LegalWin開発の理由

「弁護士一人の時間は24時間と限られている中で、少しでも生産性を上げるには、業務を効率化するしかない」
「業務を効率化するために、誰でも使える効率的なシステムをみんなで利用したい。」
「一般民事の弁護士・法律事務所向けに業務を効率化するためのサービスがなかなか見当たらない。」

世の中のIT化はどんどん進んでいます。
もっとも、司法の世界では、いまだにFAXを使っていたり、紙の通帳を扱っていたりと、新しい技術ややり方が導入されるのに時間がかかります。

法律事務所の従来の事件管理は、効率の悪い作業が繰り返し行われていたり、手持ち事件の全体像が把握できなかったりして、見通しが悪いということがありました。
我たちは、自ら現役の弁護士として感じているそのような苦痛を解消するために、LegalWinを開発しました。

特徴として、基本機能としての事件管理機能については、わかりやすさ、使いやすさを重視して設計されています。その上で、弁護士向け事件管理サービスとして他に類を見ない圧倒的低価格での提供を実現しました。

このような基本機能に加えて、LegalWinは、従来にない独自機能を搭載しています。
具体的には、通帳及びPDF文書をデータ化して、事件処理に活用することなどができます。
これらは、単にExcelで行っていたデータの管理・表示をクラウド上に移し替えるというだけでなく、弁護士業務の負担を、ITの力によってもっと広範囲に軽減していきたいという思いがあるからです。
法律事務所の実情に精通している現役の弁護士が開発しているからこそ、様々な事件管理のスタイルにマッチする、真に必要な機能を提供することができます。
この独自機能の開発力は私たちの大きな特徴です。

私たちは、今後も弁護士・事務員の方が使っていて「これは便利だな」と感じる機能の開発を継続していきたいと考えています。

「LegalWin」は、現在も代表者自ら毎日使用しながら、日々改善を続けています。
登録はフリープランで簡単に行えますので、まずはお試しいただければ幸いです。

時間管理(タイムチャージ)機能(その1 タイマーによる時間計測について)

簡単な操作で作業時間の記録・集計を行える時間管理機能のご紹介です。
LAC事件のタイムチャージを行う場合や、顧問先への請求の際にどのような作業をいつどのくらいの時間行ったかを明らかにする場合などに役立ちます。

どの画面にいても開始・終了できるタイマーを使えるだけでなく、将来に向かって予め作業時間の見積もりを行うことで、例えば「今週この作業を行う時間があるのか」などの計画が立てやすくなります。

TODOは行うべき作業を洗い出す・忘れないようにするなどの役割を果たしますが、この将来に向けた時間管理は、そのような行うべき作業を、「実際にいつ実行できるのか」判断するのに役立ちます。予め「自分の時間を予約して確保する」作業を行っておけば、当該作業が予定どおり実行できる可能性は高くなります。

全事件を通じて一覧できる画面

画面上部のメニュー右側に「計測開始」ボタンがあります。
このボタンは基本的にどの画面にいても表示されていますので、作業時間を計測したい場面で素早く計測を開始することができます。
「計測開始」ボタンを押すと、詳細を入力できるモーダル画面が表示されます。

計測を行う事件や、作業内容をここで入力することもできますが、細かな情報は後で入力することもできますので、とにかく計測を開始したいという場合は、すぐ「計測開始」を押せばモーダル画面が閉じて計測が開始されます。

計測が開始されると、ボタンが赤くなり「記録中」と表示されます。
「記録中」の後ろには経過時間が時間と分で表示されます(1分未満は切捨てとなります。)。
計測を停止したい場合は、同じくボタンを押すことで停止することができます。

計測した作業記録(タイムレコード)は、上部メニュー「お役立ち機能」の中の「時間管理」で確認することができます。
この画面では、すべての事件を通じて、一日ごとのタイムレコードが表示されます。
事件や作業内容の入力をまだしていない場合は、ここで「編集」ボタンから入力することができます。


事件については、手持ち事件が一覧で表示されますので、その中から選択してください。文字を入力すると、絞り込みによって選択肢を減らすことができます。なお、ここで新たな事件を入力しても正しく反映されませんのでご注意ください。
作業内容については、LAC事件の代表的な作業内容が選択肢として表示されます。選択肢以外にも作業内容を新たに入力することもできます。
そのようにして追加で入力した作業内容については、今後選択肢として追加されますので、次からは選択肢として選択することができるようになります。

対象となる事件を入力し、関連付けを行うと、そこから当該事件の情報にジャンプするためのボタン(「事件詳細画面へ」)が表示されます。

事件ごとのタイムレコードを確認できる画面(事件詳細メニュー)

事件詳細メニューの中に「時間管理」というメニューがあります。
ここでは事件ごとのタイムレコードの情報を見ることができます。
この画面では、当該事件に紐付けされたタイムレコードが日にち、開始時間順に並んで表示されます。合計時間も表示されますので、その事件にどのくらいの時間をかけているのかも把握することができます。
LAC事件のタイムチャージの報告書の書式にコピー・ペーストして利用できるように、「LAC書式用出力」というボタンが用意されていますので、ご利用ください。

この画面の中にある「この事件の計測を開始」ボタンでは、最初から当該事件に紐付けされた状態でタイマーを開始することができます。

2020年8月30日の更新

・依頼者詳細画面(事件詳細画面から依頼者名をクリックして表示される画面)に、当該依頼者の全ての事件を通じた預り金の出納帳及び立替金の出納帳を表示するようにしました。
 一審と控訴審を担当した場合など、同じ依頼者に対する担当事件が複数にわたった場合の管理などにお役立てください。
・その他各種表示の調整等を行いました。

2020年8月27日 の更新

・TODO完了時の「業務メモに転記」ボタンで業務メモに転記した場合、メモの作成日時を同ボタンを押した日時が表示されるように修正しました。
 なお、同ボタンによって業務メモを作成した場合も、メール通知設定がされている場合は弁護士宛にメールが送信されますので、TODOを完了した旨の報告としてもご活用ください。

2020年8月24日の更新

・TODOを完了した場合に、「業務メモに転記」ボタンを表示するようにしました。
 ボタンを押すと、当該TODOの内容が完了となったことが業務メモに記載されます。業務メモの時系列の中でTODOの完了も確認したい場合にご利用ください。
・その他各種表示の調整等を行いました。

弁護士業務の効率化について考える

どうしたら業務の効率化が図れるのか
 〜作業の省力化と見える化(可視化)〜

いわゆる一般民事という分野ではそもそも事件自体が多種多様と言う特徴があり,そのような事件をどう進めていくかについても,弁護士により,事務所により様々です。それに加えて,事件の進め方には好みや合う合わないという問題もあります。
それでもなるべく多くの方にあてはまる「業務の効率化」を考えてみたいと思います。

大きく分ければ,まずは単純に作業の無駄を省くことによる効率化が挙げられます。
作業の無駄が省ければ,他の重要な仕事や仕事以外の事柄に回せる時間を増やすことができます。特に,弁護士の仕事はいかに質の高い判断を行うかが鍵というところがありますので,考える作業に十分に時間を確保することが必要だと思われます。

次に,業務を見える化(可視化)することによる効率化があると思います。
業務を見える化する過程で個人の頭の中の情報が可視化されることになるため,情報共有が効率化されます。
またこの可視化の際に,頭の中で記憶しておかなければならなかった情報が外部に書き出されるので,その分だけ頭の中の負荷が減って、思考や判断のためにリソースを割けるようになることも期待できます。
業務の見える化をどう行うかについては,マニュアル作成などの方法もあると思いますが,LegalWinでは,「業務メモ」で素早く事件の進捗や誰かとのやり取りを記録できるようになっていますので,見える化を簡単に実現できます。

作業の省力化について

同じ情報を何度もしなくていいようにする

業務効率化のために事件管理ツールを入れるわかりやすいメリットは,依頼者情報,事件情報など,一度入力した情報を他のさまざまな場面で再利用するということが挙げられます。
具体的には,主張書面を作成の際に事件名,事件番号が既に入力された状態でファイルを出力できるなどです。
頻繁に入力するものであればあるほど,省力化の効果が大きく発揮されることになります。
例えば,事件に関連したメモを作成するということはよくありますが,同じ相手とやりとりしたことがあるのであれば,次に入力する際には同じことを入力しなくて済むようになっている方が便利です。
細かなことのように思えますが,このようなメモの入力というのは日常的に繰り返し行う作業で,積み重ねによって大きな差が生まれてしまいます。そこで,LegalWinではこのような頻繁に行う作業の入力効率には特に配慮しています。
具体的には,一度入力した相手方の電話番号は自動的に入力されるようになっていたり,期日簿の期日を入力する際に,既に期日簿にデータがあるのであれば,その前回期日のデータに基づいて一部自動的に入力されているなど,実際に使用してみるとその快適さが分かる細かな工夫を積み重ねています。

一度目の入力も極力無駄を省く

上記のように一度入力したことのある情報については,入力作業を省くことができますが,初めて入力するものについては,「完全な省略」ということはできないということになります。
もっとも,一度目の入力においても,部分的に省力化できるところもあるはずです。
LegalWinでは,郵便番号を入れたら住所が当然途中まで自動入力されたり,氏名を入力する際に,ふりがなも可能な限り入力補助が行われたりと,必須の入力であっても極力入力作業が減るように工夫しています。

作業の見える化(可視化)

先に述べたように,事件管理ツールを利用して業務の効率化を図るためのもう一つの大きな意義として,作業の見える化(可視化)があります。
LegalWinにおいては,各事件に紐付いて作成するメモ(「業務メモ」と呼んでいます。)を作成することなどにより,簡単に見える化を実現することができます。

作業時間の短縮ということだけで見れば,いくら手間を最小限にしたとしても,メモ等を「作成しない」ことと比較すれば手間がかかるということにはなります。しかしながら,メモの作成等による業務の見える化は,かけた時間を上回る価値があります。

記憶の抜けもれによるトラブルが減る

事件の進行とともにこまめにメモを作成しておけば,いつ誰とどんなやりとりをしたかなどが時系列に沿って後から簡単に把握できるようになりますので,記憶に頼る必要がなくなります。
後日問い合わせがあった際なども,情報を簡単に追うことができ,確かな情報に基づいて対応を行うことができるようになります。

情報が一覧できる

すべてを書き出すことで,ここさえ見ればいいという場所をつくることができます。
時系列に沿って情報が一覧できますので,あちこち情報を探す必要がなくなります。

情報共有が図れる

各人が作業記録である業務メモを作成していくことで,それぞれがどのような作業を行ったかが記録として残っていくことになります。
わざわざ別途報告の手間をかけなくても情報共有が行なえます。
また各自の作業内容が残されることで,業務の属人化を防止することもできます。属人化の防止は,担当者が入れ替わる場合の引き継ぎなどの際に,大きな効果を発揮します。

このように,情報を書き出すことには大きな効果があり,かけた手間を上回るメリットがあるといえます。
LegalWinでは,そのかかる手間もなるべく少なくなるように配慮しており,可視化によるメリットを最大限活用して業務の効率化を実現することができます。

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