時間管理(タイムチャージ)機能(その2 1週間の作業計画について)

時間管理機能の基本は作業時間の記録ですが、さらに応用的に活用することもできます。
この機能では、Google Calendarから予定をインポートすることも可能です。

TODO機能等によって、「やるべきこと」をリストアップすることができますが、本来より重要なのは、リストアップされた「やるべきこと」を「いつ実行できるか」という問題です。

どんな作業であっても、実行には一定の「時間」が必要なのですが、計画段階では、その所要時間を具体的にイメージすることができないため、つい楽観的な計画を立ててしまいがちです。
その結果、やらなければならないことはわかっているものの、実際に実行する時間を取ることができず、いつまでもTODOリストに「やるべきこと」が残ったままという事態が生じてしまいます。

LegalWinの時間管理機能は、このような事態が生じることを防止するために、既に入っている予定等を視覚的に確認し、「やるべきこと」を行う時間を予め確保します。
このようにすることで、計画を立てる際に過度に楽観的な見通しを持ってしまうことを回避します。

タイムレコード一覧画面

画面上部メニューの「お役立ち機能」をクリックすると表示される時間管理機能の画面です。
全事件を通した基準日毎のタイムレコードが一覧表示されます。

未了のタイムレコードは画面上部に表示され、完了したタイムレコードは画面下部に分かれて表示されます。

週間計画画面


画面上部メニューの「お役立ち機能」で表示される時間管理機能の画面から、「週間計画を立てる」というボタンを押すと、「週間計画画面」に移動します。
この画面では、基準日の予定(タイムレコード)だけではなく、基準日を含めた直近7日間の予定(タイムレコード)を一覧できます。
後述するGoogleCalendar連携の設定を行っておけば、ご自分のGoogleCalendarに入力されている予定をインポートすることもできますので、GoogleCalendar上の予定も含めた直近7日間の予定の入り具合を視覚的に確認することができます。

予定の移動の仕方

各予定(タイムレコード)はドラッグ・アンド・ドロップで日付を移動することができます。
移動先の日付が実行日として設定されますので、日をまたいだ予定の調整を簡単に行うことができます。
青色で表示されているのはGoogleCalendarからインポートされた予定ですが、こちらも移動したり編集したりすることができます(現時点では一方通行のインポートしか行いませんので、GoogleCalendar上の予定自体は変更されません)。

予定の編集の仕方

各予定(タイムレコード)の文字部分のリンクをクリックすると、内容を編集するモーダルが表示されます。

表示された入力フォームの中で、事件との結びつけや、作業内容、見込み時間の変更などを行うことができます。
不要なタイムレコードについては、削除ボタンで削除することもできます。
なお、GoogleCalendarからインポートされた予定について、特定の事件との結びつけを行うと、通常のタイムレコードと同じ扱いになります(GoogleCalendarからインポートされた予定についても基本的には通常のタイムレコードと異なるところはありませんが、計測が実行されないままで実行日が経過してしまった場合に、「過去の未了のタイムレコード」の項目に表示されるかなどが異なります。)。

予定の追加の仕方

週間計画画面で、予定(タイムレコード)を追加することもできます。

マウスで各日付の項目の中にカーソルを移動させると、「ここをクリックで新規作成」というエリアが表示が現れます。
当該エリアをマウスでクリックすると、各日付を実行日として予定(タイムレコード)が作成されます。

基準日の変更の仕方

画面中央あたりに表示されている日付が、各予定を表示する「基準日」となります。

入力フォームとして表示されている日付をクリックすると、カレンダーが表示されますので、カレンダーから新たな基準日を設定することができます。
また緑色の「−1日」というボタンを押すと現在の基準日よりも一日前の日を、同じく緑色の「+1日」というボタンを押すと現在の基準日よりも一日後の日を基準日として設定することができます。
「今日」というボタンを押すと、現在の基準日の設定に関わらず、「今日」を基準日に設定することができます。
水色で横に並ぶ「基準日+○日」というボタンからも基準日の変更が可能で、当該日にちに基準日が変更されます。

Google Calendar連携の設定の仕方

Google Calendarの連携の設定は、画面右上の「設定」ー「アカウント設定」画面で行います。

水色の「Googleカレンダー連携」ボタンを押します。

画面上に、Googleアカウントへのログイン及びアカウントの選択画面が表示されますので、カレンダーを表示したいGoogleアカウントを選択していただき、ログインを済ませてください。

次に画面上には、Googleからの警告のような画面が表示されます。
(LegalWinではアカウント作成時にGoogleアカウントを用いたログインを利用していないため、申請しても「Googleによる確認」がされません。そのためこのような画面が表示されます。)
「詳細」と書かれている部分をクリックしてください。

「詳細」部分では、「legalwin-calendarに移動」というリンクが表示されますので、クリックしてください。
※安全ではないと表示されますが、安全なページでございますのでご安心ください。ここをクリックし、その次に表示される画面で「許可」をしていただけないと、Google Calendar連携機能は有効とすることはできませんので、予めご了承ください。

TODO機能との連携

事件毎にTODOを作成した際に、その担当者がログインしている自分自身の場合、当該TODOの項目に「タイムレコード作成」というボタンを表示するようにしました。

これにより、やるべきことをTODOとして設定して事前にアラームなどを表示させるとともに、タイムレコードとしてカレンダーを見ながら実行日を調整するということも合わせてできるようになりました。

時間管理(タイムチャージ)機能(その1 タイマーによる時間計測について)

簡単な操作で作業時間の記録・集計を行える時間管理機能のご紹介です。
LAC事件のタイムチャージを行う場合や、顧問先への請求の際にどのような作業をいつどのくらいの時間行ったかを明らかにする場合などに役立ちます。

どの画面にいても開始・終了できるタイマーを使えるだけでなく、将来に向かって予め作業時間の見積もりを行うことで、例えば「今週この作業を行う時間があるのか」などの計画が立てやすくなります。

TODOは行うべき作業を洗い出す・忘れないようにするなどの役割を果たしますが、この将来に向けた時間管理は、そのような行うべき作業を、「実際にいつ実行できるのか」判断するのに役立ちます。予め「自分の時間を予約して確保する」作業を行っておけば、当該作業が予定どおり実行できる可能性は高くなります。

全事件を通じて一覧できる画面

画面上部のメニュー右側に「計測開始」ボタンがあります。
このボタンは基本的にどの画面にいても表示されていますので、作業時間を計測したい場面で素早く計測を開始することができます。
「計測開始」ボタンを押すと、詳細を入力できるモーダル画面が表示されます。

計測を行う事件や、作業内容をここで入力することもできますが、細かな情報は後で入力することもできますので、とにかく計測を開始したいという場合は、すぐ「計測開始」を押せばモーダル画面が閉じて計測が開始されます。

計測が開始されると、ボタンが赤くなり「記録中」と表示されます。
「記録中」の後ろには経過時間が時間と分で表示されます(1分未満は切捨てとなります。)。
計測を停止したい場合は、同じくボタンを押すことで停止することができます。

計測した作業記録(タイムレコード)は、上部メニュー「お役立ち機能」の中の「時間管理」で確認することができます。
この画面では、すべての事件を通じて、一日ごとのタイムレコードが表示されます。
事件や作業内容の入力をまだしていない場合は、ここで「編集」ボタンから入力することができます。


事件については、手持ち事件が一覧で表示されますので、その中から選択してください。文字を入力すると、絞り込みによって選択肢を減らすことができます。なお、ここで新たな事件を入力しても正しく反映されませんのでご注意ください。
作業内容については、LAC事件の代表的な作業内容が選択肢として表示されます。選択肢以外にも作業内容を新たに入力することもできます。
そのようにして追加で入力した作業内容については、今後選択肢として追加されますので、次からは選択肢として選択することができるようになります。

対象となる事件を入力し、関連付けを行うと、そこから当該事件の情報にジャンプするためのボタン(「事件詳細画面へ」)が表示されます。

事件ごとのタイムレコードを確認できる画面(事件詳細メニュー)

事件詳細メニューの中に「時間管理」というメニューがあります。
ここでは事件ごとのタイムレコードの情報を見ることができます。
この画面では、当該事件に紐付けされたタイムレコードが日にち、開始時間順に並んで表示されます。合計時間も表示されますので、その事件にどのくらいの時間をかけているのかも把握することができます。
LAC事件のタイムチャージの報告書の書式にコピー・ペーストして利用できるように、「LAC書式用出力」というボタンが用意されていますので、ご利用ください。

この画面の中にある「この事件の計測を開始」ボタンでは、最初から当該事件に紐付けされた状態でタイマーを開始することができます。

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