破産管財事件向けに通帳をOCRして月別収支、金額の大きい取引を表示する

LegalWinでは、破産管財事件において通帳OCR機能を使うと、複数の銀行を横断した月別の収支の確認や金額の大きな取引をピックアップすることができます。

事件カテゴリが任意整理、破産、再生、管財のいずれかになっていると、事件詳細メニューに「通帳OCR」というメニューが表示されます(後見事件向けOCRとは異なり、この画面から直接OCR画面に移動できます。)。

「通帳OCR(管財・破産等用)の画面が表示されたら、画面内の指示に従って、まずは銀行の情報を登録します(支店名と最終記帳日は任意です。区別の必要があるようでしたら入力してください。)。
銀行情報が登録されると、「OCR画面へ」というボタンが現れますので、そこから通帳PDFをアップロードしてください(なお、OCR処理が終わり、取引が登録された銀行については「取引入力画面へ」というボタンのみが表示されます。再度OCRを行いたいという場合は、銀行を改めて追加してください。)。

アップロードされたPDFのOCR処理が終わると、取引として登録され、通知が表示されます。
「OCR画面へ」ボタンを押して移動すると、状況が表示されます。
※各銀行ごとに通帳のレイアウトが異なることから、通帳OCR機能は、 銀行ごとの対応となります。表示されている銀行と投入したPDFの銀行がずれていると正しく認識されませんので、ご注意ください。
現時点で通帳OCR機能が利用できるのは、銀行口座作成時に選択肢として表示される12行です(現在、さわやか信用金庫、東日本銀行、城南信用金庫、横浜信用金庫はデータの数が少ないため、他と比べ認識可能性、精度の点で不十分となっております。しくみ的に、データが集まるほど精度を高めることができますので、認識失敗に終わったPDFについても、スキャン画質等の問題がなければ次第に認識可能となっていきます。)。

OCR処理が成功した場合、取引確認画面は以下のように表示されます。

各銀行の取引は集計されて「収支分析」欄に表示されます。

月別に集計されて表示される支出、収入、収支を見れば、時期ごとの経済活動の状況を大きく把握することができます。
また出金、入金別に金額の大きい取引が10ずつ抽出されるので、大きな動きがあった取引に注目することができます。
なお、これらの集計やピックアップの対象としたくない取引については、取引入力画面において、「支払(入金)先」を「繰越残高」としていただけますと、対象から外すことができます(取引入力画面で「変更を保存」ボタンを押すのを忘れないようにご注意ください。)。

破産事件や管財事件では、ある特定の時期の収支の状況がどうなっていたか(増加傾向に合ったのか、減少傾向にあったのかなど)を把握したいものです。
その場合、多額の現金を手元で運用しているということは通常ないので(仮にあった場合、それはそれでなぜそのようなことをしていたのかを確認する必要があるでしょう)、各銀行口座に現れる入出金によって確認することになります。銀行口座が複数にわたる場合、全体の収支状況を把握して不自然な点がないかを確認するのには、経験や慣れが必要ですが、上記のように集計して表示されれば一目瞭然です。
またチェックすべき不自然な入出金は、通常金額の大きなものが中心となりますので、上記のように金額の大きな取引が抽出されていれば、まずそこからチェックしていけば効率的に確認をすることができます。

従来のやり方(Excelなど)で管理している依頼者を一括インポートする

新しくLegalWinでの事件管理を始める際に、依頼者を一人ずつではなく、複数人一気に登録したいということがあると思います。
のような際には、依頼者一覧の項目に合わせてExcelデータを作り、コピー・ペーストをすることで一気に登録をすることができます。

依頼者一覧の項目は、以下のとおりです。
姓、名、姓(ふりがな)、名(ふりがな)、郵便番号、都道府県、市町村、番地、建物となっています。

上記項目に合わせてExcel形式でデータを整えます。
なお、依頼者の姓の頭文字で事件を選択するためにはふりがなが入力されていないと表示されないので、ふりがなもひらがなで入力していただきますようお願いします。

項目を整えたExcel上でデータを選択して、コピーしておきます。
もう一度、LegalWinの依頼者一覧画面に戻り、「行を追加」ボタンを押して追加すべき行を作成します。
追加した空白行にカーソルを合わせて、CTRLキー+Vキー(windowsの場合)でデータを貼り付けます。
(注:右クリックの「貼り付け」は灰色になって選択することはできませんが、ショートカットキーでの貼り付けは機能します)
データが貼り付けられたことが確認できたら、「変更を保存」ボタンで保存します。
一連の動作は、下記の画像、動画を参考にしてください。

PDF文書を全文検索可能な状態にしてクラウド上で一元管理する(弁護士アカウント限定)

 LegalWinには、PDFにOCR処理を施して、全文検索可能にする機能があります(ベーシックプラン以上のご契約の弁護士アカウントで利用可能となります。登録後7日間はプランに関わらず試用可能です。)。
 OCR処理されたPDFはクラウド上で一元的に管理できるので、デバイスを問わず、いつでも、どこからでも、求める情報へのアクセスが可能になります。
 全文検索システムとなっていますので、1つの文書だけでなく、アップロード済みのすべてのPDFの本文を対象に、検索を行うことができます。
 各文書のページ毎にブックマーク(メモ)をつけておくこともできるので、後から見返すこともカンタンです。
 これらの複数文書を対象とした全文検索システム、ページジャンプ機能、柔軟なブックマークメモなどにより、ごく普通のPDFをあたかも電子書籍であるかのように縦横無尽に活用することができるようになります。
 分厚い資料や大量の資料についても、必要な情報を探す時間の大幅な削減が期待できます。
(なおLegalWin内で文書の共有はできませんので、事務所内共有の設定に関わらず、アップロードした文書の閲覧ができるのは、ご自分のみです。)

 PDFのアップロードは、画面上部の「文書検索」メニューをクリックした先の画面で行います。

文書検索画面での操作の実際は、下記動画をご参照ください

業務メモの使い方

LegalWinでは、「業務メモ」という機能で、事件の日常的な進捗を素早く簡単に記録していきます。これにより、作業内容が「見える化」され、あたかもタイムラインのように事件の進捗をひと目で把握することができるようになります。

一見すると、このようにいちいちメモを作成していくのは面倒と思われるかもしれません。
もっとも、作業記録が業務メモに逐一残されていると、以下のような効果を発揮します。

まず、その事件の必要な情報がすべて業務メモに記録されていることになりますので、頭の中でその情報を保持しておく必要がなくなります。
このような状態ができあがりますと、判断や思考に集中しやすくなるということも期待できますが、それだけではなく、外部からの問い合わせへの対応の際も、記憶に頼らず確実な情報に基づいて行うことができますので、非常に助かります。

業務メモを見れば、過去の時系列も含めてその事件の当時の状態が一覧できますので、ある時点で誰が何をしたのかなども容易に判断できるようになります。

そして、業務メモによる作業記録は、各人の作業内容の可視化でもあります。
共同作業を行う際に、誰が何をどこまでやったのかなどが記録されていることになりますので、別途確認や報告の手間をかけることなく、互いに進捗を把握することができるようになります。

このように細かく記録を残すというのが合う合わないというのもあるかもしれませんが、「業務メモにすべてが記録されている」状態の安心感・快適さを一度お試しいただければと思います。
記録を残すというのに慣れていない場合、最初は記録の粒度を粗目にしておいて、まずは「メモを残す」というのを習慣化するということをオススメします。

せっかく事件管理システムがあっても、簡単に入力できるようになっていないと結局記録が残らないということになってしまいます。
そこで、LegalWinでは、業務メモの入力の際に極力手間がかからないように工夫をしています。目的の事件を片手操作で素早く呼び出せる画面設計や、業務メモ作成時の様々な入力補完機能は、その具体例です。

基本的な使い方 事件の進行を記録

 事件詳細画面のデフォルトは業務メモの表示・入力画面となっており、一番上部は常に入力可能な状態になっています。
 デフォルトで作成者欄には自分の名前が入力されていますので、電話のメモであれば「相手方」欄と「電話番号」欄を入力して「内容」欄に内容を記入していきます。
 「新規メモ追加」ボタンを押すと業務メモが新たに作成され、作成されたメモはその下に時系列順に新しいものから並びます。
 電話でのやりとり以外にも、その時点の進捗として記録に残しておきたい場合は、「進捗メモ」として記録しておくと便利です。

TIPS1 自動入力により、入力の手間を省けます

 相手方欄をクリックすると、依頼者、依頼者携帯番号、裁判所、相手方代理人が入力候補として表示されます。これらについては、それぞれ依頼者情報、事件情報、関係者情報に情報が入力してあると、相手方欄からフォーカスが外れたタイミングでその情報が電話番号欄に自動的に入力されます。
 その他、一度業務メモに入力したことのある相手方についても、同じように入力候補として表示され、その名前を選択すると、最後に入力したときの電話番号が電話番号欄に自動的に入力されます。
 この2つの入力補完によって、一度入力済みの情報は、次回からはマウスで選択していくだけで自動的に入力することができます。

TIPS2 電話で依頼者へ折返しが必要な案件は、「要折返し」を表示できます

 業務メモを作成するときに、「受信」、「発信」または「要折返し」の中から選択することができます(デフォルトは「受信」となっています。)。
 「要折返し」とされた業務メモは、目立つように赤い文字で表示されます。
 また、「業務メモ一覧画面」では、「要折返しのみ表示」ボタンを押すと、折返しが必要なメモだけが表示されます。これにより、対応が必要なものから優先的に対応していくことができます。

TIPS3 目立たせたい部分を赤い文字で表示できます

 業務メモのうち、強調したい部分だけを赤い文字で表示して、目立たせることができます。
 やり方は、強調したい文字の前後を「*」(全角のアスタリスク)で挟むだけです。

TIPS4 全事件を通して時系列で見ることで、手持ち事件全体の進捗が把握できます(業務メモ一覧)

 画面最上部のメニュー中の「業務メモ一覧」を選択すると、業務メモだけが一覧表示される画面に移動します。
 業務メモ一覧画面では、個別の事件ごとではなく、表示弁護士が担当している事件全てを通して、時系列順に新しいものから順に業務メモが表示されます。この画面を見れば、表示弁護士の手持事件全体の進捗が把握できます。

TIPS5 相手方ごとに絞り込みを行うことで、過去のやりとりを簡単に把握できます
 特定の相手方とのやりとりのみを時系列で見ることができるように、業務メモには、相手方の絞り込み機能があります。

 「絞込」と表示されているフォームにマウスを合わせると、当該事件で過去にやり取りした相手方が選択肢として表示されます(文字を入力するごとに選択肢は絞り込まれます)。その中から選択して「検索」ボタンを押すと、その相手方とのやりとりのみが表示されますので、過去にどのようなやり取りをしてきたのかを簡単に把握することが出来ます。

TIPS6 あなたが不在の間、他の人が書いた業務メモを登録メールアドレス宛に送信できます

 アカウント設定の画面の左半分の最下部に、「他の人が作成した業務メモをメールで受信する」というチェックを入れるボックスがあります。
 そこにチェックを入れておくと、自分以外の人が業務メモを作成した場合に、自分のメールアドレス宛に業務メモの内容がメールで届きます。
 リモートワークの場合や事務所を離れる時間が多い人の場合、ここにチェックを入れておくと、事務所にいなくても、ほぼリアルタイムで手持ち事件がどのように進行しているかを把握することが出来ます。
 メモ作成者の側は、業務メモを作成するだけで、報告も兼ねることができるので、別途連絡する手間を省くことができます。

 チェックを入れた後、右下の「更新する」ボタンを忘れずに押して、変更を反映させてください。

こんな場面でLegalWin(リーガルウィン)

 このページでは、LegalWinが役に立つ主な場面と、導入によって事務フローがどう変わるのかをご紹介します。

1.弁護士と事務員との間の情報共有の効率化を図りたい

従来のやり方の例①
 外部からの電話については、紙の電話帳を使っています。
→その都度メモするのは問題ありませんが、後になって「○○さんからの問い合わせっていつあった?」と聞かれても、探すのが大変でした。

LegalWin導入後
 事務員は、外部からの電話があった際のやりとりを業務メモに記録していきます。
 簡単操作で目的の事件を表示し、当該事件の項目にメモを記録しておけば、その事件の中だけでなく、全事件を通して新しいものから一覧で表示されます。
 事件詳細画面では、電話の相手方ごとに絞り込みができますので、過去のメモにも簡単にたどり着くことができます。

従来のやり方の例②
 弁護士が不在のときの電話は、事務員が事務所で受けて、弁護士に伝えます。紙の電話メモ帳にメモした後、急ぎの用件については、事務員が弁護士にすぐ電話しています。急ぎのものでなければ、弁護士が事務所に戻ってきた際に電話メモ帳を見せます。
→電話帳へのメモとは別に改めて電話しなければならないのも手間ですが、それに加えて、急ぎの用件かどうかの判断を事務員がしなければならなくて、事務員に負担をかけてしまっていました。

LegalWin導入後
 他の人が作成した業務メモをメールで通知するように設定しておけば、事務員が業務メモを追加した時点で、弁護士に向けて業務メモの内容がメールで送信されます。
 これにより、事務員は改めてわざわざ弁護士に伝える手間をかける必要はなく、弁護士もリアルタイムに業務メモの内容を把握することができます。急ぎの用件であれば、弁護士はすぐに対応を事務員に向けて連絡することができます。

2.同じ事務所の(アソシエイト)弁護士と事件を共同で進めたい

従来のやり方の例①
 アソシエイトは折を見てボスに対して事件の進捗の報告を行います。
→アソシエイトの側は、忙しそうなボスに対していつ報告すればいいのか、様子を伺う必要がありました。一方ボスの側は、いつアソシエイトが報告をしてくれるのか、今どのように事件が進んでいるのかを常に気にしている必要がありました。

LegalWin導入後
 アソシエイトは外部とのやり取りや進捗をその都度業務メモに記録していきます。わざわざ報告のためだけに機会を作る必要がなくなり、自分の備忘のためのメモが、ボスへの報告も兼ねることになります。
 ボスは、自分のタイミングで業務メモ一覧画面や当該事件の業務メモを見れば、事件がどのように進捗しているのかを把握することができます。メールが送信されるように設定しておけば、自分から見に行かなくても、動きがある都度メールが届きます。

従来のやり方の例②
 ボスは、これをやってほしいということがあった場合には、折を見てアソシエイトを呼んで、伝えます。
→双方それぞれ独自に動いている中、指示を出す機会を作る必要があり、また指示を出した後、それがどこまで進んだのか、終わったのなどを確認する必要がありました。

LegalWin導入後
 ボスは、担当者をアソシエイトに設定したTODOを作成することで、やってもらいたいことを伝えることができます。
 アソシエイトの画面では、ボスがTODOを設定したことがナビゲーションメニューで通知されるので、指示を見逃すことはありません。当該TODOにとりかかったら、TODOのステータスを「作業中」に変更し、当該TODOをやり終えたら「終了」に変更すれば、TODOにとりかかっている状態であることや、やり終えたということがボスに伝わります。

3.他の事務所の弁護士と事件を共同受任することになった。進捗等を共有したい

従来のやり方の例
 A弁護士とB弁護士は、定期的に打ち合わせや電話をして、事件の進め方について協議します。
→今後どう進めるかの協議の前に、ここまでの進捗の共有の必要がありました。

LegalWin導入後
 LegalWinを通じて、共同で受任している事件について情報を共有することができます。
 それぞれが自分の画面で業務メモやTODOの操作をすることで、事件の進捗ややるべきことをリアルタイムに共有できるので、打ち合わせの際には、情報が共有できた状態からスタートすることができます。
 事件管理機能については、フリープランで事件数30件まで使うことができるので、無駄な費用をかけずに情報共有を行うことができます。

登録済みの依頼者の事件を追加する

 既に登録済みの依頼者から、再び別途事件を受任した場合などの場合に、その依頼者に紐づいた事件を追加することができます。
 調停から訴訟に移行した場合や、一審から控訴審に移行した場合など、事件情報を引き継いで新たに事件を追加したい場合は作成済みの事件の情報を引き継ぎ、新たに事件を作成することも可能です。

依頼者詳細画面から追加する

 依頼者詳細画面の右半分には、当該依頼者の事件が一覧表示されます。
 「この依頼者の事件を追加」というボタンを押すと、事件を追加することができます。

事件詳細画面から追加する

 既に作成されている事件の、事件詳細画面の最左部のメニューの中に「事件新規作成」ボタンがあります。そのボタンをクリックすると、「この依頼者の事件を新規に作成」という項目があるので、そちらをクリック。
 そうすると、当該依頼者に紐づいた、全く新しい事件が作成されます。
 なお、調停事件が訴訟に移行した場合や、上級審に移行した場合など、現在表示している事件の情報を引き継いで新しい事件を作成したい場合は、「事件情報を引継いで作成」を選択します。

作成済みの事件の情報を引き継ぎ、新たに事件を作成する

事件を作成した後,事件が進んで交渉段階から調停,訴訟へ移行した場合などに,事件関係者等の情報を引き継いで新たに事件を作成することができます(事件番号等の関係で,LegalWinでは審級ごとに別事件として扱います)。

事件詳細画面の最左部のメニューの中に「事件新規作成」ボタンがあります。そのボタンを押すと,「事件情報を引継いで作成」という項目がありますので,そちらをクリック。
そうすると,元の事件で入力されていた,相手方,相手方代理人等の事件関係者の情報が引き継がれた状態で,新しい事件が作成されます。

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