アナログの付箋を置き換えるブックマークメモ

事件の記録が大量になってきた場合などは、「後でまた見たい」と思った箇所に線を引いたり付箋を貼っておくということを行ったりすると思います。

LegalWinの電子記録管理機能では、PDFに高精度のOCR処理を施すことで全文検索を行えるようにすることができるとともに(全文検索システムについてはこちらの記事もご参照ください。)、「ブックマークメモ」を残しておくことができますので、もうアナログの付箋を貼っておく必要がなくなります。

「ブックマークメモ」については下記で詳しく述べますが、記録から内容をコピーアンドペーストするなどして簡単に作成できるメモのことで、記録の当該箇所にジャンプするリンクとしても機能します。
これにより付箋と同じような機能を果たすのはもちろん、さらに事件の記録全体のブックマークメモだけを一覧表示することもできますので、自分なりに作成した事案全体の概要をざっと眺めるということも可能になります。
従来のアナログの付箋の場合、弱点としては、一覧性に欠けるという点と、記録現物が手元になければ何もできないという点がありましたが、ブックマークメモであればこのような弱点は当てはまりません。

PDFの本文はOCR処理により文字として扱うことができますので、ブックマークメモも本文内容からコピーアンドペーストすることができます。
これにより、重要な部分だけ抜き出した要約も手軽に作成することができます。

事件全体の一覧画面を見れば、どの書面にどのようなブックマークメモが作成されているかが一目瞭然ですので、事件全体を俯瞰することができます。

役に立つ場面の例

事件の進行中に各書面毎にメモをつけておけば、尋問前の準備のときや最終準備書面作成時など、事案全体を振り返るときに、いちいち記録をひっくり返し直す必要がなく、スムースに事案の重要部分の把握を行うことができるようになります。
記録が大量にある事件でも、物理的な記録をすべて持ち運ぶ必要はありません。自宅からでも、LegalWinならすべての情報にアクセスすることができます。

PDFのブックマーク機能を使う

LegalWinの文書管理機能では、アップロードしたPDFの各ページにブックマーク(メモ)を作成することができます。
作成したブックマーク(メモ)は,文書ごとに見ることもできますし,ライブラリ内の全文書のものを一覧することもできます。
よく使う情報については,ブックマーク(メモ)を残しておけば,どこにいるか,パソコンを使っているかタブレットを使っているかなどを問わず,すぐにアクセスすることができます。

ブックマークの追加・編集

各ページの表示画面では、ブックマークの追加・編集を行うことができます。
「ブックマークの追加・編集」ボタンを押すと、文書内容のとなりに新たにブックマーク(メモ)を作成する画面と、そのページに既に作成されているブックマーク(メモ)が表示されます。

ブックマーク一覧画面

各ページで作成したブックマーク(メモ)は、各文書ごとに一覧表示することができるとともに、アップロードした文書全体で、ブックマークを一覧表示することができます。
ライブラリ全体のブックマーク一覧画面では、アップロードした文書全体のブックマークが作成日時順に近いものから一覧表示されますので、よく使う文書のよく使うページを登録しておけば、アクセス頻度の高い資料にすぐにアクセスすることができるようになります。

PDF全文書検索システムを使ってみる

LegalWinでは、画面上部の「お役立ち機能」の中にある「文書クラウド管理」メニューから、PDF文書をクラウド上にアップロードすることができます。
アップロードしたPDFについては、高精度のOCR処理が施され(もともとテキスト情報が含まれている文書については、そのテキスト情報を用います。)、アップロード済みのすべての文書を対象とした検索を行うことができるようになります。
※アップロードしたファイルには、アップロードを行ったアカウントのみアクセスすることができます。

HOME(文書一覧)画面

PDFファイルのアップロードを行うとともに、アップロード済みのファイルが一覧できる画面です。
※アップロード後、OCR処理等を行いますので、その処理に時間を要します。所要時間は目安として5頁あたり1~2分ほどとなります。処理が終了しましたら画面上の通知でお知らせしますので、他の画面に移動するなどしていただいて大丈夫です。
数百ページある資料などの場合それなりの時間を要することにはなりますが、これを一度行っておけば、その後検索によって必要な情報を自由に利用できる状態となりますので、情報がいわば「資産」として積みあがっていくことになります。

検索窓に検索ワードを入力すると、クラウド上で管理しているPDF全体を対象に検索を行うことができます(OR検索や-検索も可能です。)。

検索結果表示画面

検索窓に入力すると、アップロードしたPDF全体を検索した結果が表示されます。
検索結果のうち、検索ワードにヒットした箇所は、赤くハイライト表示されます。
ヒットした文書名と該当ページが表示されるので、そのリンクから該当ページに直接ジャンプすることができます。
その際、新しいタブで開くようにすると、検索結果ページを維持したまま内容の確認を行うことが可能です。

各ページの表示画面

文書内の各ページの表示画面では、文書の内容をそのままブラウザで閲覧することができます。
画面内の「OCRテキストを表示」ボタンを押すと、文書内容のとなりにOCRテキストが表示されます。
表示されたOCRテキストは「編集」ボタンを押すと編集できますので、OCR認識結果を修正することもできます。
またOCRテキストはコピー・ペーストもできますので、書面の内容を引用する際や、ブックマークメモを作成する際に便利です。

各ページの表示画面では、キーボードの左右キーで前後のページに移動することができます。
またページ数を検索窓に入力することで、当該ページにジャンプすることなどができます。

PDFにOCR処理をして、本文も含めて全てのファイルを横断して串刺し検索する

 辞書的に使う分厚い資料が自由に検索できたらいいなと思いませんか。
 LegalWinには、PDFのタイトルだけでなく本文も自在に検索できるようにする機能があります。
 OCR処理も行われますので、ただスキャンしてアップロードしておくだけで、強力な検索機能によって全文検索できるようになります。
 全ての資料を対象に検索しますので、関連する情報が複数資料にまたがっていても、問題なく検索できます。検索対象のページ数が数万を超えていても、瞬時に目的の情報を表示することができます。
 これにより、PDFをLegalWinに放り込んでおきさえすれば、縦横無尽に検索を行えるようになりますので、資料の分類や整理が不要になり、革命的に便利になります。
 PDFは合計容量無制限(※)でクラウドに保存できますので、どこからでも参照できる資料置き場としても便利にご利用いただけます。

※なお1ファイルごとの容量制限はあります。ベーシックプラン以上のご契約の弁護士アカウントで利用可能となります。登録後7日間はプランに関わらず試用可能です。

すべきことは、PDFを用意してアップロードすることだけ

 利用者にやっていただくことは、スキャンするなどしてPDFを用意していただいて、アップロードすることだけです。
 初回だけOCR等の処理に時間がかかりますが、アップロードが終わったことだけ確認していただければ(アップロードにかかる時間はファイル容量と通信速度によりますが、例えば100メガくらいのファイルになりますとそれなりにお待ちいただく必要があります。)、その後は他の画面に移動しても大丈夫です。じっと同じ画面で待っていただく必要はありません(OCR処理については、どの画面にいても処理が終わった旨は画面に表示される通知で知ることができます)。

 具体的な画面の説明です。
 PDFのアップロードは、画面上部の「お役立ち機能」の中の「文書クラウド管理」メニューをクリックした先の画面で行います。
 PDFをエリアにドラッグ・アンド・ドロップなどしていただくとアップロードされます。ファイル容量が大きい場合には、アップロード処理に少し時間がかかる場合がありますが、処理が終わったらそのように通知が表示されますので、それまで少しその画面でお待ち下さい。
(アップロードが終わったとの通知が表示された後は、違う画面に移動していただいて大丈夫となります。)

 PDFのページ数に応じてOCR処理には、一定の時間がかかりますが、OCR処理が終わったら、画面上部に通知が表示されますので、その通知により知ることができます。
 どの画面からでも、この通知部分から直接文書内容に移動することができます。

資料の検索

本文テキストでの検索

 処理が終わった資料については、キーワードを入力することで、そのキーワードを本文に含む資料を検索することができるようになります。
 「文書クラウド管理(PDF全文検索システム)」という記載の下に検索窓があります。
 この検索窓に検索したい単語を入力して、検索ボタンを押してください。
 一般的な検索エンジンと同様、スペース区切りで複数単語を入力することでAND検索、単語の前に「ー」(マイナス)をつけることでNOT検索(その単語を含まない文書の検索)ができます。

資料のタイトルでの検索

 あらかじめ閲覧したい資料のタイトルが分かっている場合は、そのタイトルで絞り込みをするのが効率的です。
 下記画像のように、アップロードされた文書一覧の上の部分に、文書名で絞り込みをするための入力欄がありますので、「絞込」ボタンで絞り込みを行うことができます。


文書内容の閲覧

 検索結果からそのまま内容閲覧ページに移動したり、ページ数を直接入力して閲覧したいページにジャンプしたり、左右キーで前後のページに素早く移動したりと情報の閲覧も自由自在です。
 画像部分をクリックすると拡大表示されますので、じっくり内容を見たいページについては、拡大して閲覧することができます。
 OCR認識結果を画像と隣り合わせで表示することもできます(最初からテキストを含んでいるPDFについては、当該テキストを認識結果として用います)。

ブックマークメモの作成

 画面の右半分では、ブックマークメモを表示・作成することができます。
 ブックマークメモをつけておけば、資料ごとのブックマーク、ライブラリ全体のブックマークを一覧表示することができますので、あとから同じ箇所を参照するのが簡単になります。

 これらの一連の機能により、それまでバラバラに存在しているに過ぎなかったPDFが、あたかも全体として利用者専用の一つのライブラリーであるかのように縦横無尽に活用することができるものになります。

 分厚い資料や大量の資料についても、検索可能になることで、必要な情報を探す時間の大幅な削減が期待できます。
(なおこの機能については文書の共有はできませんので、事務所内共有の設定に関わらず、アップロードした文書の閲覧ができるのは、ご自分のみです。事務員等と共有したい特定の事件の記録等のファイルについては、電子記録管理機能にて共有することができます。)

文書クラウド管理機能の詳細については、こちらのページもご参照ください

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