クラウド管理機能の詳細については、こちらのページまたは下記動画をご参照ください

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