弁護士の方のPDF管理はLegalWinが便利です!

PDFの管理というと、iPadのアプリを利用して管理されている方も多いと思います。
Apple Pencilで書き込みができたりするのは大きな利点です。

弁護士向け事件管理ツールLegalWinにも、クラウド上でPDFを管理する機能(文書クラウド管理機能)があり、iPadのアプリと異なるメリットがありますので、以下ご説明します。

タブレットでも、Windows PCでも、Macでも使えます

LegalWinは、クラウド上に構築されたサービスですので、デバイスの制約はありません。
WindowsPCやMacといったパソコンからアクセスできるのはもちろん、iPadなどのタブレットでも十分に閲覧することができます(タブレットの閲覧の際には、メニュー表示を最小限にできる「タブレットモード」での閲覧が快適です。)。

OCRもおまかせできます

LegalWinの文書クラウド管理機能は、OCR機能を備えています。
例えば自らスキャンして作成したPDFのように、文字として認識されていないPDFについても、アップロードさえすれば、他の作業をしている間にOCR(文字認識)が完了して、検索などが行えるようになります。

全ての文書を串刺しで検索できます

LegalWinの文書クラウド機能では、個別の本の中だけではなく、全ての文書の本文を対象に全文検索をすることができます。

例えば、「有責」と検索ワードに入れて検索を行うと、「有責」という単語を含んだ資料が全てピックアップされます。
検索結果には、当該単語の前後の文章も合わせて表示されますので、目的としている資料に近いかどうかもその場で判断することもできます。

(ブックマーク)メモをつけることができ、本ごとだけでなく、アップロード済みの本全体のメモも一覧表示・検索できます

LegalWinの文書クラウド管理機能では、PDFを検索・閲覧できるだけではなく、気になったページにはメモを残すことができます。
作成したメモは、当該資料についてのメモを一覧できるだけでなく、アップロード済みの資料全体のメモを一覧表示することができます(検索も可能です)。
「メモを作成したものの、どこにあるかわからない」ということが起こらないようになっていますので、情報の有効活用ができます。

容量を気にする必要がありません

LegalWinの文書クラウド管理機能は、1ファイルの容量が最大200メガまでという制限はありますが、合計容量については制限がありません。
したがいまして、iPadやPCのストレージ容量を気にすることなく、どんどん資料をアップロードして自分だけのライブラリーを構築することができます。

LegalWinの強み

LegalWinlの成り立ちは、現役の弁護士である代表者が、自ら弁護士業務を行う中で感じた不便を解消するツールがほしいというところから開発されたものです。
このような成り立ちから、弁護士向け事件管理サービスであるLegalWinは、徹底して弁護士と法律事務所の側に立ち、支援を行いたいと考えています。

LegalWinは、代表者が自ら使用してテストを行い、機能要望をして作り上げてきたものです。
代表者のこだわりとして、
・無駄に高いサービスは許せない
・使いづらいサービスは許せない
という方針のもと開発が行われ、現在に至っても日々継続的に機能修正が行われています。

このような代表者のこだわりにより、見た目以上の使いやすさと業界最安水準の価格というLegalWinの2つの強みが生まれました。

見た目以上の使いやすさ

本サイトの画面右側に記事のカテゴリーの分類があり、その中に「更新履歴」というものがありますので、そちらを見ていただくと分かりますが、LegalWinは、継続して高い頻度で細かい点まで修正が行われています。

利用者の方から運営向けに気軽にご要望をいただけるように心がけており、ご要望については検討させていただいた上で、可能な限り反映させるということもこれまで行われてきています。

少しでも一覧性が高く、操作に迷わず、かつ自動入力などによって余計な手間が極力省けるようにという方針でUIを調整しており、実際に実務の中で使ってみると、見た目以上に快適に利用できることが体感していただけると思います。

業界最安水準の価格

LegalWinの契約プランのうち、スタータープランは月あたり1480円(年額払いの場合。税別)となっています。これは、2020年12の時点において、弁護士向け事件管理システムの価格としては最安水準の価格となっています。

求める機能や使い勝手については、好みなどの主観的な要素が関係してくるのに対し、価格は客観的なものです。
固定費を抑えるのは経営の基本ですので、他社と比較して2分の1、3分の1の価格で事件管理機能が利用できるというのは、大きなメリットとなります。

また、月あたり2980円(年額払いの場合。税別)のベーシックプランでは、一般的な事件管理・顧客管理の機能に加えて、参照資料や事件記録などのPDFを本文部分も含めて検索可能にして管理できるという文書クラウド管理機能や、通帳OCR機能など、LegalWin独自の便利機能をフルに利用することができます。
事件管理機能に加えて、多くの付加価値がついてくるLegalWinのベーシックプランのお得さは、他に類を見ないものです。
こちらから60秒程度で登録ができ、無料で試用が可能となりますので、一度お試しいただけますと幸いです。

弁護士の事件管理について考える(効率化、ツール)

表計算ソフトのExcelで事件管理できる?

弁護士が事件管理を行う際に,Excelで管理しているということも多いと思われます。
Excelは非常に優れたツールで柔軟に使えるという点,もともと業務で使っていて追加の出費が必要ないという点から,とりあえずはじめて,そのまま継続しているというケースも多いかと思います。

そのような場合,Excelでも一応事件の管理はできているのだから,わざわざ専用の事件管理ツールなど入れる必要がないのではないかとも思えてしまいます。

しかしながら,Excelはもともと表計算ソフトであり,効率的な事件管理を行うことは簡単ではありません(関数をいろいろと組み合わせたり,マクロを組んだりということを行うことでかなりのことができるようにはなると思われますが,そのようなことを行うこと自体がかなり大変ですし,限界もあります。)。

事件管理が「できる」ということと,「効率良くやれる」ということの間には大きな差があります。
専用の事件管理ツールであれば,Excelでの事件管理よりも格段に高い効率を実現出来る可能性が高いです。
自覚がないだけで,知らない間に非効率な作業を日々繰り返しているという可能性もありますので,効率的な管理とはどのようなものか,知っておくことには意味があると思います。

事務処理は繰り返し行うものなので,わずかな無駄も積み重なっていきます

弁護士の業務は,自分自身で行わなければならないものが多いことから,24時間しかない「自分の時間」をいかに有効活用するかが重要です。

その点では,日常的に繰り返し行っている作業の中に無駄な部分があると,積み重なって大きな差が生じてしまいますので,そのような無駄を優先的に排除していくべきです。

例えば,必要な情報がバラバラに保管されていると,求める情報を探すために,事務所の中・パソコンの中をあちこち探す手間がかかります。
これは,情報が適切な形で一つのところにまとめられてさえいれば,完全に排除できる時間です。

また何度も同じ情報を入力しているなど,同じ作業を繰り返している場面も多く見られます。
これは,適切なツールを用いていれば,意識しなくても避けることができます。

このような無駄な時間を減らすことができれば,その分もっと早くほかの仕事を進めることができます。またもっと早く仕事を終わらせてプライベートな時間を持つことができます。

では,具体的にはどのようにして無駄を排除してくことができるでしょうか。

情報を適切に整理して活用するには?

情報を適切に管理することができれば,従来のやり方ではやりたくてもできなかったことが新たにできるようになります。

デジタル化を進める(紙での管理の脱却)

そのためには,まず情報を扱いやすくするために,極力デジタル化することが重要です。

紙を用いたアナログなやり方ですと,検索ができなかったりで活用が難しいですし,その紙がある場所でしかその情報にアクセスできないという限界が生じてしまいます。
それに対し,情報がデジタル化されていれば,情報へのアクセスや加工が容易になります。
具体的には机上におけるようなスキャナーや,複合機のスキャン機能によって,紙の資料を極力PDF化する業務習慣を作っておくことをお勧めします。
複合機の機能にもよりますが,FAXを毎回紙に出力するのではなく,PDFファイルとして出力する機能もあり,このような設定にしておくと,時間だけでなくコピー用紙の節約にもなります。

専用ツールを用いる(Excelでの管理の脱却)

また,繰り返し同じ作業を行わないために,そのような無駄を省くことを実現している専用のツールを用いるべきです。
事件管理のシステムがあっても,使いにくかったり,入力しづらいものであれば,結局情報の集約が図れないため,システムの真価を発揮することができません。
この点弁護士向けの専用のツールであれば,情報入力の手間などにも配慮されているものもあり,その点に注意してサービスを選択すれば,情報をフル活用することができます。
具体的には,手持ち事件がそれぞれどの段階にあるのか,次回期日はいつで,次のやるべきことは何かなど,情報を様々な角度から一覧表示で確認したりすることができます。
その他,リマインド通知を行ったりと,Excelでは困難なことも簡単に実現可能です。

クラウド化を進める

その上で,情報へのアクセスをより容易にするために,クラウド化を進めることがお勧めです。
例えばクラウドでの一元管理を進めれば,Excelでの管理のように,事務所に行って,そのパソコンの,そのファイルを開かないと情報にアクセスできないということから解放されます。
クラウド化を進めておけば,新型コロナウィルスの感染拡大時のような,職場への移動が難しい状況でも,従来と変わらない形で事件の管理を進めることができます。

事件管理ツールはどう選ぶ?

以上から,少しでも時間の無駄をなくすためには,弁護士向けの時間管理ツールを用いるのが望ましいということがお分りいただけるかと思います。

もっとも,弁護士向けの事件管理ツールといっても,どう選んだらいいのかわからないという場合もあるかと思います。
インターネット上でよく見かける情報は,企業法務向けのサービスを提供しているところがまとめた情報が多く,一般民事の弁護士のためのツールについては,十分正確な情報がないというのが現状です。

したがって,ネット上の情報を鵜呑みにするのではなく,まずは実際に試用して触ってみることをおすすめします。
その上で,大きな差を感じない範囲で,より低価格のものを検討するというのが合理的かと思われます。
価格を高くすることは簡単ですが,その価格に見合った価値を生み出すことは簡単ではありません。触ってみて差を感じないならば,少なくともその価格差を埋めるだけの価値をまだ感じられていないということだからです。

LegalWinは,一般民事を取り扱う弁護士である開発者が,もともと自分の実務上の必要性から開発したツールを長年に渡って発展させてきたものです。
一般民事を取り扱う法律事務所において必要となる機能は何かということを考え抜いて作られ,改良を続けているものですので,機能の点では間違いがありません。

またLegalWinには,PDFをクラウドで管理して全文検索することができる機能や,タイムチャージ機能,通帳OCR機能など,従来のExcelでの管理では実現できない機能が多数あります。これらによって更に事務処理を効率化することができます。

価格も月あたり1480円からです。
従来の製品では考えられなかったこのような価格設定にしているのは,多くの方に効率の良い事件管理を行っていただきたいと考えているからです。

時間の点,費用の点でこれ以上損をされないように,従来のやり方から脱する決断を早めにしていただくことをお勧めします。

LegalWin開発の理由

「弁護士一人の時間は24時間と限られている中で、少しでも生産性を上げるには、業務を効率化するしかない」
「業務を効率化するために、誰でも使える効率的なシステムをみんなで利用したい。」
「一般民事の弁護士・法律事務所向けに業務を効率化するためのサービスがなかなか見当たらない。」

世の中のIT化はどんどん進んでいます。
もっとも、司法の世界では、いまだにFAXを使っていたり、紙の通帳を扱っていたりと、新しい技術ややり方が導入されるのに時間がかかります。

法律事務所の従来の事件管理は、効率の悪い作業が繰り返し行われていたり、手持ち事件の全体像が把握できなかったりして、見通しが悪いということがありました。
我たちは、自ら現役の弁護士として感じているそのような苦痛を解消するために、LegalWinを開発しました。

特徴として、基本機能としての事件管理機能については、わかりやすさ、使いやすさを重視して設計されています。その上で、弁護士向け事件管理サービスとして他に類を見ない圧倒的低価格での提供を実現しました。

このような基本機能に加えて、LegalWinは、従来にない独自機能を搭載しています。
具体的には、通帳及びPDF文書をデータ化して、事件処理に活用することなどができます。
これらは、単にExcelで行っていたデータの管理・表示をクラウド上に移し替えるというだけでなく、弁護士業務の負担を、ITの力によってもっと広範囲に軽減していきたいという思いがあるからです。
法律事務所の実情に精通している現役の弁護士が開発しているからこそ、様々な事件管理のスタイルにマッチする、真に必要な機能を提供することができます。
この独自機能の開発力は私たちの大きな特徴です。

私たちは、今後も弁護士・事務員の方が使っていて「これは便利だな」と感じる機能の開発を継続していきたいと考えています。

「LegalWin」は、現在も代表者自ら毎日使用しながら、日々改善を続けています。
登録はフリープランで簡単に行えますので、まずはお試しいただければ幸いです。

弁護士業務の効率化について考える

どうしたら業務の効率化が図れるのか
 〜作業の省力化と見える化(可視化)〜

いわゆる一般民事という分野ではそもそも事件自体が多種多様と言う特徴があり,そのような事件をどう進めていくかについても,弁護士により,事務所により様々です。それに加えて,事件の進め方には好みや合う合わないという問題もあります。
それでもなるべく多くの方にあてはまる「業務の効率化」を考えてみたいと思います。

大きく分ければ,まずは単純に作業の無駄を省くことによる効率化が挙げられます。
作業の無駄が省ければ,他の重要な仕事や仕事以外の事柄に回せる時間を増やすことができます。特に,弁護士の仕事はいかに質の高い判断を行うかが鍵というところがありますので,考える作業に十分に時間を確保することが必要だと思われます。

次に,業務を見える化(可視化)することによる効率化があると思います。
業務を見える化する過程で個人の頭の中の情報が可視化されることになるため,情報共有が効率化されます。
またこの可視化の際に,頭の中で記憶しておかなければならなかった情報が外部に書き出されるので,その分だけ頭の中の負荷が減って、思考や判断のためにリソースを割けるようになることも期待できます。
業務の見える化をどう行うかについては,マニュアル作成などの方法もあると思いますが,LegalWinでは,「業務メモ」で素早く事件の進捗や誰かとのやり取りを記録できるようになっていますので,見える化を簡単に実現できます。

作業の省力化について

同じ情報を何度もしなくていいようにする

業務効率化のために事件管理ツールを入れるわかりやすいメリットは,依頼者情報,事件情報など,一度入力した情報を他のさまざまな場面で再利用するということが挙げられます。
具体的には,主張書面を作成の際に事件名,事件番号が既に入力された状態でファイルを出力できるなどです。

頻繁に入力するものであればあるほど,省力化の効果が大きく発揮されることになります。
例えば,事件に関連したメモを作成するということはよくありますが,同じ相手とやりとりしたことがあるのであれば,次に入力する際には同じことを入力しなくて済むようになっている方が便利です。

細かなことのように思えますが,このようなメモの入力というのは日常的に繰り返し行う作業で,積み重ねによって大きな差が生まれてしまいます。そこで,LegalWinではこのような頻繁に行う作業の入力効率には特に配慮しています。

具体的には,一度入力した相手方の電話番号は自動的に入力されるようになっていたり,期日簿の期日を入力する際に,既に期日簿にデータがあるのであれば,その前回期日のデータに基づいて一部自動的に入力されているなど,実際に使用してみるとその快適さが分かる細かな工夫を積み重ねています。

一度目の入力も極力無駄を省く

上記のように一度入力したことのある情報については,入力作業を省くことができますが,初めて入力するものについては,「完全な省略」ということはできないということになります。
もっとも,一度目の入力においても,部分的に省力化できるところもあるはずです。

LegalWinでは,郵便番号を入れたら住所が当然途中まで自動入力されたり,氏名を入力する際に,ふりがなも可能な限り入力補助が行われたりと,必須の入力であっても極力入力作業が減るように工夫しています。

作業の見える化(可視化)

先に述べたように,事件管理ツールを利用して業務の効率化を図るためのもう一つの大きな意義として,作業の見える化(可視化)があります。
LegalWinにおいては,各事件に紐付いて作成するメモ(「業務メモ」と呼んでいます。)を作成したり、TODO機能を用いることなどにより,簡単に見える化を実現することができます。

作業時間の短縮ということだけで見れば,いくら手間を最小限にしたとしても,メモ等を「作成しない」ことと比較すれば手間がかかるということにはなります。しかしながら,メモの作成等による業務の見える化は,かけた時間を上回る価値があります。

記憶の抜けもれによるトラブルが減る

事件の進行とともにこまめにメモを作成しておけば,いつ誰とどんなやりとりをしたかなどが時系列に沿って後から簡単に把握できるようになりますので,記憶に頼る必要がなくなります。
後日問い合わせがあった際なども,情報を簡単に追うことができ,確かな情報に基づいて対応を行うことができるようになります。

情報が一覧できる

すべてを書き出すことで,ここさえ見ればいいという場所をつくることができます。
時系列に沿って情報が一覧できますので,あちこち情報を探す必要がなくなります。

情報共有が図れる

各人が作業記録である業務メモを作成していくことで,それぞれがどのような作業を行ったかが記録として残っていくことになります。
わざわざ別途報告の手間をかけなくても情報共有が行なえます。
また各自の作業内容が残されることで,業務の属人化を防止することもできます。属人化の防止は,担当者が入れ替わる場合の引き継ぎなどの際に,大きな効果を発揮します。

このように,情報を書き出すことには大きな効果があり,かけた手間を上回るメリットがあるといえます。
LegalWinでは,そのかかる手間もなるべく少なくなるように配慮しており,可視化によるメリットを最大限活用して業務の効率化を実現することができます。

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