電子記録管理機能のブックマークメモでどこに何が書いてあったかが一目瞭然

LegalWinの電子記録管理機能の大きな特徴は、PDFに高精度のOCR処理を施すことで全文検索を行えるようにできることですが(全文検索システムについてはこちらの記事もご参照ください。)、さらにブックマークメモを活用することで事件処理を効率化することができます。

訴訟事件等で、大量の書面のやりとりが行われるようになると、どこに何が書いてあったのか全てを記憶のみで行うことは大変です。
従来であれば、付箋を貼ったり、線を引いたりして、記憶の助けとしていたと思われます。
このようなアナログ的な方法の弱点としては、一覧性に欠けるという点と、記録現物が手元になければ何もできないという点にあると思います。

LegalWinの電子記録管理機能では、各PDF毎にブックマークメモをつけることができ、上記の弱点を補うことができます。

PDFの本文はOCR処理により文字として扱うことができますので、ブックマークメモも本文内容からコピーアンドペーストすることができます。
これにより、重要な部分だけ抜き出した要約も手軽に作成することができます。

このブックマークメモは、各PDF毎に一覧できるだけでなく、事件全体のものを一覧表示することもできます。

事件全体の一覧画面を見れば、どの書面にどのようなブックマークメモが作成されているかが一目瞭然ですので、事件全体を俯瞰することができます。

事件の進行中に各書面毎にメモをつけておけば、尋問前の準備のときや最終準備書面作成時など、事案全体を振り返るときに、いちいち記録をひっくり返し直す必要がなく、スムースに事案の重要部分の把握を行うことができます。

電子記録の行数目盛り表示、手書きでの書込み対応について

できること

LegalWinには、OCR処理が終わった電子記録(OCR処理等についてはこちらのページをご参照ください。)について、全文検索が行える以外にも「タブレット表示モード」というものがあり、下記のことができます。

・余計なメニューを極力表示しない画面構成で内容を閲覧する(タブレットでの閲覧に特に適しています)
・書面の行数をすぐに確認できるように、書面の上に定規のような目盛りを表示することができます(引用の際などに便利です)
・手書きでの書込みができます。書込みは自動で保存され、グループ化したりすることもできます。Undo操作などにも対応。文字や矢印を書き込んだり、マーカーとして書き込むことも可能です。

操作の様子などは、下記の動画をご参照ください。

電子記録管理機能(クラウド上でファイル管理)

LegalWinでは、別途外部のストレージサービスを用意しなくても、システム内に合計容量無制限でファイルを保存することができます(1ファイルあたり200メガバイトの制限はあります。)。
この機能の特徴は、以下のとおりです。
・PDFの内容をそのままブラウザ内で閲覧することができます。
・「OCR実行」というボタンから、PDFのOCR(文字認識)処理を行うことができます。
・OCR処理済みのファイルについては検索が可能になり、複数ファイルを横断して、何万ページもの記録があっても、瞬時に必要とするページを検索して読むことが可能になります。

毎月高額の費用をかけなくても、LegalWinなら、案件管理と連携した記録の全文検索システムを実現することができます。

ホーム画面

事件詳細メニューの中に「電子記録管理」というメニューがあり、そこから電子記録管理機能の画面に移動できます。

簡易な内容表示

画面上部のエリアはドラッグ・アンド・ドロップできるようになっていますので、アップロードしたいファイルを持っていくと、即座にクラウドにアップロードされます。
(エリアをクリックするとファイル選択のダイアログが表示されますので、そこからアップロードするファイルを選択することもできます。)
アップロードしたファイルは中央下部に一覧で表示されます。
ダウンロードしたり、削除したりということもできますが、PDFファイルと一部の画像ファイル(.jpg,.jpeg,.pngファイル)については、ブラウザ内で即座に内容を表示させることができます。

管財事件の開始決定等、何度も内容を確認する資料を置いておくと、いちいちPCの中を探す必要なく、LegalWinの画面内で即座に内容を確認できて便利です。

操作の全体を示した動画もありますので、参考にされてください。

OCR処理

アップロードしたファイルがPDFの場合(ファイル名の拡張子で判別します)、電子記録管理機能のホーム画面のファイル一覧には、緑色の「OCR実行」ボタンが表示されます。
同ボタンを押すと、OCR処理が行われ、処理が終わると画面上に通知が表示されます。
(この処理には少々お時間をいただきますが、その間他の画面に移動するなどして他の作業を行うことができます。)

OCR処理が終わったファイルの内容表示

OCR処理が終わると、「OCR結果確認」ボタンが画面上に表示されます。
そこから、OCR認識が終了した記録の内容表示画面に移動できます。
(この画面で記録の内容部分をクリックすると、大きく拡大表示することができます)

画面右上の「OCRテキスト表示」ボタンを押すと、画面右半分にOCRで認識されたテキストが表示されます。
また「ブックマーク追加・編集」ボタンを押すと、メモを追加する画面が表示されます(既に同ページにメモを作成済みの場合には、そのメモも表示されます。)。
左半分に表示される記録の内容を見ながら、後から見返すときのためにメモを残しておくことができます。
このブックマークは、あとから一覧することができ、即座にメモをとったページに移動することができます。

OCR処理が終わっている記録については、ファイルの内容で検索が可能となります。
当該事件の記録全体から検索を行うことができますので、記録を一つ一つ探していかなくても、一気に情報を探すことができます。
なお、ファイル名で絞り込みを行いたい場合は、下記画像のようにファイル名を入力する欄に入力することで絞り込みをすることができます。

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