電子記録管理機能のブックマークメモでどこに何が書いてあったかが一目瞭然

LegalWinの電子記録管理機能の大きな特徴は、PDFに高精度のOCR処理を施すことで全文検索を行えるようにできることですが(全文検索システムについてはこちらの記事もご参照ください。)、さらにブックマークメモを活用することで事件処理を効率化することができます。

訴訟事件等で、大量の書面のやりとりが行われるようになると、どこに何が書いてあったのか全てを記憶のみで行うことは大変です。
従来であれば、付箋を貼ったり、線を引いたりして、記憶の助けとしていたと思われます。
このようなアナログ的な方法の弱点としては、一覧性に欠けるという点と、記録現物が手元になければ何もできないという点にあると思います。

LegalWinの電子記録管理機能では、各PDF毎にブックマークメモをつけることができ、上記の弱点を補うことができます。

PDFの本文はOCR処理により文字として扱うことができますので、ブックマークメモも本文内容からコピーアンドペーストすることができます。
これにより、重要な部分だけ抜き出した要約も手軽に作成することができます。

このブックマークメモは、各PDF毎に一覧できるだけでなく、事件全体のものを一覧表示することもできます。

事件全体の一覧画面を見れば、どの書面にどのようなブックマークメモが作成されているかが一目瞭然ですので、事件全体を俯瞰することができます。

事件の進行中に各書面毎にメモをつけておけば、尋問前の準備のときや最終準備書面作成時など、事案全体を振り返るときに、いちいち記録をひっくり返し直す必要がなく、スムースに事案の重要部分の把握を行うことができます。

弁護士の事件管理について考える(効率化、ツール)

表計算ソフトのExcelで事件管理できる?

弁護士が事件管理を行う際に,Excelで管理しているということも多いと思われます。
Excelは非常に優れたツールで柔軟に使えるという点,もともと業務で使っていて追加の出費が必要ないという点から,とりあえずはじめて,そのまま継続しているというケースも多いかと思います。

そのような場合,Excelでも一応事件の管理はできているのだから,わざわざ専用の事件管理ツールなど入れる必要がないのではないかとも思えてしまいます。

しかしながら,Excelはもともと表計算ソフトであり,効率的な事件管理を行うことは簡単ではありません(関数をいろいろと組み合わせたり,マクロを組んだりということを行うことでかなりのことができるようにはなると思われますが,そのようなことを行うこと自体がかなり大変ですし,限界もあります。)。

事件管理が「できる」ということと,「効率良くやれる」ということの間には大きな差があります。
専用の事件管理ツールであれば,Excelでの事件管理よりも格段に高い効率を実現出来る可能性が高いです。
自覚がないだけで,知らない間に非効率な作業を日々繰り返しているという可能性もありますので,効率的な管理とはどのようなものか,知っておくことには意味があると思います。

事務処理は繰り返し行うものなので,わずかな無駄も積み重なっていきます

弁護士の業務は,自分自身で行わなければならないものが多いことから,24時間しかない「自分の時間」をいかに有効活用するかが重要です。

その点では,日常的に繰り返し行っている作業の中に無駄な部分があると,積み重なって大きな差が生じてしまいますので,そのような無駄を優先的に排除していくべきです。

例えば,必要な情報がバラバラに保管されていると,求める情報を探すために,事務所の中・パソコンの中をあちこち探す手間がかかります。
これは,情報が適切な形で一つのところにまとめられてさえいれば,完全に排除できる時間です。

また何度も同じ情報を入力しているなど,同じ作業を繰り返している場面も多く見られます。
これは,適切なツールを用いていれば,意識しなくても避けることができます。

このような無駄な時間を減らすことができれば,その分もっと早くほかの仕事を進めることができます。またもっと早く仕事を終わらせてプライベートな時間を持つことができます。

では,具体的にはどのようにして無駄を排除してくことができるでしょうか。

情報を適切に整理して活用するには?

情報を適切に管理することができれば,従来のやり方ではやりたくてもできなかったことが新たにできるようになります。

デジタル化を進める(紙での管理の脱却)

そのためには,まず情報を扱いやすくするために,極力デジタル化することが重要です。

紙を用いたアナログなやり方ですと,検索ができなかったりで活用が難しいですし,その紙がある場所でしかその情報にアクセスできないという限界が生じてしまいます。
それに対し,情報がデジタル化されていれば,情報へのアクセスや加工が容易になります。
具体的には机上におけるようなスキャナーや,複合機のスキャン機能によって,紙の資料を極力PDF化する業務習慣を作っておくことをお勧めします。
複合機の機能にもよりますが,FAXを毎回紙に出力するのではなく,PDFファイルとして出力する機能もあり,このような設定にしておくと,時間だけでなくコピー用紙の節約にもなります。

専用ツールを用いる(Excelでの管理の脱却)

また,繰り返し同じ作業を行わないために,そのような無駄を省くことを実現している専用のツールを用いるべきです。
事件管理のシステムがあっても,使いにくかったり,入力しづらいものであれば,結局情報の集約が図れないため,システムの真価を発揮することができません。
この点弁護士向けの専用のツールであれば,情報入力の手間などにも配慮されているものもあり,その点に注意してサービスを選択すれば,情報をフル活用することができます。
具体的には,手持ち事件がそれぞれどの段階にあるのか,次回期日はいつで,次のやるべきことは何かなど,情報を様々な角度から一覧表示で確認したりすることができます。
その他,リマインド通知を行ったりと,Excelでは困難なことも簡単に実現可能です。

クラウド化を進める

その上で,情報へのアクセスをより容易にするために,クラウド化を進めることがお勧めです。
例えばクラウドでの一元管理を進めれば,Excelでの管理のように,事務所に行って,そのパソコンの,そのファイルを開かないと情報にアクセスできないということから解放されます。
クラウド化を進めておけば,新型コロナウィルスの感染拡大時のような,職場への移動が難しい状況でも,従来と変わらない形で事件の管理を進めることができます。

事件管理ツールはどう選ぶ?

以上から,少しでも時間の無駄をなくすためには,弁護士向けの時間管理ツールを用いるのが望ましいということがお分りいただけるかと思います。

もっとも,弁護士向けの事件管理ツールといっても,どう選んだらいいのかわからないという場合もあるかと思います。
インターネット上でよく見かける情報は,企業法務向けのサービスを提供しているところがまとめた情報が多く,一般民事の弁護士のためのツールについては,十分正確な情報がないというのが現状です。

したがって,ネット上の情報を鵜呑みにするのではなく,まずは実際に試用して触ってみることをおすすめします。
その上で,大きな差を感じない範囲で,より低価格のものを検討するというのが合理的かと思われます。
価格を高くすることは簡単ですが,その価格に見合った価値を生み出すことは簡単ではありません。触ってみて差を感じないならば,少なくともその価格差を埋めるだけの価値をまだ感じられていないということだからです。

LegalWinは,一般民事を取り扱う弁護士である開発者が,もともと自分の実務上の必要性から開発したツールを長年に渡って発展させてきたものです。
一般民事を取り扱う法律事務所において必要となる機能は何かということを考え抜いて作られ,改良を続けているものですので,機能の点では間違いがありません。

またLegalWinには,PDFをクラウドで管理して全文検索することができる機能や,タイムチャージ機能,通帳OCR機能など,従来のExcelでの管理では実現できない機能が多数あります。これらによって更に事務処理を効率化することができます。

価格も月あたり1480円からです。
従来の製品では考えられなかったこのような価格設定にしているのは,多くの方に効率の良い事件管理を行っていただきたいと考えているからです。

時間の点,費用の点でこれ以上損をされないように,従来のやり方から脱する決断を早めにしていただくことをお勧めします。

弁護士業務の効率化について考える

どうしたら業務の効率化が図れるのか
 〜作業の省力化と見える化(可視化)〜

いわゆる一般民事という分野ではそもそも事件自体が多種多様と言う特徴があり,そのような事件をどう進めていくかについても,弁護士により,事務所により様々です。それに加えて,事件の進め方には好みや合う合わないという問題もあります。
それでもなるべく多くの方にあてはまる「業務の効率化」を考えてみたいと思います。

大きく分ければ,まずは単純に作業の無駄を省くことによる効率化が挙げられます。
作業の無駄が省ければ,他の重要な仕事や仕事以外の事柄に回せる時間を増やすことができます。特に,弁護士の仕事はいかに質の高い判断を行うかが鍵というところがありますので,考える作業に十分に時間を確保することが必要だと思われます。

次に,業務を見える化(可視化)することによる効率化があると思います。
業務を見える化する過程で個人の頭の中の情報が可視化されることになるため,情報共有が効率化されます。
またこの可視化の際に,頭の中で記憶しておかなければならなかった情報が外部に書き出されるので,その分だけ頭の中の負荷が減って、思考や判断のためにリソースを割けるようになることも期待できます。
業務の見える化をどう行うかについては,マニュアル作成などの方法もあると思いますが,LegalWinでは,「業務メモ」で素早く事件の進捗や誰かとのやり取りを記録できるようになっていますので,見える化を簡単に実現できます。

作業の省力化について

同じ情報を何度もしなくていいようにする

業務効率化のために事件管理ツールを入れるわかりやすいメリットは,依頼者情報,事件情報など,一度入力した情報を他のさまざまな場面で再利用するということが挙げられます。
具体的には,主張書面を作成の際に事件名,事件番号が既に入力された状態でファイルを出力できるなどです。

頻繁に入力するものであればあるほど,省力化の効果が大きく発揮されることになります。
例えば,事件に関連したメモを作成するということはよくありますが,同じ相手とやりとりしたことがあるのであれば,次に入力する際には同じことを入力しなくて済むようになっている方が便利です。

細かなことのように思えますが,このようなメモの入力というのは日常的に繰り返し行う作業で,積み重ねによって大きな差が生まれてしまいます。そこで,LegalWinではこのような頻繁に行う作業の入力効率には特に配慮しています。

具体的には,一度入力した相手方の電話番号は自動的に入力されるようになっていたり,期日簿の期日を入力する際に,既に期日簿にデータがあるのであれば,その前回期日のデータに基づいて一部自動的に入力されているなど,実際に使用してみるとその快適さが分かる細かな工夫を積み重ねています。

一度目の入力も極力無駄を省く

上記のように一度入力したことのある情報については,入力作業を省くことができますが,初めて入力するものについては,「完全な省略」ということはできないということになります。
もっとも,一度目の入力においても,部分的に省力化できるところもあるはずです。

LegalWinでは,郵便番号を入れたら住所が当然途中まで自動入力されたり,氏名を入力する際に,ふりがなも可能な限り入力補助が行われたりと,必須の入力であっても極力入力作業が減るように工夫しています。

作業の見える化(可視化)

先に述べたように,事件管理ツールを利用して業務の効率化を図るためのもう一つの大きな意義として,作業の見える化(可視化)があります。
LegalWinにおいては,各事件に紐付いて作成するメモ(「業務メモ」と呼んでいます。)を作成したり、TODO機能を用いることなどにより,簡単に見える化を実現することができます。

作業時間の短縮ということだけで見れば,いくら手間を最小限にしたとしても,メモ等を「作成しない」ことと比較すれば手間がかかるということにはなります。しかしながら,メモの作成等による業務の見える化は,かけた時間を上回る価値があります。

記憶の抜けもれによるトラブルが減る

事件の進行とともにこまめにメモを作成しておけば,いつ誰とどんなやりとりをしたかなどが時系列に沿って後から簡単に把握できるようになりますので,記憶に頼る必要がなくなります。
後日問い合わせがあった際なども,情報を簡単に追うことができ,確かな情報に基づいて対応を行うことができるようになります。

情報が一覧できる

すべてを書き出すことで,ここさえ見ればいいという場所をつくることができます。
時系列に沿って情報が一覧できますので,あちこち情報を探す必要がなくなります。

情報共有が図れる

各人が作業記録である業務メモを作成していくことで,それぞれがどのような作業を行ったかが記録として残っていくことになります。
わざわざ別途報告の手間をかけなくても情報共有が行なえます。
また各自の作業内容が残されることで,業務の属人化を防止することもできます。属人化の防止は,担当者が入れ替わる場合の引き継ぎなどの際に,大きな効果を発揮します。

このように,情報を書き出すことには大きな効果があり,かけた手間を上回るメリットがあるといえます。
LegalWinでは,そのかかる手間もなるべく少なくなるように配慮しており,可視化によるメリットを最大限活用して業務の効率化を実現することができます。

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