弁護士業務の効率化とは

どうしたら業務の効率化が図れるのか
 〜作業の省力化と見える化(可視化)〜

いわゆる一般民事という分野ではそもそも事件自体が多種多様と言う特徴があり,そのような事件をどう進めていくかについても,弁護士により,事務所により様々です。それに加えて,事件の進め方には好みや合う合わないという問題もあります。
それでもなるべく多くの方にあてはまる「業務の効率化」を考えてみたいと思います。

大きく分ければ,まずは単純に作業の無駄を省くことによる効率化が挙げられます。
作業の無駄が省ければ,他の重要な仕事や仕事以外の事柄に回せる時間を増やすことができます。特に,弁護士の仕事はいかに質の高い判断を行うかが鍵というところがありますので,考える作業に十分に時間を確保することが必要だと思われます。

次に,業務を見える化(可視化)することによる効率化があります。
業務を見える化する過程で個人の頭の中の情報が可視化されることになるため,情報共有が効率化されます。
またこの可視化の際に,頭の中で記憶しておかなければならなかった情報を外部に書き出して置いておくことができるようになりますので,その分だけ思考や判断のために頭の中のリソースを割けるようになることも期待できます。
業務の見える化をどう行うかについては,マニュアル作成などの方法もあると思いますが,LegalWinでは,業務メモによって素早く作業記録をとることによって,見える化を簡単に実現できます。

作業の省力化について

同じ情報を何度もしなくていいようにする

業務効率化のために事件管理ツールを入れるわかりやすいメリットは、依頼者情報,事件情報など、一度入力した情報を他のさまざまな場面で利用するということが挙げられます。
具体的には、主張書面を作成の際に事件名、事件番号が既に入力された状態でファイルを出力できるなどです。
頻繁に入力するものであればあるほど,少しずつの効率化が積み重なって大きな効果に繋がります。
例えば、事件に紐づいたメモを作成するということはよくありますが、同じ相手とやりとりしたことがあるのであれば、ここでも一度入力した情報は同じことを入力しなくて済むようになっているべきです。
細かなことのように思えますが,メモの入力というのは繰り返し行うことで小さなことの積み重ねによって大きな差が生まれてしまいますので,LegalWinではこのあたりの入力効率にも配慮しています。
具体的には,一度入力した相手方の電話番号は自動的に入力されるようになっていたり,期日簿の期日を入力する際に,既に期日簿にデータがあるのであれば,その前回期日のデータに基づいて一部自動的に入力されているなど,実際に入力してみると分かる細かな工夫がなされています。

一度目の入力も極力無駄を省く

上記のように一度入力したことのある情報については,入力作業を省くことができますが,初めて入力するものについては,「完全な省略」ということはできないということになります。
もっとも,一度目の入力においても,部分的に省力化できるところもあるはずです。
LegalWinでは,郵便番号を入れたら住所が当然途中まで自動入力されたり,氏名を入力する際に,ふりがなも可能な限り入力補助が行われたりと,必須の入力であっても極力入力作業が減るような工夫がされています。

作業の見える化(可視化)

先に述べたように,事件管理ツールを利用して業務の効率化を図るためのもう一つの大きな意義として,作業の見える化(可視化)があります。
LegalWinにおいては,各事件に紐付いて作成するメモ(「業務メモ」と呼んでいます。)を作成することなどにより,簡単に見える化を実現することができます。

作業時間の短縮ということだけで見れば,いくら業務メモの作成にかかる手間を最小限にしたとしても,「作成しない」ことと比較すれば手間がかかるということにはなります。しかしながら,業務メモの作成等による業務の見える化は,かけた時間を上回る価値があります。

記憶の抜けもれによるトラブルが減る

事件の進行とともにこまめに業務メモを作成しておけば,いつ誰とどんなやりとりをしたかなどを記憶に頼る必要がなくなります。
後日問い合わせがあった際なども,メモに基づいて簡単に対応を行うことができるようになります。
また将来に向かっては,やるべきことをTODOとして残しておけば,必要なタイミングでシステムの側がリマインドを出してくれますので,忘れてしまうということを防止することができます。

情報が一覧できる

すべてを書き出すことで,ここさえ見ればいいという場所をつくることができます。
時系列に沿って情報が一覧できますので,あちこち情報を探す必要がなくなります。

情報共有が図れる

各人が作業記録である業務メモを作成していくことで,それぞれがどのような作業を行ったかが記録として残っていくことになります。
わざわざ別途報告の手間をかけなくても情報共有が行なえます。
また各自の作業内容が残されることで,業務の属人化を防止することもできます。属人化の防止は,担当者が入れ替わる場合の引き継ぎなどの際に,大きな効果を発揮します。

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