なぜ弁護士が事件管理ツールを導入する必要があるのか?

Excelで十分管理できるのだからわざわざ事件管理ツールなど入れる必要がないのではないかとも思えてしまいます。
しかしながら,事件管理が「できる」というのと,それを効率良くやれるというのには大きな差があります。

特に弁護士は,自分の身一つで価値を生み出していかなければならない側面が強いことから,「自分の時間」の有効活用という点は十分意識する必要があります。

一回一回に大きな時間がかかっている感覚がないために意識されづらいですが,日々の作業は繰り返し行うものですから,無駄な部分があると,積み重なって大きな差が生じます。
情報がバラバラになっていると,求める情報を探すのにパソコンの中をあちこち探す手間がかかります。またそもそも情報がデジタル化されていない場合には,事務所内にある紙の資料を事務員と一緒に捜索したりなんてことも生じます。
これらは情報を適切に一つのところにまとめていれば(一元化),必要のない時間です。
その時間があれば,もっと早くほかの仕事を進めることができます。またもっと早く仕事を終わらせてプライベートな時間を持つことができます。

デジタル化を適切に進めることができれば,従来のやり方の「改良」にとどまらず,従来のやり方ではやりたくてもできなかったことが新たにできるようになります。
クラウドでの一元管理を進めれば,Excelでの管理のように,事務所に行ってそのパソコンのそのファイルを開かないと情報にアクセスできないということから解放されます。
また表計算ソフトであるExcelではできなかった,縦横無尽の情報活用も可能になります。
手持ち事件がそれぞれどの段階にあるのか、次回期日はいつで、次のやるべきことは何かなどを一覧表示で確認したり,期限より前の任意のタイミングでリマインド通知を表示させたりということも簡単です。

弁護士向けの事件管理ツールといっても,複数あってどれがいいのかわからないという方もいらっしゃるかもしれませんが,差がわからないのであれば無料のツールや低価格のものからまずは試して見るべきです。
価格を高くすることは簡単ですが,その価格に見合った価値を生み出すことは簡単ではありません。特に差がわからないならば,少なくともその価格差を埋めるだけのその価値が感じられないということにほかなりません。

この点,LegalWinは,一般民事を取り扱う弁護士が,もともと自らのために開発した専用のツールを長年に渡って発展させてきたものです。一般民事を取り扱う法律事務所において必要となる機能は何かということを考え抜いて作られ,改良を続けているものですので,機能の点では間違いがありません。しかも,従来の製品では考えられなかった,月あたり1480円から利用可能であり,躊躇するような価格ではありません。
またLegalWinには,PDFをクラウドで管理して全文検索することができる機能や,タイムチャージ機能,通帳OCR機能など,従来のExcelでの管理では実現できない機能が多数あります。これらによって更に事務処理を効率化することができます。

従来のやり方から脱する決断はお早めに。

LegalWin開発の理由

「弁護士一人の時間は24時間と限られている中で、少しでも生産性を上げるには、業務を効率化するしかない」
「業務を効率化するために、誰でも使える効率的なシステムをみんなで利用したい。」
「一般民事の弁護士・法律事務所向けに業務を効率化するためのサービスがなかなか見当たらない。」

世の中のIT化はどんどん進んでいます。
もっとも、司法の世界では、いまだにFAXを使っていたり、紙の通帳を扱っていたりと、新しい技術ややり方が導入されるのに時間がかかります。

法律事務所の従来の事件管理は、効率の悪い作業が繰り返し行われていたり、手持ち事件の全体像が把握できなかったりして、見通しが悪いということがありました。
我たちは、自ら現役の弁護士として感じているそのような苦痛を解消するために、LegalWinを開発しました。

特徴として、基本機能としての事件管理機能については、わかりやすさ、使いやすさを重視して設計されています。その上で、弁護士向け事件管理サービスとして他に類を見ない圧倒的低価格での提供を実現しました。

このような基本機能に加えて、LegalWinは、従来にない独自機能を搭載しています。
具体的には、通帳及びPDF文書をデータ化して、事件処理に活用することなどができます。
これらは、単にExcelで行っていたデータの管理・表示をクラウド上に移し替えるというだけでなく、弁護士業務の負担を、ITの力によってもっと広範囲に軽減していきたいという思いがあるからです。
法律事務所の実情に精通している現役の弁護士が開発しているからこそ、様々な事件管理のスタイルにマッチする、真に必要な機能を提供することができます。
この独自機能の開発力は私たちの大きな特徴です。

私たちは、今後も弁護士・事務員の方が使っていて「これは便利だな」と感じる機能の開発を継続していきたいと考えています。

「LegalWin」は、現在も代表者自ら毎日使用しながら、日々改善を続けています。
登録はフリープランで簡単に行えますので、まずはお試しいただければ幸いです。

弁護士業務の効率化について考える

どうしたら業務の効率化が図れるのか
 〜作業の省力化と見える化(可視化)〜

いわゆる一般民事という分野ではそもそも事件自体が多種多様と言う特徴があり,そのような事件をどう進めていくかについても,弁護士により,事務所により様々です。それに加えて,事件の進め方には好みや合う合わないという問題もあります。
それでもなるべく多くの方にあてはまる「業務の効率化」を考えてみたいと思います。

大きく分ければ,まずは単純に作業の無駄を省くことによる効率化が挙げられます。
作業の無駄が省ければ,他の重要な仕事や仕事以外の事柄に回せる時間を増やすことができます。特に,弁護士の仕事はいかに質の高い判断を行うかが鍵というところがありますので,考える作業に十分に時間を確保することが必要だと思われます。

次に,業務を見える化(可視化)することによる効率化があると思います。
業務を見える化する過程で個人の頭の中の情報が可視化されることになるため,情報共有が効率化されます。
またこの可視化の際に,頭の中で記憶しておかなければならなかった情報が外部に書き出されるので,その分だけ頭の中の負荷が減って、思考や判断のためにリソースを割けるようになることも期待できます。
業務の見える化をどう行うかについては,マニュアル作成などの方法もあると思いますが,LegalWinでは,「業務メモ」で素早く事件の進捗や誰かとのやり取りを記録できるようになっていますので,見える化を簡単に実現できます。

作業の省力化について

同じ情報を何度もしなくていいようにする

業務効率化のために事件管理ツールを入れるわかりやすいメリットは,依頼者情報,事件情報など,一度入力した情報を他のさまざまな場面で再利用するということが挙げられます。
具体的には,主張書面を作成の際に事件名,事件番号が既に入力された状態でファイルを出力できるなどです。
頻繁に入力するものであればあるほど,省力化の効果が大きく発揮されることになります。
例えば,事件に関連したメモを作成するということはよくありますが,同じ相手とやりとりしたことがあるのであれば,次に入力する際には同じことを入力しなくて済むようになっている方が便利です。
細かなことのように思えますが,このようなメモの入力というのは日常的に繰り返し行う作業で,積み重ねによって大きな差が生まれてしまいます。そこで,LegalWinではこのような頻繁に行う作業の入力効率には特に配慮しています。
具体的には,一度入力した相手方の電話番号は自動的に入力されるようになっていたり,期日簿の期日を入力する際に,既に期日簿にデータがあるのであれば,その前回期日のデータに基づいて一部自動的に入力されているなど,実際に使用してみるとその快適さが分かる細かな工夫を積み重ねています。

一度目の入力も極力無駄を省く

上記のように一度入力したことのある情報については,入力作業を省くことができますが,初めて入力するものについては,「完全な省略」ということはできないということになります。
もっとも,一度目の入力においても,部分的に省力化できるところもあるはずです。
LegalWinでは,郵便番号を入れたら住所が当然途中まで自動入力されたり,氏名を入力する際に,ふりがなも可能な限り入力補助が行われたりと,必須の入力であっても極力入力作業が減るように工夫しています。

作業の見える化(可視化)

先に述べたように,事件管理ツールを利用して業務の効率化を図るためのもう一つの大きな意義として,作業の見える化(可視化)があります。
LegalWinにおいては,各事件に紐付いて作成するメモ(「業務メモ」と呼んでいます。)を作成することなどにより,簡単に見える化を実現することができます。

作業時間の短縮ということだけで見れば,いくら手間を最小限にしたとしても,メモ等を「作成しない」ことと比較すれば手間がかかるということにはなります。しかしながら,メモの作成等による業務の見える化は,かけた時間を上回る価値があります。

記憶の抜けもれによるトラブルが減る

事件の進行とともにこまめにメモを作成しておけば,いつ誰とどんなやりとりをしたかなどが時系列に沿って後から簡単に把握できるようになりますので,記憶に頼る必要がなくなります。
後日問い合わせがあった際なども,情報を簡単に追うことができ,確かな情報に基づいて対応を行うことができるようになります。

情報が一覧できる

すべてを書き出すことで,ここさえ見ればいいという場所をつくることができます。
時系列に沿って情報が一覧できますので,あちこち情報を探す必要がなくなります。

情報共有が図れる

各人が作業記録である業務メモを作成していくことで,それぞれがどのような作業を行ったかが記録として残っていくことになります。
わざわざ別途報告の手間をかけなくても情報共有が行なえます。
また各自の作業内容が残されることで,業務の属人化を防止することもできます。属人化の防止は,担当者が入れ替わる場合の引き継ぎなどの際に,大きな効果を発揮します。

このように,情報を書き出すことには大きな効果があり,かけた手間を上回るメリットがあるといえます。
LegalWinでは,そのかかる手間もなるべく少なくなるように配慮しており,可視化によるメリットを最大限活用して業務の効率化を実現することができます。

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