事務所内共有をしている弁護士の事件のうち、自分の担当しているものだけを一覧に表示する設定

同じ事務所の弁護士の方については、事務所内共有を行うことで、情報を互いに共有することができるようになります。
その場合、原則として事件の表示は、「表示弁護士」という項目を基準に行われ、例えば「事件一覧」画面には、「表示弁護士」の事件がすべて表示されることになります。

多くの場合、このような形で表示するのが効率的と考えられますが、事務所の事件の割り振り方によっては、異なるやり方の方が効率的ということはあり得ます。
例えば、事務員の方の担当事件が、必ずしも弁護士ごとに決められるわけではないというやり方の場合、「表示弁護士」の事件が表示されるということですと、担当外の事件が表示されてしまってその部分が邪魔になるとともに、自分の担当する他の弁護士の事件を表示するためには、「表示弁護士」を切り替えなければならないという手間が生じます。

そこで、事務所内共有を行っている場合の事件の表示について、事件表示モードを切り替えられるような設定を導入しました。
具体的には、画面右上にある「設定」ー「アカウント設定」の画面の中の、「承認済みの事務所内共有」の「事件表示モード」を「例外に切替」ボタンで切り替えます。

これにより、事件表示の仕方が以下のように変わります。

通常:画面左上に表示される「表示弁護士」の事件が事件一覧等に表示されます。他の弁護士の事件を表示するには、「表示弁護士」を切り替えます。

切替後:画面左上に表示される「表示弁護士」との関係で事件表示モードが切り替えられている場合、事件一覧等には、事務所内共有の設定をしている弁護士の事件のうち、自分が担当となっている事件(事件詳細画面において、「担当事務員」ないしは「関与弁護士」として設定がされている事件)が表示されます。「表示弁護士」の事件以外の事件も表示されます(ただし、事件の作成は「表示弁護士」を基準に行いますので、他の弁護士の事件を作成する場合には、「表示弁護士」の切替が必要となります。)

売上管理機能

事件ごとの売上の記録

各事件ごとに売上を記録しておくと、全事件を通じた売上の合計を一覧で確認することが出来ます。

各事件ごとに着手金や成功報酬を記録していきます。
消費税の計算や、源泉処理などもマウスでクリックするだけで簡単に行うことが出来ます。
ここから請求書や領収書を出力することも出来ますので、余計な手間を極力かけることなく、売上の管理を行うことが出来ます。
さらに、別途「時間管理機能」で、作業時間の記録をつけていると、この画面で事件ごとの時間単価が算出されて表示されます。

期間を指定した売上の一覧・集計表示(※画像内のデータはサンプルのダミーデータです)

画面上部のメニューから、事件全体の売上合計を表示する画面に移動できます。
デフォルトでは、
・その年の1月1日から、今日に至るまでの税込売上の合計額、
・その売上の実績値から推計される同年12月31日時点での税込売上額の着地見込み、
・画面内に表示されている事件を対象とした事件全体での時間単価
が表示されます。

このように、事件ごとにまた手持ちの事件全体を通じた時間単価を目に見える形で算出して表示することで、売上を、単に金額の多寡だけではなく、作業に要した時間との相関において評価することができるようになります。
集計してみると意外と時間がかかっていて、時間単価で表してみると思っていたほどの数字ではない、ということもあり得ます。

またこの画面では、常に年末時点での売上合計額の着地見込み(予測)が表示されるので、現在のペースで行くとこの先どうなるかということについて、見通しを予めもって行動をすることができるようになります。

ラベルシールを出力する

関係者情報ないし依頼者の情報に基づいて、12面のラベルシールに印刷するためのWordファイルを出力することができます。

ラベルシールの12面を有効活用できるように、どこにどの情報を表示するかについては、ドラッグアンドドロップで自由に選択することができます。

期日を管理する

裁判手続における期日は、純粋な予定とは異なった側面がありますので、LegalWinで管理しておくと便利です。

初回期日の入力

初回の期日を入力する段階では、「次回期日」しか存在しませんので、一番左の「期日/時間」、「期日種類」及び「内容」は空欄のままで、「次回期日/時間/種類」のところから入力します。

期日請書の出力

期日簿で初回の期日の分のレコードを作成したら、画面上部の「期日簿出力」ボタンから期日簿を出力します。
事件情報等が入力済みであれば、事件番号等が入力された状態でのWordファイルが出力されます。
このとき、期日簿のレコードを作成する前でも「期日簿出力」ボタンによってWordファイルを出力することができますが、レコード作成後は、初回期日の日時が入力された状態で出力されます。

2回目以降の期日の入力

既に期日簿のレコードが作成されていますので、作成済みのレコードのうち、もっとも次回期日が新しい日時、期日種類が予め入力候補としてセットされた状態から期日簿の入力を始めることができます。

送付書兼受領書、期日報告書の出力

期日の際によくやりとりする、送付書兼受領書及び期日報告書も、事件の情報が入力された状態で、Wordファイルとして出力することができます。

次回期日をGoogleカレンダーに登録

設定ーアカウント設定の画面で、Google Calendar連携の設定がされている場合、期日簿の各レコードに、「次回期日をGoogleカレンダー登録」というボタンが表示されます。
このボタンから、当該次回期日の日時と事件の情報に基づいて、Googleカレンダーに予定を作成することができます。

アナログの付箋を置き換えるブックマークメモ

事件の記録が大量になってきた場合などは、「後でまた見たい」と思った箇所に線を引いたり付箋を貼っておくということを行ったりすると思います。

LegalWinの電子記録管理機能では、PDFに高精度のOCR処理を施すことで全文検索を行えるようにすることができるとともに(全文検索システムについてはこちらの記事もご参照ください。)、「ブックマークメモ」を残しておくことができますので、もうアナログの付箋を貼っておく必要がなくなります。

「ブックマークメモ」については下記で詳しく述べますが、記録から内容をコピーアンドペーストするなどして簡単に作成できるメモのことで、記録の当該箇所にジャンプするリンクとしても機能します。
これにより付箋と同じような機能を果たすのはもちろん、さらに事件の記録全体のブックマークメモだけを一覧表示することもできますので、自分なりに作成した事案全体の概要をざっと眺めるということも可能になります。
従来のアナログの付箋の場合、弱点としては、一覧性に欠けるという点と、記録現物が手元になければ何もできないという点がありましたが、ブックマークメモであればこのような弱点は当てはまりません。

PDFの本文はOCR処理により文字として扱うことができますので、ブックマークメモも本文内容からコピーアンドペーストすることができます。
これにより、重要な部分だけ抜き出した要約も手軽に作成することができます。

事件全体の一覧画面を見れば、どの書面にどのようなブックマークメモが作成されているかが一目瞭然ですので、事件全体を俯瞰することができます。

役に立つ場面の例

事件の進行中に各書面毎にメモをつけておけば、尋問前の準備のときや最終準備書面作成時など、事案全体を振り返るときに、いちいち記録をひっくり返し直す必要がなく、スムースに事案の重要部分の把握を行うことができるようになります。
記録が大量にある事件でも、物理的な記録をすべて持ち運ぶ必要はありません。自宅からでも、LegalWinならすべての情報にアクセスすることができます。

日程調整補助機能

事件の期日調整、委員会の日程調整など、弁護士業務には日程調整をする機会が日常的にあります。そのようなときの手間を軽減するのが、日程調整補助機能です。

日程調整を行うイベントの作成自体はLegalWinの利用者に限られますが、作成済みのイベントへの出欠の回答は、LegalWinへの登録がなくても可能ですので、委員会事件など多数の人が関与する事件での日程調整に便利です。

またGoogleカレンダー連携を行っておくと、候補日程の仮押さえや仮押さえの解除などの処理が簡単にできますので、裁判所から日程候補の打診が来たときの予定の仮押さえなどにもご利用いただけます。

イベントの作成

画面上部のメニューの「お役立ち機能」の中から「日程調整補助」機能にアクセスできます。

日程候補の選択

日程候補の日時は、カレンダー上でポンポンとクリックしていくことで入力することができます。
Googleカレンダー連携を行っていると、カレンダーに予定を表示させることができます。

イベント作成後の処理

イベントを作成すると、作成者については自動的に出欠が「〇」で作成されます。
この画面に表示される「このイベントのURL」は、LegalWin利用者以外の人もアクセスできますので、こちらを参加予定者に通知していただければ出欠の取りまとめができます。

Googleカレンダー上で予定の仮押さえ、解除と確定処理

Googleカレンダー連携を設定していると、「候補日をGoogleカレンダー上で仮押さえする」ボタン、「Googleカレンダー上で仮押さえした日程をすべて解除する」ボタンが表示されます。

「候補日をGoogleカレンダー上で仮押さえする」ボタンを押すと、既に回答済みの日程のうち、「〇」と「△」と回答した日程について、Googleカレンダー上で仮押さえの処理(「仮)イベント名」という予定が作成されます)がなされます。

「Googleカレンダー上で仮押さえした日程をすべて解除する」ボタンを押すと、当該イベントにおいて上記の仮押さえ処理を行っている予定を全て削除します。

最終的に日程が確定された場合、確定した日程に対応する位置で「この日で確定処理をする」ボタンを押すと、確定した日程について仮予定を本予定に変え、他の候補日程の仮予定を解除する処理を自動的に行います。

電子記録の行数目盛り表示、手書きでの書込み対応について

できること

LegalWinには、OCR処理が終わった電子記録(OCR処理等についてはこちらのページをご参照ください。)について、全文検索が行える以外にも「タブレット表示モード」というものがあり、下記のことができます。

・余計なメニューを極力表示しない画面構成で内容を閲覧する(タブレットでの閲覧に特に適しています)
・書面の行数をすぐに確認できるように、書面の上に定規のような目盛りを表示することができます(引用の際などに便利です)
・手書きでの書込みができます。書込みは自動で保存され、グループ化したりすることもできます。Undo操作などにも対応。文字や矢印を書き込んだり、マーカーとして書き込むことも可能です。

操作の様子などは、下記の動画をご参照ください。

知っていましたか?LegalWinの便利な使い方

具体的な場面でのLegalWinの便利な使い方をご紹介します

まだ受任していない人についての業務メモの作り方

LegalWinのシステムは、事件を中心として管理を行っています。
受任前の方の場合、管理すべき事件がまだないことから、問い合わせがあった場合に業務メモをどこに記録すればいいのかわからないということが生じます。

このような場合は、予め「法律相談」や「事務手続」という名前の依頼者を便宜的に作成し、事件としても「法律相談」や「その他」などの類型で作成しておくということが考えられます。

そのように業務メモの記載先を決めておけば、受任前の方などについても問題なく業務メモを記録することができます。

なお、そのようなことをしている時間がないほど急ぎでメモをする必要がある場合は、画面上部メニューの中にある「すぐメモ」機能(詳細はこちら)を利用すると便利です。

業務メモで、特定の人とのやりとりのみを表示する

長期化した事件や、多くの利害関係人が関与する事件の場合などで、特定の相手方とのやりとりだけを抽出して表示できると便利な場面があります。
LegalWinでは、業務メモの画面で、過去に作成した業務メモのうち、相手方を絞り込んで、特定の相手方とのやり取りのみを表示することができます。

相手方を選択して、検索ボタンを押すと、当該相手方とのやりとりのみが表示されます。
このように、絞り込んで表示することで、その相手とどのようなやり取りをしてきたのかをひと目で把握することができます。

関連する事件の業務メモを一つの事件の画面内で全て確認する

業務メモは事件の進捗を一つのタイムラインで一覧できるものです。
このような一覧性を、関連する複数の事件においても発揮させることが出来ます。
例えば、離婚を求める事件と婚姻費用の支払いを求める事件とが並行しているような場合のように依頼者が共通の場合だけでなく、法人破産の事件で、法人の事件と代表者の事件のように、依頼者を異にするものの、関連している事件の場合に、便利です。

依頼者が共通の場合は、自動的に関連した事件と認識されますが、依頼者を異にする事件の場合は、「関連事件の設定」を行います。

関連事件の設定がされている事件では、業務メモの画面に、「関連事件のメモも表示」というボタンが表示されます。

「関連事件のメモも表示」ボタンを押すと、下記のように、「関連事件」として設定した事件の業務メモの内容も、一つの事件のタイムラインのように一覧表示することができます。
これにより、関連する事件も含めた事案全体の動きを一覧することが可能になります。
また、関連する事件間で、表示する事件を切り替えることもより簡単になります。

忘れないようにTODOをLegalWinの側から教えてもらう

LegalWinのTODO管理機能で、TODOを管理することができます。
毎日使うLegalWinに情報を集めておくのが、情報管理の点で最も楽です。

LegalWinのTODO管理機能は、期限だけでなく、リマインド(LegalWin内にポップアップが表示されます)でお知らせする日も事前に設定しておくことが出来ます。
(詳しくはこちら

期限日当日になって、TODOがあることに気づいても、そのTODOにかかる時間によっては、「もう遅い」という状況がありえます。
そこで、LegalWinでは、任意のタイミングでリマインドを表示するように設定しておけます。
例えば、書面作成であれば一度締切の2週間前に通知させるなどということができます。

また、相手方からの反応を待つという状況は、相手方の反応がないと、やるべきことから消えてしまいがちですが、「相手からの反応がなかったら連絡する」というようなTODOを作成しておいて、将来の一定のタイミングでリマンインドさせるようにしておけば、頭の中から消すことができ、もし連絡がなかった場合には「連絡が来ていない」ということも思い出すことができます。

複数の情報を同時に表示する(特に大きなディスプレイを使用している状況などで)

スマホやタブレットではそもそも表示スペースに限界がありますが、PC環境で大きなディスプレイを使っているときなど、もっとLegalWinで大きな情報を表示したいと感じることがあると思います(例えば、文書クラウド管理機能で参照資料を見ながら、その他の情報も見たい、など。)。

そのような場合、LegalWinはwebアプリでブラウザ上で動作していますから、そのブラウザで新しいタブとして開くことで元の情報を表示したまま、新たな情報を追加で表示させることができます。
具体的には、文書クラウド管理機能で全文検索を行った際に、検索結果画面を表示しながら、内容も表示させたいという場合、新しいタブないしウィンドウで開くようにすると、2つの情報を同時に確認できて便利です。

なお、表示弁護士をまたいで複数の情報を表示する(例えば二人の弁護士の事件を同時に表示するなど)ことは、同一のブラウザではできません。そのようなことを行いたい場合は、別ブラウザを立ち上げる(例えばA弁護士の事件の情報はchromeで開き、B弁護士の事件の情報はedgeで開くなど)ことで実現することができます。

事件一覧画面の紹介

LegalWinでは、各事件の詳細情報を表示する画面もありますが、手持ちの事件全体を一覧して表示する画面もあります。

この事件一覧画面では、個別の事件の詳細画面へのリンクなどの表示のほか、その事件の次回期日(まだ到来していないもののみ)や期限の近いTODO、一番直近で入力された業務メモなどが表示されます。
これにより、手持ち事件全体の動きを大きく俯瞰し、目的とする事件の情報に素早くアクセスすることができます。

上記のように、事件一覧画面に各事件の動きが分かるような情報を表示するようになったのは、利用者の方からのリクエストによるものです。
LegalWinでは、利用者の方からお気軽に機能要望をいただけるようにしており、寄せられた機能要望に対しては素早く適切な対処を行うよう努力しております。

時間管理(タイムチャージ)機能(その2 1週間の作業計画について)

時間管理機能は作業時間を記録できるだけでなく、将来に向かって時間をどのように使っていくかの計画を立てることにも活用できます。

この「時間管理」は、「やるべき作業内容」と「作業にかかる時間」の管理を行うというもので、「TODO」とも「予定」とも少し異なります。

「やるべきこと」のリストアップは、一般的なTODOの管理により行うことができますが、より重要なのは、そのリストアップされた「やるべきこと」を「いつ実行できるか」、「実行する時間があるか」という問題です。

そこで、時間管理機能では、この先一週間のやるべき内容を一覧できる画面に書き出して、いつそれを行うのかの計画を立てるということを行います。

どんな作業であっても、実行には一定の「時間」が必要なのですが、計画段階では、その所要時間を具体的にイメージすることができないため、つい楽観的な計画を立ててしまいがちです。
その結果、やらなければならないことはわかっているものの、実際に実行する時間を取ることができず、いつまでもTODOリストに「やるべきこと」が残ったままという事態が生じてしまいます。

LegalWinの時間管理機能は、このような事態が生じることを防止するために、既に入っている予定等を視覚的に確認し、「やるべきこと」を行う時間を予め確保します。
このようにすることで、計画を立てる際に過度に楽観的な見通しを持ってしまうことを回避します。

タイムレコード一覧画面

画面上部メニューの「お役立ち機能」をクリックすると表示される時間管理機能の画面です。
全事件を通した基準日毎のタイムレコードが一覧表示されます。

未了のタイムレコードは画面上部に表示され、完了したタイムレコードは画面下部に分かれて表示されます。

週間計画画面


画面上部メニューの「お役立ち機能」で表示される時間管理機能の画面から、「週間計画を立てる」というボタンを押すと、「週間計画画面」に移動します。
この画面では、基準日の予定(タイムレコード)だけではなく、基準日を含めた直近7日間の予定(タイムレコード)を一覧できます。
後述するGoogleCalendar連携の設定を行っておけば、ご自分のGoogleCalendarに入力されている予定をインポートすることもできますので、GoogleCalendar上の予定も含めた直近7日間の予定の入り具合を視覚的に確認することができます。

予定の移動の仕方

各予定(タイムレコード)はドラッグ・アンド・ドロップで日付を移動することができます。
移動先の日付が実行日として設定されますので、日をまたいだ予定の調整を簡単に行うことができます。
青色で表示されているのはGoogleCalendarからインポートされた予定ですが、こちらも移動したり編集したりすることができます(現時点では一方通行のインポートしか行いませんので、GoogleCalendar上の予定自体は変更されません)。

予定の編集の仕方

各予定(タイムレコード)の文字部分のリンクをクリックすると、内容を編集するモーダルが表示されます。

表示された入力フォームの中で、事件との結びつけや、作業内容、見込み時間の変更などを行うことができます。
不要なタイムレコードについては、削除ボタンで削除することもできます。
なお、GoogleCalendarからインポートされた予定について、特定の事件との結びつけを行うと、通常のタイムレコードと同じ扱いになります(GoogleCalendarからインポートされた予定についても基本的には通常のタイムレコードと異なるところはありませんが、計測が実行されないままで実行日が経過してしまった場合に、「過去の未了のタイムレコード」の項目に表示されるかなどが異なります。)。

予定の追加の仕方

週間計画画面で、予定(タイムレコード)を追加することもできます。

マウスで各日付の項目の中にカーソルを移動させると、「ここをクリックで新規作成」というエリアが表示が現れます。
当該エリアをマウスでクリックすると、各日付を実行日として予定(タイムレコード)が作成されます。

基準日の変更の仕方

画面中央あたりに表示されている日付が、各予定を表示する「基準日」となります。

入力フォームとして表示されている日付をクリックすると、カレンダーが表示されますので、カレンダーから新たな基準日を設定することができます。
また緑色の「−1日」というボタンを押すと現在の基準日よりも一日前の日を、同じく緑色の「+1日」というボタンを押すと現在の基準日よりも一日後の日を基準日として設定することができます。
「今日」というボタンを押すと、現在の基準日の設定に関わらず、「今日」を基準日に設定することができます。
水色で横に並ぶ「基準日+○日」というボタンからも基準日の変更が可能で、当該日にちに基準日が変更されます。

Google Calendar連携の設定の仕方

Google Calendarの連携の設定は、画面右上の「設定」ー「アカウント設定」画面で行います。

「Sign in with Google」ボタンを押します。

画面上に、Googleアカウントへのログイン及びアカウントの選択画面が表示されますので、カレンダーを表示したいGoogleアカウントを選択していただき、ログイン及びカレンダーデータについての許可を行ってください。

許可の手続が終わった後の画面は上記のようになります。
Google Calendarで複数のカレンダーを運用している方については、「カレンダーを確認・選択」ボタンを押して、どのカレンダーのデータと連携するかを選択してください。

TODO機能との連携

事件毎にTODOを作成した際に、その担当者がログインしている自分自身の場合、当該TODOの項目に「タイムレコード作成」というボタンを表示するようにしました。

これにより、やるべきことをTODOとして設定して事前にアラームなどを表示させるとともに、タイムレコードとしてカレンダーを見ながら実行日を調整するということも合わせてできるようになりました。

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