PDFのブックマーク機能を使う

LegalWinの文書管理機能では、アップロードしたPDFの各ページにブックマーク(メモ)を作成することができます。
作成したブックマーク(メモ)は,文書ごとに見ることもできますし,ライブラリ内の全文書のものを一覧することもできます。
よく使う情報については,ブックマーク(メモ)を残しておけば,どこにいるか,パソコンを使っているかタブレットを使っているかなどを問わず,すぐにアクセスすることができます。

ブックマークの追加・編集

各ページの表示画面では、ブックマークの追加・編集を行うことができます。
「ブックマークの追加・編集」ボタンを押すと、文書内容のとなりに新たにブックマーク(メモ)を作成する画面と、そのページに既に作成されているブックマーク(メモ)が表示されます。

ブックマーク一覧画面

各ページで作成したブックマーク(メモ)は、各文書ごとに一覧表示することができるとともに、アップロードした文書全体で、ブックマークを一覧表示することができます。
ライブラリ全体のブックマーク一覧画面では、アップロードした文書全体のブックマークが作成日時順に近いものから一覧表示されますので、よく使う文書のよく使うページを登録しておけば、アクセス頻度の高い資料にすぐにアクセスすることができるようになります。

PDF全文書検索システムを使ってみる

LegalWinでは、「文書OCR」メニューから投入したPDFについては、OCR処理が施され(もともとテキスト情報が含まれている文書については、そのテキスト情報を用います。)、アップロード済みのすべての文書を対象とした検索を行うことができます。

文書一覧画面

PDFファイルのアップロードを行うとともに、アップロード済みのファイルが一覧できる画面です。
検索窓に検索ワードを入力して、アップロード済みのファイル全体から全文検索を行うことができます(OR検索や-検索も可能です。)。
この画面から、アップロードしたファイル全体のブックマークを一覧する画面に移動することができます。
※アップロードしたファイルには、アップロードを行ったアカウントのみアクセスすることができます。

検索結果表示画面

入力した検索ワードに基づき、アップロードしたファイル全体を検索した結果が表示されます。
検索結果のうち、検索ワードにヒットした箇所は、赤くハイライト表示されます。
ヒットした文書名と該当ページが表示されるので、そのリンクから該当ページにジャンプすることができます。

各ページの表示画面

文書内の各ページの表示画面では、文書の内容をそのままLegalWin内で閲覧することができます。
画面内の「OCRテキストを表示」ボタンを押すと、文書内容のとなりにOCRテキストを表示することができます。
かかるOCRテキストは編集できますし、もちろんコピー・ペーストもできます。
各ページの表示画面では、キーボードの左右キーで前後のページに移動することができます。
またページ数を検索窓に入力することで、当該ページにジャンプすることなどができます。

PDF文書を全文検索可能な状態にしてクラウド上で一元管理する(弁護士アカウント限定)

 LegalWinには、PDFにOCR処理を施して、全文検索可能にする機能があります(ベーシックプラン以上のご契約の弁護士アカウントで利用可能となります。登録後7日間はプランに関わらず試用可能です。)。
 OCR処理されたPDFはクラウド上で一元的に管理できるので、デバイスを問わず、いつでも、どこからでも、求める情報へのアクセスが可能になります。
 全文検索システムとなっていますので、1つの文書だけでなく、アップロード済みのすべてのPDFの本文を対象に、検索を行うことができます。
 各文書のページ毎にブックマーク(メモ)をつけておくこともできるので、後から見返すこともカンタンです。
 これらの複数文書を対象とした全文検索システム、ページジャンプ機能、柔軟なブックマークメモなどにより、ごく普通のPDFをあたかも電子書籍であるかのように縦横無尽に活用することができるようになります。
 分厚い資料や大量の資料についても、必要な情報を探す時間の大幅な削減が期待できます。
(なおLegalWin内で文書の共有はできませんので、事務所内共有の設定に関わらず、アップロードした文書の閲覧ができるのは、ご自分のみです。)

 PDFのアップロードは、画面上部の「文書検索」メニューをクリックした先の画面で行います。

文書検索画面での操作の実際は、下記動画をご参照ください

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