LegalWinを導入すると、まずは「業務メモ」で事件の進捗を記録するところから使い始める方が多いかと思います。
業務メモが習慣として定着したら、次は他の機能にも広げてみてください。
LegalWinには、事件管理を一段と効率化してくれる機能が数多く用意されています。

ここでは、見落とされがちですが実際に使ってみると手放せなくなる機能を、事件詳細メニューを中心にご紹介します。

機能１　TODOで期限日を見逃さない

訴訟の答弁書期限、時効の中断期限、和解金の支払期日――弁護士の業務は、無数の期限日の上に成り立っています。LegalWinの「TODO」機能を使うと、事件ごとの期限日を一元管理でき、「あの期限、今日だった！」という事故を防げます。

事件詳細画面のTODOタブから期限日付きで作業を登録しておくと、TOP画面の「TODO一覧」で全事件を横断して期限順に表示できます。期限が迫っているものから順に処理する運用が自然にでき、担当者ごとの割り振りも可能です。
詳しくはTODOの管理により、期限日が一目瞭然をご覧ください。

機能２　期日管理でGoogleカレンダーと同期する

「期日簿」機能に口頭弁論期日や打ち合わせ日を登録しておくと、事件一覧で未到来の期日が近いものを一覧して表示することができます。
Googleカレンダーと連携して、Googleカレンダー側に予定をエクスポートすることもできます。

詳しくは期日を管理するをご覧ください。

機能３　関係者情報を登録して「相手方欄」を自動化する

事件ごとに、相手方・相手方代理人・裁判官・書記官・関連する第三者などの情報を「関係者」として登録しておくと、業務メモの「相手方」欄に表示されたり、書面作成時に記入された状態で出力したりすることができます。相手方を選ぶだけで電話番号や住所、Fax番号等まで自動入力されるため、業務のスピードが格段に上がります。

相手方代理人にFAXを送るとき、裁判所書記官に電話するとき、関係者情報を一度入れておくだけで、その後のすべての入力が短縮されます。詳しくは関係者情報を入力するをご覧ください。

機能４　郵送連絡書・FAX連絡書をワンクリック生成

事件の相手方や関係者に対して書類を郵送・FAXする際、毎回Wordで宛名と差出人を打ち直していないでしょうか。
LegalWinには、関係者情報と事件情報をもとに、郵送連絡書・FAX連絡書を自動生成する機能があります。

送り先を関係者から選び、送付物の内容を入力して生成ボタンを押すだけで、体裁の整った連絡書が完成します。宛先を間違える事故もなくなります。
詳しくは「郵送連絡書」、「FAX連絡書」が作成できますをご覧ください。

機能５　分割払い管理で入金状況を追跡する

着手金の分割払い、和解金の分割支払、任意整理の和解金入金――分割払いの管理は、事務職員にとっても弁護士にとっても面倒な作業です。LegalWinの「分割払い管理」機能を使えば、支払スケジュールを登録しておくだけで、入金状況が一目で把握できます。

詳しくは分割払い管理機能を使うをご覧ください。

機能６　利益相反アラートで新規受任時のチェックを自動化

新しい依頼者から相談を受けた際、過去に相手方として関わっていないか、依頼者同士で利益相反が生じていないかのチェックは、弁護士業務において避けて通れない確認事項です。
LegalWinには、新規事件登録時・関係者登録時に、同一人物が現在進行中の事件で別の立場で登場していないかを自動チェックするアラート機能があります。

事務所全体の事件を横断してチェックするため、自分以外の弁護士が対応中の事件との利益相反も検出されます。記憶に頼らずに済むため、安心して新規受任の判断ができます。
詳しくは利益相反アラート機能をご覧ください。

機能７　ラベルシールで事件記録の背表紙を綺麗に整える

紙の事件記録をファイルに綴じて管理している事務所では、背表紙のラベル作成も地味に手間のかかる作業です。LegalWinでは、事件情報から背表紙用のラベルシールを一括出力できます。

市販のA4ラベルシール用紙に印刷できるレイアウトで出力されるため、手書きやWordでのレイアウト調整から解放されます。
詳しくはラベルシールを出力するをご覧ください。

機能８　すぐメモでとっさのメモも取りこぼさない

電話を受けて当該事件の画面を探している時間的余裕がないとき、期日から戻る電車の中、移動中の合間、ふと思いついた書面のアイデア――そういったメモを逃さず残すための機能が「すぐメモ」です。
画面上部からワンタップで起動し、事件を指定せずにメモを入力しておき、後から確認・振り分けできます。

思いついた瞬間にスマホで入れておき、戻ってからLegalWin上で該当事件の業務メモや起案メモに振り分けるというワークフローも可能です。
詳しくはすぐメモ機能を使うをご覧ください。

機能９　タイムチャージで作業時間を正確に計測する

タイムチャージでの請求を採用している事務所はもちろん、そうでない事務所でも、「どの事件にどれだけ時間をかけたか」を把握することは、料金設定の見直しや業務配分の調整に不可欠です。
LegalWinのタイムチャージ機能は、ワンクリックで計測開始、記録終了が簡単に行なえます。

作業にかかった事件を計測していると、請求額との関係で、当該事件の単価がどのようになっているかも自動的に算出します。
週間計画画面を使えば、将来に向かって、いつ何をやるかを計画することも可能です。
詳しくは時間管理（タイムチャージ）機能をご覧ください。

機能１０　事件単位共有機能で外部の弁護士とも連携

共同受任や他事務所との連携が発生した事件では、相手事務所と事件情報を共有したい場面があります。
LegalWinの事件単位共有機能を使えば、特定の事件だけを外部の弁護士と共有でき、事件ファイル・業務メモ・期日などを同じ画面で見ながら作業できます。
共有相手にもLegalWinのアカウントを作ってもらう必要はありますが、無料プランでもこの機能を使うことは可能ですので、わざわざ有料登録してもらう必要まではありません。

お互いに、事件単位共有している事件以外の他の事件は見えないため、セキュリティ面も安心です。
詳しくは事件単位共有機能をご覧ください。

業務メモだけで終わらせず、事件管理を一段引き上げる

業務メモは、LegalWinのすべての事件管理機能の中心にあります。
しかし、業務メモだけに留まっていると、LegalWinのポテンシャルの半分も活かせていません。

TODOや期日管理で期限を管理し、関係者情報で入力を自動化し、郵送連絡書で書類作成を短縮し、分割払い管理で入金を追跡する――ひとつずつ追加していくだけで、毎日の業務にかかる時間は着実に減っていきます。

引き続き、LegalWinをもっと使いこなす！で、レベル3以降もぜひお試しください。