TODOの管理により、期限日が一目瞭然

事件詳細メニューの中の「TODO」タブから、TODO画面に移動できます。

期限を設定し、期限順に表示できます

事件詳細メニューにおけるTODO画面では、TODOの内容、誰が担当するか、期限日、期限を通知する日を設定することができます。

事件ごとに必要なTODOを設定しておくと、最上部のメニューの中にある「TODO一覧」画面に、全事件を横断して、期限日が近いものから順に表示されます。
一覧画面をみれば、期限が近くなっているものが把握できるので、それを優先的に処理していくことができます。

その他、例えば後見事件の報告など、一年後など先の期限のものについては、頭の中で覚えておくのは限界があります。そのようなものについては、予め将来の期限をTODOに設定しておけば、期限が近くなったときにTODO一覧画面で徐々に上の方に表示され、忘れることなく処理することができます。
また期限が近付いてきた際に予め余裕を持って通知を出すように設定することもできます(TODOのリマインド設定

担当を割り振ることができます

弁護士と事務員など、複数人で仕事をしている場面で、仕事を振り分けるという際にもTODO機能が役立ちます。
あなた以外の人が、新たにあなたが担当者となっているTODOを作成した場合、画面の右上のチャイムに赤いバッジで(新たに設定されたTODOが)通知されます。

チャイムにマウスを合わせると、直近に設定された3つについて中身が表示されます。
その場で内容の確認ができますので、内容の確認後、バッジ表示が必要なくなったと思えば、「既読にする」ボタンを押せば、バッジを消すことができます。
より詳しく見たい場合は、「TODO画面へ」のリンクから、当該事件のTODO画面に移動することができます(この場合もバッジ表示は消えます)。

作業の進捗状況の報告を兼ねることもできます

TODOの担当者は、TODOにとりかかったら、「未着手」となっているTODOを「作業中」に変更し、TODOが終わったら「完了」に変更します。
このようにTODOのステータスを変更することで、TODOを割り振った側も、進捗の状況を一目で把握することができます。

関係者情報を入力する

事件詳細メニューの中の「関係者情報」タブを選択すると、相手方や相手方代理人などの事件についての関係者の情報を入力する画面に移動します。

関係者情報を入力しておくと、こんな場面で便利です


・業務メモ作成時に、相手方欄及び電話番号欄の入力が一部自動で行われます
・書面作成機能を使うときに、予め入力しておいた情報が反映されます。
・郵送連絡書及びFAX連絡書を作成するときに、宛先やFAX番号が自動的に反映されます。

LegalWinで成年後見事件の管理をする

1 事件の作成及び後見管理画面への移動

後見事件の管理を行う画面には、事件詳細メニューの「後見関係」のリンクから移動します。
(上記リンクは、(事件カテゴリが「031 家裁後見関係」)になっている事件に表示されます。
新規に事件を作成する際には、事件カテゴリを「031 家裁後見関係」としてください。)

2 報告年度の作成

後見事件は、基本的に1年単位で裁判所に報告するので、LegalWin上も、報告年度ごとに管理する形式となっています。
(なお、2年目以降は、「次年度に引継」ボタンで、データを引き継いだ形で翌年度のデータを作成することができます。)
「財産目録・収支計算」ボタンを押すと、当該年度の後見書類(財産目録及び収支計算書)作成のための画面に移動します。

3 後見書類(財産目録及び収支計算書)を作成する

報告年度以下のサイトの構造は、以下のような階層構造になっています。

報告年度
 └ 財産目録及び収支計算書
   ├ ○○銀行口座
   │ └ 取引入力画面
   │ └ 通帳OCR画面
   │      └ OCR認識結果確認画面
   └ ××銀行口座

後見書類の作成画面は、上半分が財産目録の内容を表示しており、下半分が収支計算書の内容を表示しています。

財産目録及び収支計算書を作成するためには、まず銀行口座を登録していきます。
通帳OCR機能に対応する銀行口座(現在11行。順次拡大を予定しています。)については、銀行口座を登録すると「通帳OCR画面へ」ボタンが表示されるので、そこから後述する「通帳OCR」画面に進むことができます。

画面の下半分は収支計算書の内容を表示しています。
収支計算書の「定期収入」、「定期支出」の中の一番左の項目は、銀行取引画面の「種別」毎に集計されます。

4 銀行の取引を入力する

銀行口座を登録すると、取引入力画面に進むことができます。
この画面において入力されている取引が自動的に集計されて、財産目録・収支計算書に反映されることになります。

上記画像に表示されている取引入力画面で、各取引を扱っていきます。
この銀行取引は手動で入力していくことももちろんできますが、すべてを一つ一つ登録していくのはとても大変です。
そこで、LegalWinでは「通帳OCR」機能により、通帳をスキャンしたPDFを認識して、取引を取り込むことができます。
(なお、文字部分については通帳にすべての情報が記載されているわけでもありませんので、手動での作業も必要にはなります。もっとも、取引部分の操作はExcelのような操作が可能ですので、支払先をまとめておいて、一括してペーストというような処理が可能です。)

各取引の「種別」は、収支計算書における集計項目となります。予めよく使う種別が候補として表示されるようになっていますが、候補にない集計項目を自由入力することも可能です。
各取引の「分類」は、収支計算書上、定期収入、定期支出、臨時収入、臨時支出のどこに分類するのか(あるいは集計対象としないか)を選択するためのものです。

5 通帳OCR機能を使う(後見事件)

通帳OCR機能を使えば、銀行の取引を一つ一つ入力していく必要はありません。通帳のスキャンデータから取引を一気に登録することができます。
※各銀行ごとに通帳のレイアウトが異なることから、通帳OCR機能は、銀行ごとの対応となります。表示されている銀行と投入したPDFの銀行がずれていると正しく認識されませんので、ご注意ください。
※現時点で通帳OCR機能が利用できるのは、銀行口座作成時に選択肢として選べる12銀行です(さわやか信用金庫、東日本銀行、城南信用金庫、横浜信用金庫は現状データの数が少ないため、認識可能性及び精度の点で不十分となっております。しくみ的に、データが集まるほど精度を高めることができますので、認識失敗に終わったPDFについても、スキャン画質等の問題がなければ次第に認識可能となっていきます。)。
※取引の認識精度は、PDFの画質にも大きく影響されます。通帳そのものをスキャンしたものではなく、画質の粗いコピーをさらにスキャンしたPDF等ですと、取引部分の領域がうまく認識されないなどの理由により、認識精度が大きく下がるないし認識に失敗する可能性が高くなります。

OCR処理を行いたいPDFファイルを点線の範囲内にドラッグ・アンド・ドロップします。
(点線の範囲内をクリックすると、ファイル選択画面が表示されるので、そこから選択することもできます。)
アップロード後は、処理が終われば通知されますので、他の画面に移動しても大丈夫です。
他の作業をしながらお待ち下さい。

※スキャンをする際には、表紙及び中表紙を飛ばして、取引が記録されているページが1枚目になるようにスキャンしてください。
※スキャン時の原稿サイズはA4サイズと設定してください。縮尺が異なると、認識に失敗します。
※スキャン画質が低いとOCRの失敗の可能性が高くなります。できるだけ鮮明かつ高画質なスキャンをお願いします。動作検証は、「300dpi」、「グレースケール」で行っていますので、これに合わせていただくと成功確率が高まります。

認識が終わると、OCR結果を確認するリンクが表示されますので、そこからOCR結果を確認し、必要に応じて修正していきます。

6 通帳OCRの結果を確認・修正・登録する

通帳OCRの結果確認画面は、以下のような構成になっています。

画面の左側にアップロードした通帳の内容、右側に認識結果が表示されます。

1.取引の確認・修正

左側の画像と対照しつつ、右側の認識結果を確認し、必要に応じて修正していきます。
認識結果の数字を修正すると、「編集」欄に「*」マークがつきます。これは、まだ保存されていない状態であることを示していますので、上部にある「修正を保存」ボタンを押して、修正結果を保存します。
※画面にも注意書きがありますが、この画面において修正すべき金額は、残高欄の数字になります。出金と入金については、この画面では誤認識を発見しやすくなるために参考までに自動計算によって表示されているだけで、出金と入金の数字を直接変更しても、結果は保存されません。残高欄の数字を修正して保存すると、出金、入金の数字も改めて算定されたものが表示されます。

TIPS 支払(入金)先欄等の修正について

各項目でソート(並び替え)することができますので、同じ取引については、まとめて修正するのが作業的に楽です。
文字部分(数字ほどの精度では認識ができませんが、ソートできる程度の認識ができていることは多いです)に基づいてソートするか、入金・出金の金額に基づいてソートするなどして、同種取引をまとめた上で、Excelのようにコピー・アンド・ペーストを使って極力一括して修正していきます。
この際、一度銀行取引として取り込まれているものについては、次回からオートコンプリートが働くようになっています。
「支払(入金)先」については、一部入力するとオートコンプリートによって、合致する候補が現れますし、入力結果が完全に登録済みの取引と合致すれば、「種別」及び「分類」の項目についても自動的に入力されます。

2.取引の登録

修正すべき取引がなくなったら、上部にある「取引として取込む」ボタンを押して、当該銀行の取引として登録します。
ここで取引として登録されるのは、表示されている認識結果のうち、「報告期間」として設定されている期間の取引についてのみとなります。
取り込まれた取引は、銀行取引画面に表示されるようになりますので、銀行取引画面にて修正することも可能です。

各機能の紹介まとめ

文書OCR・管理機能を使って、PDFを全文検索する

PDF文書を全文検索可能な状態にしてクラウド上で一元管理する(弁護士アカウント限定)
PDF全文検索システムを使ってみる
PDFのブックマーク機能を使う

通帳データ化(OCR)機能を使って後見事件を管理する

LegalWinで後見事件の管理を行う

通帳データ化(OCR)機能を使って破産・管財事件等を管理する

破産管財事件向けに通帳をOCRして月別収支、金額の大きい取引を表示する

事件管理機能を使う(事件詳細メニュー)

「業務メモ」の使い方
関係者情報を入力する
TODOの管理により、期限日が一目瞭然
書面作成機能を使う
「郵送連絡書」、「FAX連絡書」が作成できます
分割払い管理機能を使う

すぐメモ機能を使う

すぐメモ機能を使う

事件単位共有(事務所外共有)について

事件単位共有機能(事務外ユーザーと特定事件を共有)

利益相反アラート機能について

利益相反アラート機能

個人の備忘に、チームの連携に、絶大な威力を発揮する業務メモ

LegalWinでは、事件に結びついている業務メモによって事件の進捗を記録することができます。
例えば、その場の伝達ということだけを考えるのであれば、伝えたい相手に口頭で伝えるのが一番早く、それで足りると思われるかもしれません。
もっとも、事件を進めていく際には、その場の伝達だけではなく、情報共有や、トラブルから身を守るために後から確認できるようにしておく必要があったりします。
業務メモをつけて可視化することで、このような必要性も合わせて満たすことができます。

事件の進捗の共有

自分以外の誰かと共同で仕事をする場合、自分以外の人の作業の進捗を把握する必要があります。
また自分の進捗を、自分以外の人に伝える必要があります。
これを対面のコミュニケーションによって行うというのも意味があることではありますが、全ての事件について、常に口頭で行わなければならないとしたら、効率が悪いですし、抜け漏れが生じる可能性があります。またリモートワークを進めるとすれば、必ずしも対面のコミュニケーションが常に取れるとは限りません。

このような場合、業務メモを残しておけば、作業記録として進捗が時系列順に並ぶので、それぞれが業務メモを見れば、他の人がどの時点でどこまで作業を進めているのかを一目で把握することができます。
このように作業記録が分かりやすい形で残されていれば、「その件はあの人に聞かないと何もわからない」という状態を避けることができます。急な病欠時の対応や、事件の引継ぎもスムースに行うことができるようになります。
また弁護士アカウントについては、設定をしておけば、自分以外の人が業務メモを追加した場合に、メールで通知するように出来ますので、事務所を離れているときにも、わざわざ確認の連絡を入れなくても、事件の進捗をほぼリアルタイムに把握することができます。

過去の履歴の確認

弁護士は、日々多数の事件を扱っており、しかもそれらを並行して処理しています。
多数の事件を問題なく進行させていくというだけでも、多くの脳内リソースが必要となります。
それに加えて、時折、過去の事件についての問合せを受けることがあります(「あのときのあの事件についてうかがいたい」などなど)。
そのような際に、記憶だけで回答するのは極めて困難であり、またその正確性には何の保証もありません。
これに対し、業務メモがあれば、いつ、誰との間で、どのようなやりとりをしていたかが時系列に沿って一目瞭然となります。
記憶の喚起としても意味がありますし、問合せに対しても、記録に基づいて明確に回答をすることができるようになります。このような正確な回答は、余計なトラブルの発生から弁護士を護ってくれることにつながります。

過去の履歴を事件単位で探っていく際には、チャットアプリのように情報が基本的にどんどん流れていくツールではなく、事件ごとに記録がストックされていく形式の業務メモが大いに役に立ちます。

アカウント設定

画面右上の「設定」というところにマウスを合わせると「アカウント設定」というリンクが表示されます。クリックすると、アカウント設定画面に移動します。

事務所名、住所、電話番号、FAX番号を入力しておくと、書面作成機能を使用した際に出力書面に反映されます。

業務メモのメール通知の設定をする

アカウント設定の左下の「他の人が作成した業務メモをメールで受信する」というチェックボックスにチェックを入れて「更新する」ボタンで更新すると、自分以外の共有設定したアカウントが自分の事件に業務メモを作成するとメールでその内容が通知されます。

チェックを入れた後、右下の 「更新する」ボタンを押して、変更を反映させてください

二段階認証の設定をする

アカウント設定画面上部にある「二段階認証を有効化」ボタンを押すと、二段階認証を有効する設定画面に移動できます。

「二段階認証を有効化」ボタンを押したことで、登録メールアドレス宛に認証コードが送信されますので、メールに届いた6桁の認証コードを入力して「認証」ボタンを押すと、二段階認証の設定が有効となります。

あるいは、同ページに表示されているQRコードをGoogle Authenticator などの認証コードアプリで読み取ると、そのアプリの中で認証コードが表示されますので、その認証コードを使うこともできます。

二段階認証が有効化されていると、次回のログインから、通常のとおりにメールアドレスとパスワードを入力したあと、さらに認証コードの入力が必要となります。

すぐメモ機能を使う

どの画面を開いていても、画面上部のメニューにある「すぐメモ」リンクから、メモを呼び出すことができます。

呼び出すと、それまで表示されていた画面の前面にメモが表示されます。
メモ内の▷の後ろあたりをクリックすると、カーソルが表示されて入力待受状態になりますので、そのままメモを書いていくことができます。
メモは自動的にサーバに保存・同期されますが、操作メニューの中の「手動保存」をクリックすることで、任意のタイミングで保存を行うこともできます。

すぐメモは、「単なる箇条書きのメモ」としても使うことができますが、アウトラインプロセッサ(アウトライナー)としての機能も持っていますので、幅広く活用することが可能です。

ノード(▷マークの付いている文章部分)の操作について

1.ノードの上下移動

ノードにカーソルが置かれている状態で、コントロールキー(Macの場合はコマンドキー)を押しながら矢印キーの上下を押すと、そのノードがひとつ上または下のノードと位置が入れ替わります(ノードが一つしかない場合は動きません。)。

2.ノードの階層(左右)移動

当該ノードが1行目以外の場合に、ノードにカーソルが置かれている状態で、タブキーを押すと、ノードの階層が一段下がり(右移動)、一つ上のノードにぶら下がる形になります。
同じくシフトキーを押しながらタブキーを押すと、ノードの階層が一段上がります(左に移動するような挙動になります。)。

3.ノードの開閉

上記のようにノードの左右移動を行って、ノードが階層状になっている際に、親の位置に当たるノードにカーソルが置かれている状態で、コントロールキー(Macの場合はコマンドキー)を押しながら「.」(ピリオドキー)を押すと、子ノードがたたまれたように非表示になります。同じ動作をもう一度すると、子ノードが再び元のように表示されます(動作については動画もご参照ください。)。
このようにノードがたたまれている状態の場合、親ノードの頭についている▷マークは、黒色の▶マークに変わります。
またノードの開閉は、▶マークをクリックすることでも行うことができます。▶マークをダブルクリックすると、当該ノードにぶら下がっている階層を全て開くことができます。

TODOのリマインド設定について

TODOを作成する際には、期限日を設定することができます。
成年後見事件の報告など、定期的に行うTODOについては、かなり先の予定でも入力しておくことができます。
LegalWinに入力さえしておけば、自分の頭で記憶しておかなければならない事項を減らすことができるので、本当に必要なことに思考力を集中させることができます。

このように先の期限日のTODOを入力した場合、期限が近づく頃には頭から完全に消えている状態となります。TODOの種類にもよりますが、事前に準備が必要なものの場合、期限日当日にTODOに気づいても遅いということがありえます。
そこで、LegalWinでは、期限日とは別に、通知によって期限日を知らせる(リマインドする)日を設定することができます。

TODO作成時に、リマインド設定の項目に日付を入力しておくと、その日付になったら画面右上のベルのマークのところに、当該TODOの期限が近づいてきたことを知らせる通知が表示されます(通知は、担当者としてTODOを割り当てられたアカウントの画面に表示されます。)。


このような設定をしておけば、期限前にTODOの存在を認識でき、余裕を持って準備をすることができます。

利益相反アラート機能について

共有設定がされている弁護士間で、継続中の事件の依頼者と相手方との間に同姓同名の人がいる場合に、利益相反の可能性がある旨のアラート表示がされます(なお、全ての利益相反を漏れなく検出できることを保証するものではありませんのでその点はご了承ください。)。

なお上記のアラートは特別な設定等をしなくても、依頼者登録時または事件の中で相手方情報を登録した際に自動的に表示されます。
積極的に利益相反を確認するには、最上部メニューの「人物検索」から検索画面に移動し、姓、名、電話番号等で検索することも可能です。

PDF全文書検索システムを使ってみる

LegalWinでは、「文書OCR」メニューから投入したPDFについては、OCR処理が施され(もともとテキスト情報が含まれている文書については、そのテキスト情報を用います。)、アップロード済みのすべての文書を対象とした検索を行うことができます。

文書一覧画面

PDFファイルのアップロードを行うとともに、アップロード済みのファイルが一覧できる画面です。
検索窓に検索ワードを入力して、アップロード済みのファイル全体から全文検索を行うことができます(OR検索や-検索も可能です。)。
この画面から、アップロードしたファイル全体のブックマークを一覧する画面に移動することができます。
※アップロードしたファイルには、アップロードを行ったアカウントのみアクセスすることができます。

検索結果表示画面

入力した検索ワードに基づき、アップロードしたファイル全体を検索した結果が表示されます。
検索結果のうち、検索ワードにヒットした箇所は、赤くハイライト表示されます。
ヒットした文書名と該当ページが表示されるので、そのリンクから該当ページにジャンプすることができます。

各ページの表示画面

文書内の各ページの表示画面では、文書の内容をそのままLegalWin内で閲覧することができます。
画面内の「OCRテキストを表示」ボタンを押すと、文書内容のとなりにOCRテキストを表示することができます。
かかるOCRテキストは編集できますし、もちろんコピー・ペーストもできます。
各ページの表示画面では、キーボードの左右キーで前後のページに移動することができます。
またページ数を検索窓に入力することで、当該ページにジャンプすることなどができます。

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