個人の備忘に、チームの連携に、絶大な威力を発揮する業務メモ

LegalWinでは、事件に結びついている業務メモによって事件の進捗を記録することができます。
例えば、その場の伝達ということだけを考えるのであれば、伝えたい相手に口頭で伝えるのが一番早く、それで足りると思われるかもしれません。
もっとも、事件を進めていく際には、その場の伝達だけではなく、情報共有や、トラブルから身を守るために後から確認できるようにしておく必要があったりします。
業務メモをつけて可視化することで、このような必要性も合わせて満たすことができます。

事件の進捗の共有

自分以外の誰かと共同で仕事をする場合、自分以外の人の作業の進捗を把握する必要があります。
また自分の進捗を、自分以外の人に伝える必要があります。
これを対面のコミュニケーションによって行うというのも意味があることではありますが、全ての事件について、常に口頭で行わなければならないとしたら、効率が悪いですし、抜け漏れが生じる可能性があります。またリモートワークを進めるとすれば、必ずしも対面のコミュニケーションが常に取れるとは限りません。

このような場合、業務メモを残しておけば、作業記録として進捗が時系列順に並ぶので、それぞれが業務メモを見れば、他の人がどの時点でどこまで作業を進めているのかを一目で把握することができます。
このように作業記録が分かりやすい形で残されていれば、「その件はあの人に聞かないと何もわからない」という状態を避けることができます。急な病欠時の対応や、事件の引継ぎもスムースに行うことができるようになります。
また弁護士アカウントについては、設定をしておけば、自分以外の人が業務メモを追加した場合に、メールで通知するように出来ますので、事務所を離れているときにも、わざわざ確認の連絡を入れなくても、事件の進捗をほぼリアルタイムに把握することができます。

過去の履歴の確認

弁護士は、日々多数の事件を扱っており、しかもそれらを並行して処理しています。
多数の事件を問題なく進行させていくというだけでも、多くの脳内リソースが必要となります。
それに加えて、時折、過去の事件についての問合せを受けることがあります(「あのときのあの事件についてうかがいたい」などなど)。
そのような際に、記憶だけで回答するのは極めて困難であり、またその正確性には何の保証もありません。
これに対し、業務メモがあれば、いつ、誰との間で、どのようなやりとりをしていたかが時系列に沿って一目瞭然となります。
記憶の喚起としても意味がありますし、問合せに対しても、記録に基づいて明確に回答をすることができるようになります。このような正確な回答は、余計なトラブルの発生から弁護士を護ってくれることにつながります。

過去の履歴を事件単位で探っていく際には、チャットアプリのように情報が基本的にどんどん流れていくツールではなく、事件ごとに記録がストックされていく形式の業務メモが大いに役に立ちます。

業務メモの使い方

LegalWinでは、業務メモで日常的な事件の進捗を記録し、作業内容を「見える化」します。
一見すると、いちいちメモを作成していくのは面倒と思われるかもしれません。
もっとも、「すべての情報がそこにある」という安心感は、その面倒をかけるだけの価値が十分にあります。またすべてを書き出してしまえば、頭の中で記憶しておく必要がなくなるので、頭の中のリソースを記憶以外の判断や思考に集中させるということも期待できます。

せっかく事件管理システムがあっても簡単に入力できるようになっていないと結局記録が残らないということになってしまいます。そこで、LegalWinでは、業務メモの入力の手間を減らすことを重視しています。目的の事件を片手操作で素早く呼び出せる画面設計や、業務メモ作成時の様々な入力補完機能は、業務メモの入力が億劫にならないための工夫です。

基本的な使い方 事件の進行を記録

 事件詳細画面のデフォルトは業務メモの表示・入力画面となっており、一番上部は常に入力可能な状態になっています。
 デフォルトで作成者欄には自分の名前が入力されていますので、電話のメモであれば「相手方」欄と「電話番号」欄を入力して「内容」欄に内容を記入していきます。
 「新規メモ追加」ボタンを押すと業務メモが新たに作成され、作成されたメモはその下に時系列順に新しいものから並びます。
 電話でのやりとり以外にも、その時点の進捗として記録に残しておきたい場合は、「進捗メモ」として記録しておくと便利です。

TIPS1 自動入力により、入力の手間を省けます

 相手方欄をクリックすると、依頼者、依頼者携帯番号、裁判所、相手方代理人が入力候補として表示されます。これらについては、それぞれ依頼者情報、事件情報、関係者情報に情報が入力してあると、相手方欄からフォーカスが外れたタイミングでその情報が電話番号欄に自動的に入力されます。
 その他、一度業務メモに入力したことのある相手方についても、同じように入力候補として表示され、その名前を選択すると、最後に入力したときの電話番号が電話番号欄に自動的に入力されます。
 この2つの入力補完によって、一度入力済みの情報は、次回からはマウスで選択していくだけで自動的に入力することができます。

TIPS2 電話で依頼者へ折返しが必要な案件は、「要折返し」を表示できます

 業務メモを作成するときに、「受信」、「発信」または「要折返し」の中から選択することができます(デフォルトは「受信」となっています。)。
 「要折返し」とされた業務メモは、目立つように赤い文字で表示されます。
 また、「業務メモ一覧画面」では、「要折返しのみ表示」ボタンを押すと、折返しが必要なメモだけが表示されます。これにより、対応が必要なものから優先的に対応していくことができます。

TIPS3 目立たせたい部分を赤い文字で表示できます

 業務メモのうち、強調したい部分だけを赤い文字で表示して、目立たせることができます。
 やり方は、強調したい文字の前後を「*」(全角のアスタリスク)で挟むだけです。

TIPS4 全事件を通して時系列で見ることで、手持ち事件全体の進捗が把握できます(業務メモ一覧)

 画面最上部のメニュー中の「業務メモ一覧」を選択すると、業務メモだけが一覧表示される画面に移動します。
 業務メモ一覧画面では、個別の事件ごとではなく、表示弁護士が担当している事件全てを通して、時系列順に新しいものから順に業務メモが表示されます。この画面を見れば、表示弁護士の手持事件全体の進捗が把握できます。

TIPS5 相手方ごとに絞り込みを行うことで、過去のやりとりを簡単に把握できます
 特定の相手方とのやりとりのみを時系列で見ることができるように、業務メモには、相手方の絞り込み機能があります。

 「絞込」と表示されているフォームにマウスを合わせると、当該事件で過去にやり取りした相手方が選択肢として表示されます(文字を入力するごとに選択肢は絞り込まれます)。その中から選択して「検索」ボタンを押すと、その相手方とのやりとりのみが表示されますので、過去にどのようなやり取りをしてきたのかを簡単に把握することが出来ます。

TIPS6 あなたが不在の間、他の人が書いた業務メモを登録メールアドレス宛に送信できます

 アカウント設定の画面の左半分の最下部に、「他の人が作成した業務メモをメールで受信する」というチェックを入れるボックスがあります。
 そこにチェックを入れておくと、自分以外の人が業務メモを作成した場合に、自分のメールアドレス宛に業務メモの内容がメールで届きます。
 リモートワークの場合や事務所を離れる時間が多い人の場合、ここにチェックを入れておくと、事務所にいなくても、ほぼリアルタイムで手持ち事件がどのように進行しているかを把握することが出来ます。
 メモ作成者の側は、業務メモを作成するだけで、報告も兼ねることができるので、別途連絡する手間を省くことができます。

 チェックを入れた後、右下の「更新する」ボタンを忘れずに押して、変更を反映させてください。

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