共有設定(事務所内で情報を共有)

アカウント設定画面の右側半分は、共有設定を行う画面になっています。
事件単位共有機能(事務外ユーザーと特定事件を共有)とは異なり、ここでの共有は、同じ事務所内での情報共有を前提としています。

画面右上の「共有設定」から、事件情報を共有したい人との共有設定を行うことができます。
既にアカウント登録をしている人同士で共有設定を行いますので、共有申請を受ける人についても事前にアカウント登録を行っておいてください。
共有を申請する相手のメールアドレスを入力し、「共有申請」ボタンを押します。

共有申請を行うと、「共有申請中」のところに申請先のユーザーのメールアドレスが追加されます。

申請先のユーザーのアカウント画面には、「申請された共有リクエスト」として、リクエストが表示されます。
申請を承認する場合は、「申請を承認」ボタンを押すと、相互に共有設定が完了します。

共有設定が終わったら事件を作成してみましょう
事件を新規作成する

事件単位共有機能(事務外ユーザーと特定事件を共有)

LegalWinは通常、事務所内のユーザーと事件情報を共有することを前提としています(事務所内共有)。
それとは別に、事務所外のユーザーと特定の事件の情報のみを共有することができます。
(なお、通常の共有設定(事務所内共有)とは、アクセスできる情報の範囲が異なります。事件単位共有の場合には、申請を受けた側の人は、基本的に事件の情報にのみアクセスが可能で、依頼者詳細画面にはアクセスする権限が与えられません)

事件単位共有は、共有したい事件の主担当の弁護士の側から設定します。
共有したい事件を表示し、事件詳細メニューの中の、「事件単位共有」画面から、共有先の人のメールアドレスを入力します。
(※共有先の人はLegalWinのアカウントを持っていることが前提ですので、順序として、先にアカウントを作成しておいてください)

申請を行うと、申請先のアカウントにリクエストが送られますので、事件単位共有の申請を受けたユーザーの側で、ログインした後、画面右上の「設定」の中の「アカウント設定」画面で、申請された事件単位共有のリクエストを承認します。

申請が承認されると、事件単位共有の申請を受けた側では、画面右上の「設定」の中に、「事件単位共有事件を表示」というメニューが現れます。現在進行中の事件単位共有事件の一覧が表示されます。
(なお、アカウント設定画面の中には、既済事件も含めた事件単位共有事件の一覧が表示されます。必要がなくなった共有については、そこから削除することもできます。)

事件単位共有では、申請とリクエストの承認が行われた人の間でしか、事件情報が共有されることはありません。
したがって、弁護士アカウントだけではなく、事務員アカウントについても事件情報を共有するためには、事務員アカウントに対しても、事件単位共有の申請を行い、事務員アカウントの画面で、そのリクエストを承認するという作業を行う必要があります。

個人の備忘に、チームの連携に、絶大な威力を発揮する業務メモ

LegalWinでは、事件に結びついている業務メモによって事件の進捗を記録することができます。
例えば、その場の伝達ということだけを考えるのであれば、伝えたい相手に口頭で伝えるのが一番早く、それで足りると思われるかもしれません。
もっとも、事件を進めていく際には、その場の伝達だけではなく、情報共有や、トラブルから身を守るために後から確認できるようにしておく必要があったりします。
業務メモをつけて可視化することで、このような必要性も合わせて満たすことができます。

事件の進捗の共有

自分以外の誰かと共同で仕事をする場合、自分以外の人の作業の進捗を把握する必要があります。
また自分の進捗を、自分以外の人に伝える必要があります。
これを対面のコミュニケーションによって行うというのも意味があることではありますが、全ての事件について、常に口頭で行わなければならないとしたら、効率が悪いですし、抜け漏れが生じる可能性があります。またリモートワークを進めるとすれば、必ずしも対面のコミュニケーションが常に取れるとは限りません。

このような場合、業務メモを残しておけば、作業記録として進捗が時系列順に並ぶので、それぞれが業務メモを見れば、他の人がどの時点でどこまで作業を進めているのかを一目で把握することができます。
このように作業記録が分かりやすい形で残されていれば、「その件はあの人に聞かないと何もわからない」という状態を避けることができます。急な病欠時の対応や、事件の引継ぎもスムースに行うことができるようになります。
また弁護士アカウントについては、設定をしておけば、自分以外の人が業務メモを追加した場合に、メールで通知するように出来ますので、事務所を離れているときにも、わざわざ確認の連絡を入れなくても、事件の進捗をほぼリアルタイムに把握することができます。

過去の履歴の確認

弁護士は、日々多数の事件を扱っており、しかもそれらを並行して処理しています。
多数の事件を問題なく進行させていくというだけでも、多くの脳内リソースが必要となります。
それに加えて、時折、過去の事件についての問合せを受けることがあります(「あのときのあの事件についてうかがいたい」などなど)。
そのような際に、記憶だけで回答するのは極めて困難であり、またその正確性には何の保証もありません。
これに対し、業務メモがあれば、いつ、誰との間で、どのようなやりとりをしていたかが時系列に沿って一目瞭然となります。
記憶の喚起としても意味がありますし、問合せに対しても、記録に基づいて明確に回答をすることができるようになります。このような正確な回答は、余計なトラブルの発生から弁護士を護ってくれることにつながります。

過去の履歴を事件単位で探っていく際には、チャットアプリのように情報が基本的にどんどん流れていくツールではなく、事件ごとに記録がストックされていく形式の業務メモが大いに役に立ちます。

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